Kitobni o'qish: «Рабочие отношения. Как договориться с трудным начальником»

© ООО Издательство «Питер», 2020

© Серия «Бизнес-психология», 2020 © Вадим Рубан, 2020

Книга Вадима Рубана является великолепным практическим пособием по выстраиванию правильных отношений с коллегами и руководством. Она позволяет просчитать нетривиальные ситуации офисного общения «в уме», без ущерба для ваших отношений. В книге приводится много практических рекомендаций, которые помогут вам выстроить подлинно взаимовыгодные рабочие отношения с руководителем. В современном офисе руководитель всегда является «спонсором» и залогом нашей результативности и карьерного роста, так как дает нам доступ к организационным ресурсам, будь то обучение, быстрое принятие решений, утверждение бюджета или возможность попробовать что-то новое. И эта книга, я надеюсь, научит многих, особенно молодых специалистов, правильно выстроить карьерный путь в компании своей мечты.

Анна Солдатова, Coca-Cola HBC, региональный директор по персоналу

Эта книга о коммуникации не притворяется научной, но, безусловно, полезна практически, потому что опирается на множество случаев из жизни и здравый смысл. Нельзя достичь успеха на службе, не научившись общаться с коллегами, с подчиненными и – самое трудное – с руководителем. Коммуникация со стоящими выше на карьерной лестнице полна скрытых и явных конфликтов. Чтобы справиться с ними, нужно стать настоящим мастером коммуникации, управляющим не только ею, но даже и своим начальником.

Максим Кронгауз, автор книги «Русский язык на грани нервного срыва», доктор филологических наук, профессор, заведующий лабораторией лингвистической конфликтологии и современных коммуникативных практик Высшей школы экономики

Главной ценностью человека XXI века является репутация, имидж. Это касается не только медийных персон, но и любого человека, выстраивающего свою карьеру и потому зависящего от того, как он воспринимается другими людьми. Вадим Рубан в этой книге разобрал сложнейшие ситуации, связанные с выстраиванием взаимоотношений с руководителем, когда опасность потерять лицо и пустить под откос карьеру чрезвычайно высока. При этом книга очень вдохновляет, потому что содержит ясные советы, «рецепты», которые помогут в решении самых нестандартных проблем.

Арина Шарапова, журналист, общественный деятель

Предисловие

«Меня опять используют на работе», «шеф вьет из меня веревки», «работаю, работаю, а толку все нет» – когда в последний раз вы слышали это или говорили сами? Верно, не так давно. Мы привыкли считать, что работа «на дядю», в компании – это всегда безоговорочный компромисс, когда в обмен на заплату, мнимую стабильность и другие блага мы безропотно готовы терпеть, обижаться и снова терпеть. А что, если взять штурвал отношений и повернуть в свою сторону? Неудачная шутка, скажете вы. Отнюдь. Ведь, если припомнить, в вашем окружении или у ваших знакомых найдется пара-другая таких персонажей, которые получают то, что хотят, – продвижение, деньги, почет. Выходит, они могут построить выгодные для себя отношения с начальством, а вы нет? Я не согласен. Так вот, открою вам секрет: «офисными звездами» не рождаются, а становятся. Просто эти люди, порой интуитивно, порой подсмотрев успешные тактики у других, начинают намеренно строить подлинно взаимовыгодные отношения со своим руководством и коллегами. Мой двадцатилетний опыт в отделе персонала крупных российских и международных компаний позволяет об этом уверенно говорить.

Написано много полезных книг о том, как стать лидером, быть эффективным, а вот как построить отношения с шефом, чтобы это приносило вам радость, – очень немного.

Здесь вы найдете практики, советы и пошаговые методики, как построить подлинно взаимовыгодные отношения с шефом, как лучше его понять, а значит, достучаться до него, быть понятым той, другой стороной, которая одним росчерком пера может сделать нас счастливыми, хотя бы на время, или лишить сна и покоя.

Для этой книги я собрал свой практический опыт решения нетривиальных коммуникативных ситуаций в офисе и лучшие международные практики по этой теме, которые смог найти.

Читайте, обдумывайте и внедряйте. И не нужно меня благодарить, просто скажите себе: «Теперь я могу». Мне этого будет достаточно.

Как управлять шефом

Для многих фраза «управлять своим начальником» прозвучит необычно или по крайней мере подозрительно. Традиционно управление в организациях осуществляется по принципу «сверху вниз», и тогда неясно, зачем и как вам нужно управлять отношениями «снизу вверх» (если, конечно, вы не хотите сделать это по своим личным или каким-то политическим причинам). Но здесь я буду говорить не о политических маневрах или искусстве подхалимажа. Термином «управление» я называю процесс сознательной работы с вашим начальником для получения лучших результатов для вас, вашего руководителя и компании в целом.

