Kitobni o'qish: «Цифровой этикет. Как общаться на удаленке»
Перед вами электронный учебник. Он предназначен для использования в частном порядке. Если вы хотите скопировать текст, изображения и прочий контент учебника, вы должны связаться с правообладателем и получить разрешение. Если вы купили или получили этот электронный учебник и решили распространить его самостоятельно через сеть интернет или каналы коммуникации на безвозмездной или коммерческой основе – вы действуете незаконно. Любое распространение, копирование и использование, выходящее за пределы частного использования в личных (некоммерческих) целях является нарушением прав правообладателя.
Если вы купили этот электронный учебник, то использовать его можете только вы. Передавать его третьим лицам запрещено.
© Смирнов Сергей Владимирович, 2022
© ООО «ЛАБОРАТОРИЯ ЗНАНИЙ», 2022
Про электронный учебник
Что вас ждет?
Фокус внимания
Советы по обучению
∞
Что вас ждет?
Электронный учебник – сборник материалов, после изучения которого вы сможете получить краткое и емкое представление о способах и техниках эффективного управления коллективами различных уровней.
Контент электронного учебника сформирован на базе разнообразных источников. В нем, помимо полезного материала, вы найдете:
– вопросы на проверку понимания изученного;
– краткие резюме и памятки;
– советы и рекомендации по применению;
– рекомендации по дополнительному чтению;
– интересные ситуации и кейсы;
– разбор распространенных ошибок в общении;
– технические рекомендации.
На изучение вам потребуется 60 минут. В конце вас ждут вопросы для проверки усвоения материала.
∞
Фокус внимания
Этот электронный учебник создан специально для вас. Чтобы эффективно фокусироваться и хорошо запоминать материал, перед началом обучения и в начале каждой темы спросите себя:
Что я хочу сейчас изучить? Какие у меня есть вопросы?
Цель электронного учебника – не в изучении как таковом. Полученные знания важно применять на практике, в работе и в личной жизни. Верный способ это сделать – начать пользоваться изученным уже сегодня.
В конце учебника или отдельной темы попробуйте ответить на несколько вопросов:
– Какие знания и навыки я получил в пройденной теме / в учебнике?
– Как я могу использовать изученное в работе и в жизни?
– Когда я могу начать применять новые знания, и с чего я начну?
Старайтесь записывать свои мысли в начале и в конце каждой темы. По завершении чтения всего учебника просмотрите записи и начните действовать. У вас обязательно получится!
∞
Советы по обучению
Эти приемы помогут значительно усилить эффект от обучения.
– Изучайте материал последовательно, чтобы ничего не упустить.
– Уделите обучению достаточно времени. Если сейчас у вас нет свободных 60 минут, запланируйте обучение на то время, когда они у вас будут.
– Делайте перерывы каждые 15–20 минут – так вы гораздо лучше усвоите материал.
– Постарайтесь не отвлекаться, сосредоточьтесь на изучении материала.
– Во время изучения делайте записи, зарисовки, схемы.
– Чтобы лучше ориентироваться в учебнике и запоминать материал, перед началом обучения уделите внимание «Содержанию» и изучите структуру.
– Найдите дополнительную информацию по теме и попробуйте обсудить ее с коллегами или друзьями.
Как только изучите электронный учебник, постарайтесь поставить себе такую задачу, чтобы опробовать новые навыки на практике.
Подробнее о теме
Почему тема важна, и что лежит в основе учебника?
Что вы изучите?
∞
Почему тема важна, и что лежит в основе учебника?
Весной 2020 года из-за пандемии многие перешли на удаленную работу. Это привело к резкому росту в использовании средств удаленной коммуникации – как и прежде, остались актуальными привычные почта и телефон, драматически увеличилось количество видеоконференций, а мессенджеры пережили настоящий бум.
С одной стороны, все эти средства очень удобны, но, с другой стороны, от них быстро устаешь: звонки резко вторгаются в расписание, видеовстречи требуют больше сил и больше концентрации, стресс от помех в связи неизбежен, чаты в мессенджерах – это отдельная тема, они просто не прекращаются даже ночью, и уведомления сыпятся одновременно из всех возможных каналов. При этом необходимость заниматься своими задачами, требующими внимания и времени, никто не отменял.