По мнению Джона Габарро (John J. Gabarro)¹, «это давно не секрет, что успешные менеджеры инвестируют время и силы в построение отношений не только со своими подчиненными, но и со своими руководителями. Тем не менее до сих пор мы видим, что многие талантливые в своей профессиональной области менеджеры считают правильным игнорировать этот аспект отношений в компании».

По мнению Джона Коттера (John Kotter)², они поступают не вполне дальновидно. Порой у нас считается правильным, когда менеджер активно контролирует работу своих подчиненных, продукты, которые они выпускают, рынки и технологии, с которыми работают, но вместе с тем они, эти самые менеджеры, занимают пассивную ведомую позицию по отношению к своим руководителям. И стоит заметить, что такой подход почти всегда вредит им самим, их карьерам и, в итоге, их компаниям.

Если вы сомневаетесь в необходимости и важности управления вашими отношениями с начальником или думаете, что это совсем не сложный процесс, почитайте грустную, но поучительную историю.

Иван Морозов (назовем его так) был признанным гением производства и, по любым стандартам прибыльности, очень эффективным руководителем. Благодаря его сильным сторонам он стал вице-президентом по производству во второй по величине и самой прибыльной компании в своей отрасли. Однако Морозову не удавалось стоить прочные отношения и управлять людьми и командой. Иван сам это знал и не отрицал.

Учитывая эту особенность Ивана, президент компании позаботился о том, чтобы прямые подчиненные Морозова сами превосходно умели работать с людьми и таким образом могли компенсировать слабые стороны Ивана. Достаточно долгое время эта схема работала без сбоев.

Через несколько лет на одну из должностей в прямом подчинении у Морозова был назначен Филипп Кузнецов. Как и в прошлый раз, президент выбрал Кузнецова, потому что у него был отличный послужной список и репутация надежного профессионала. Делая такой выбор, президент, однако, не учел того, что в стремительной карьере Филиппа в его прошлых компаниях у него всегда были разумные и коммуникабельные начальники. Никогда до этого Филипп не попадал в ситуацию, когда он сам должен был управлять отношениями со своим трудным боссом. Оглядываясь назад, Кузнецов признает, что никогда и не думал, что управление его руководителем тоже было частью его должностных обязанностей.

Через полтора года работы в команде Ивана Морозова Филипп Кузнецов был уволен. Вскоре после этого компания впервые за семь лет сообщила о чистых убытках. Многие из тех, кто работал близко с Морозовым и Кузнецовым, говорят, что они действительно не понимают, что произошло. Итак, что нам известно: в то время компания запускала новый дорогой технологичный продукт, а стоит отметить, что этот процесс требует от многих подразделений компании (таких как отделы маркетинга и продаж, технический и производственный департаменты) очень слаженной работы. Так вот, именно в этот период между Кузнецовым и Морозовым, то есть между вице-президентом по производству и его прямым подчиненным, происходила целая череда непрекращающихся ссор и конфликтов.

Например, Кузнецов утверждает, что Морозов знал и одобрил его решение использовать новый тип производственного оборудования; Морозов клянется, что этого не было. Кроме того, Морозов утверждает, что он ясно дал понять Кузнецову, что внедрение нового продукта являлось для компании приоритетом номер один, и любые, даже самые незначительные, риски были просто недопустимы.

В результате этих недоразумений планирование процесса пошло наперекосяк: ввели в эксплуатацию новый цех, который не смог запустить производство нового продукта. Объемов производства категорически не хватало, а себестоимость готовой продукции превышала все возможные ограничения. Морозов обвинял Кузнецова, Кузнецов – Морозова.

Конечно, в каком-то смысле можно сказать, что проблема возникла из-за неспособности Морозова управлять своими подчиненными. Но очевидную неспособность Филиппа Кузнецова управлять своим начальником здесь также сложно отрицать. Помните, я раньше упоминал, что у Ивана Морозова не было проблем с другими подчиненными. Разговоры о том, что Морозов не умеет работать с персоналом, будут здесь «в пользу бедных», учитывая, какую цену заплатил Филипп Кузнецов (уволенный и сильно подмочивший свою репутацию в отрасли). Все, включая Филиппа, и так знали эту особенность Ивана.

Я уверен, что все сложилось бы иначе, если бы Кузнецов сразу постарался понять и построить отношения с Иваном Морозовым. Но в итоге неспособность управлять начальником обошлась предприятию слишком дорого. Компания потеряла миллионы, и карьера Филиппа Кузнецова уничтожена, по крайней мере на время. Наверняка случаи, подобные этому, регулярно происходят во многих крупных корпорациях.