Резкое увеличение доли удаленной коммуникации провоцирует непонимание, стресс, требует дополнительных усилий. Поэтому нужно обращать внимание на то, как мы общаемся с нашими коллегами.
– Формируем ли мы позитивное отношение?
– Создаем ли безопасную атмосферу?
– Думаем ли о том, чтобы взаимодействие было комфортным?
Не вторгаемся ли своими звонками и вечерними сообщениями в личное пространство другого человека?
– Сохраняем ли собственный баланс и не позволяем ли нарушать наши личные границы?
– Не погружаемся ли в почти круглосуточное рабочее общение в ущерб другим сферам жизни?
В этом учебнике мы рассмотрим, какие правила стоит учитывать, чтобы оставить о себе впечатление не только как о профессионале, но и как о человеке, с которым приятно иметь дело, который думает и заботится о других и который может спокойно и вежливо обозначать собственные границы.
Учебник разработан на основе опыта сотрудников компании eLearning Center. В качестве дополнения использовались открытые источники.
∞
Что вы изучите?
Вам предстоит изучить:
1. Как правильно общаться с коллегами и близкими в удаленном режиме,
2. Какие инструменты можно для этого использовать и нюансы работы с ними,
3. Как правильно выбрать средство коммуникации в той или иной ситуации,
4. Как сохранить баланс работы и личной жизни при цифровом общении,
5. Как соблюдать личные границы коллег и охранять свои.
Желаем эффективного и полезного обучения!
Глава 1
Как общаться, используя текстовые средства коммуникаций
Вы изучите разделы:
– Мессенджеры: чаты и группы
– Электронная почта
– Соцсети
После изучения вы сможете:
– Продуктивно использовать мессенджеры в работе и в жизни;
– Вести корректную деловую переписку;
– Найти верный тон для ваших публикаций в соцсетях.
∞
Подумайте над ситуацией
А теперь, прежде чем перейти к материалу, подумайте над ситуацией.
Виктории в рабочий чат практически весь день падают сообщения от коллег. В последнее время Виктория стала отвечать на эти сообщения даже во внерабочие часы: когда она вечером идет на прогулку или отдыхает с друзьями. Она хочет быть на хорошем счету. Виктория и сама может спокойно написать своему коллеге в 9 вечера, хотя рабочий день заканчивается в 19 часов. Помимо переписки, есть основные рабочие задачи, для решения которых нужны уединение и информационная тишина. Для таких задач приходится выкраивать время.
Как вы думаете, какое впечатление производит на коллег Виктория?
Используйте подсказку! Среди вариантов ниже есть несколько оптимальных:
– ответственного и неутомимого работника,
– профессионала своего дела,
– человека, которому нет дела до чужих проблем,
– сотрудника, которого не волнуют проблемы и границы коллег,
– человека, который жертвует своим временем ради общего дела.
Попробуйте самостоятельно ответить на вопрос, прежде чем посмотреть ответ.
Решение ситуации
Скорее всего, тут можно выбрать три последних варианта.
Виктория производит впечатление:
– человека, которому нет дела до чужих проблем,
– сотрудника, которого не волнуют проблемы и границы коллег,
– человека, который жертвует своим временем ради общего дела.
Баланс работы и личной жизни Виктории явно нарушен, но, принося вред себе, она не заботится и о времени коллег, которые во внерабочее время могут отдыхать и заниматься личными делами. Скорее всего, коллеги отвечают Виктории из-за невозможности вести себя по-другому. Главное, чему нужно научиться Виктории, – уважать границы других людей и соблюдать баланс работы и личной жизни. Давайте посмотрим, как это сделать.
∞
Мессенджеры: чаты и группы
Вначале рекомендуем сфокусировать свое внимание и ответить на следующий вопрос:
Что я хочу сейчас изучить? Какие у меня есть вопросы?
В удаленной команде огромная доля повседневного взаимодействия перетекает в мессенджеры.
Это быстро, это удобно, мы привыкли к такому способу коммуникации в нашей личной жизни – у нас есть чаты с друзьями, родственниками, соседями, учителями и родителями одноклассников наших детей.
Если мы хотим, чтобы коммуникация в чатах была комфортна не только отправителям, но и получателям, в контексте рабочих контактов на некоторые вопросы стоит специально обратить внимание. Иначе мы рискуем причинять неудобство, вызывать раздражение и в конечном итоге портить отношения с коллегами.