Искаженное понимание отношений «начальник – подчиненный»

Часто люди квалифицируют такого рода истории как проявления личных конфликтов. На первый взгляд это очевидно, поскольку теоретически два человека действительно могут быть просто не способны работать вместе из-из своего темперамента. Но в подавляющем большинстве ситуаций личный конфликт – это только часть проблемы, и иногда совсем незначительная часть.

У Кузнецова и Морозова были не просто разные темпераменты. Филипп фатально для себя заблуждался относительно самой природы взаимоотношений «начальник – подчиненный». В частности, он не допускал, что его отношения с Морозовым были взаимозависимыми и их участниками были два живых человека, способных совершать ошибки. Отказываясь это признавать, менеджеры обычно либо вообще не включаются в управление своими отношениями с начальником, либо делают это из рук вон плохо и неэффективно.

Порой менеджеры ведут себя так, как будто их начальники совсем от них не зависят. Они не видят, насколько шеф нуждается в их помощи и сотрудничестве, просто чтобы выполнять свою работу и достигать своих целей. Эти менеджеры отказываются признавать, что их действия могут серьезно навредить их начальнику, а ему (начальнику) требуется от них помощь, надежность и честность.

Некоторые подчиненные считают себя не очень зависимыми от начальников. Они привыкли умалчивать о том, сколько помощи и информации им нужно от шефа, чтобы хорошо выполнять свою работу. Этот поверхностный подход особенно губителен, когда работа менеджера и его решения влияют на другие отделы компании, как это было в ситуации с Кузнецовым. Непосредственный руководитель может сыграть решающую роль в объединении усилий самого менеджера и подразделений компании. Как правило, начальник обеспечивает менеджера необходимыми для эффективной работы ресурсами. Тем не менее некоторые скорее будут считать себя полностью независимыми и самодостаточными, чем признают, что им нужна информация и ресурсы, которыми располагает начальник.

Многие менеджеры, подобно Кузнецову, уверены, что начальник магическим образом всегда знает, какая именно информация нужна его подчиненным, и всегда спешит ее предоставить. Конечно, порой начальники работают со своими подчиненными в отличном тандеме, но ожидать такого от всех боссов и сразу – опасно и непредусмотрительно. Гораздо реалистичнее будет рассчитывать на скромную помощь и поддержку. Ведь начальники – тоже люди. Они не способны читать мысли и видеть сквозь стены. Самые успешные профессионалы осознают этот факт и принимают на себя ответственность за развитие своей карьеры. Они сами делают многое, чтобы получить необходимую информацию, а не ждут, пока начальство ее предоставит.

У Джона Коттера³ я нашел интересную рекомендацию именно для нашего случая. Он считает, что «…для синхронизации взаимной зависимости между двумя живыми и порой ошибающимися людьми важно учитывать следующее.

1. Вы хорошо понимаете другого человека и себя, особенно когда это касается сильных и слабых сторон, стиля работы, потребностей и узких мест.

2. Вы используете эту информацию для построения здоровых рабочих отношений, которые характеризуются взаимным уважением и удовлетворяют наиболее важные потребности другого человека».

Комбинация этих качеств и есть, по сути, то, что отличает высокоэффективных и успешных менеджеров от остальных.

Разберитесь в начальнике

Чтобы научиться управлять начальником, нужно понимать как его самого, так и контекст его рабочей и личной жизни, а также не забывать про вашу собственную ситуацию и личные реакции. Некоторые сотрудники с разной степенью успешности пытаются это делать, но большинство ограничиваются лишь поверхностными действиями в этой связи.

Как минимум вам необходимо оценить задачи и проблемы вашего начальника, сильные стороны и слабости его характера и личности. Каковы его цели в компании, какие у него личные устремления, какие трудности он испытывает, особенно со стороны его собственного начальства? В чем его конек и где его уязвимые места? Какой стиль работы он предпочитает? Ему удобно получать информацию из отчетов, официальных встреч или телефонных звонков? При конфликте он кайфует или пытается скорее его погасить? Без ответов на все эти вопросы любой менеджер, работая со своим начальником, просто тыкается вслепую, и неизбежно будут возникать конфликты, недоразумения и проблемы.