Что это за вопросы, которые стоит отметить?
1. Если вы автор сообщения
Как представиться?
Пусть вашим рабочим ником будут имя и фамилия.
В мессенджерах есть возможность называть свой аккаунт так, как вам нравится. Но ваши предпочтения могут не совпасть с удобством для других участников чата. Представьте, что в рабочем чате общаются десять человек. И вам нужно обратиться к одному из коллег или собрать группу в чате, а для этого необходимо выбирать в том числе из таких ников: Mashkin98, Анна, Cat4654376. Нужно вспомнить все ники и кому они принадлежат или каждый раз удостоверяться, переходя к профилю коллеги. Неудобно.
Если у вас уже есть аккаунт с ником, по которому вас опознают в других чатах – не по работе, тогда создайте для рабочих чатов отдельный аккаунт, это можно сделать в настройках мессенджеров.
Приветствие
Иногда люди пишут в сообщении «Привет!» и после этого выдерживают паузу – или чтобы получить «привет» в ответ, или просто в это время набирают сообщение уже по содержанию. Это два раза отвлекает внимание получателя на один вопрос.
Лучше не писать приветствие отдельным сообщением, и тем более не ждать на него ответа. Поздоровайтесь и изложите суть вашего вопроса в одном сообщении.
Как дела?
В обычном общении мы привыкли спрашивать «Как дела?» в начале разговора, это формула вежливости. Но в чатах это кажется лишним. Получатель уже отвлекся на то, чтобы ответить вам «привет». Теперь новое уведомление – нужно хотя бы коротко ответить на «Как дела?». Это еще одно дополнительное отвлечение получателя от его текущей задачи. Он уже отвлекся на вас два раза, а до дела разговор все еще не дошел.
В рабочих чатах будет вполне вежливо опустить вопрос «Как дела?» и сразу перейти к сути. Это, наоборот, будет проявлением заботы об удобстве вашего коллеги.
Голосовые сообщения
Стоит обратить внимание, что преимущества голосовых сообщений в основном касаются удобства для отправляющего, а вот недостатки создают дискомфорт для принимающих.
Преимущества:
– Быстро наговаривается, не нужно набирать на клавиатуре, исправлять опечатки, формулировать мысль.
– Можно отправить, когда мы за рулем, когда в пути, когда в одной руке документы, файлы, сумки, портфели, а в другой телефон – и нужно быстро что-то отправить.
Недостатки:
– Чтобы узнать суть и понять, требуется ли ответ сразу или можно ответить позже, нужно включить и прослушать все сообщение.
– Даже если это можно сделать просто «в ухо» (а смартфоны позволяют прослушать сообщение без его публичного включения и громкой связи), это все равно может быть неудобно – вы можете быть на встрече, участвовать в конфколле, ехать в шумном транспорте, не иметь возможности сразу что-то записать, если потребуется.
– Неудобно получать устное сообщение, если оно содержит информацию, к которой нужно вернуться позже – договоренности о дате и времени, месте для встречи, цене, вопросах клиентов – нужно прослушать и все равно где-то записать. Если бы это было текстовое сообщение – этого бы не потребовалось.
– Неудобно воспринимать речь, если ее сопровождают фоновые шумы – звуки улицы, шум машин, гул ветра, разговоры других людей.
– И неудобно, если говорящий не подготовил свою речь и суть приходится улавливать среди повторений, междометий и размышлений вслух.
– Если в чате идут сразу несколько голосовых сообщений, от одного человека или от нескольких, становится непонятно, на какое именно нужно отвечать. Открывать и прослушивать их все?
Если вы решили отправить голосовое сообщение, делайте это, но будьте уверены, что вашим адресатам будет удобно его получить.
А еще можно воспользоваться клавишей преобразования голоса в текст на клавиатуре – это будет удобно для всех!
Удалять или не удалять?
Если вы ошиблись и отправили сообщение не в тот чат, например, можно сообщение удалить. Однако может сложиться впечатление, что есть некие тайны, которые участникам этой группы не нужно знать, что что-то от них намеренно скрывается.
Если это просто нейтральное сообщение, не что-то совсем секретное, личное или неуместное, лучше оставить сообщение и следом извиниться и написать, что вы ошиблись. Если вы решили сообщение все же удалить, это можно сделать и тоже извиниться за отправку по ошибке.
Bepul matn qismi tugad.