Давайте разберем этот принцип на примере. Итак, в компанию Х на должность вице-президента пригласили сильного профессионала в области маркетинга, который всегда эффективно решал вопросы на стыке маркетинга и продаж. Компания Х в то время испытывала определенные финансовые трудности и не так давно сама стала активом другой международной компании. Президент компании Х всеми силами стремился переломить ситуацию и поэтому предоставил новому вице-президенту полную свободу действий, по крайней мере вначале. Опираясь на свой прошлый опыт, вице-президент рассудил, что сейчас компании прежде всего нужно увеличить долю рынка, а для этого эффективно управлять портфелем продуктов. Следуя этой логике, он принял ряд ценовых решений, чтобы обеспечить рост объема продаж.

В результате такой политики маржа в цене продуктов компании логично пошла вниз, что не обещало скорого улучшения финансовой ситуации, ведь нельзя одновременно растить все, особенно такие разнонаправленные, показатели. Президент начал еще сильнее давить на нового вице-президента.

В свою очередь вице-президент сперва начал сопротивляться такому давлению, ведь он уповал на то, что, когда компания вернет себе долю рынка, финансовая ситуация однозначно улучшится.

Однако к концу второго квартала маржа и прибыль компании все еще не пошли вверх, и президент начал самостоятельно контролировать цены и установил одинаковый уровень маржи для всех продуктов в портфеле компании, вне зависимости от объемов их продаж. Президент начал дистанцироваться от вице-президента, их отношения ухудшились.

К сожалению, ручное управление ценами, которое включил президент, не смогло увеличить маржинальную прибыль, и в четвертом квартале того же года оба героя нашей истории были уволены.

Теперь мы знаем, что, пока не стало уже слишком поздно, вице-президент и понятия не имел о том, что «решение проблем маркетинга и продаж» было лишь одной из многих целей президента. А его первоочередная цель состояла в том, чтобы сделать компанию прибыльной.

Новый вице-президент также не знал, что на кону при достижении этой цели стояли как личные, так и деловые интересы президента. Ведь президент активно вписался в недавнюю историю с поглощением компании, и его личный авторитет был поставлен на карту.

В этом примере вице-президент допустил три главные ошибки. Во-первых, он принял изначально полученную, поверхностную информацию за чистую монету, во-вторых, он делал выводы и предпринимал шаги в условиях отсутствия доскональной информации, и – что было самым губительным – он даже не пытался понять истинные цели своего начальника. В результате дело закончилось тем, что он методично совершил ряд шагов, которые фактически шли вразрез с истинными приоритетами и целями непосредственного руководителя.

Эффективные менеджеры, которые слаженно работают со своими начальниками, так себя не ведут. Они стремятся обладать самой актуальной информацией о задачах и проблемах босса. Они не упускают возможности расспросить самого начальника либо людей из его ближайшего окружения, чтобы подтвердить для себя эту информацию. Они чутко следят за поведением руководителя, чтобы получить любые подсказки. На первом этапе работы с начальником этот навык является критически важным, хотя и впоследствии имеет смысл постоянно мониторить эти факторы, поскольку, как мы все знаем, приоритеты и проблемы могут меняться.

Важно определить стиль руководства шефа, особенно когда у вас новый начальник. К примеру, ваш прежний директор привык полагаться на свою интуицию и отличался неформальным подходом, а новый – организован и соблюдает все правила и инструкции.

К примеру, один из руководителей департамента компании вовремя понял это и начал предоставлять новому директору всю информацию и отчеты с той периодичностью и такого качества, как желал новый шеф. Этот руководитель департамента заранее, до начала совещания, отправлял шефу справочную информацию и краткую повестку дня. Вскоре выяснилось, что эта тактика оказалась полезной, встречи стали заканчиваться более продуктивно. И обнаружился еще один интересный факт: при адекватной подготовке к совещаниям новый директор способен быстро предлагать интересные решения сложных проблем, чем не мог похвастаться его неформальный и интуитивный предшественник.

Иная ситуация сложилась с руководителем другого департамента. Он никак не мог до конца осознать, чем стиль работы нового директора отличается от манеры его предшественника. Единственное, что он интуитивно ощущал, – это больший контроль со стороны шефа. Как следствие, он редко отправлял директору полную справочную информацию по рабочим проектам. В результате на собраниях директор не владел всей картиной происходящего. Совещания в таком формате стали разочаровывать нового шефа, он попросту считал их малоэффективными. Пытаясь уяснить для себя информацию, он часто задавал руководителю департамента вопросы, которые заставали того врасплох. Помимо воли обоих фигурантов этой истории напряжение в их отношениях стало расти, и в конце концов руководитель департамента уволился.

Обратите внимание, что разница в поведении двух руководителей департаментов зависела не от их личных талантов, профессиональной экспертизы или даже их способности адаптироваться. Просто один оказался более внимательным к стилю работы своего нового шефа и его потребностям, чем другой.

Разберитесь в себе

Ваш начальник – это только половина тандема. Вы – вторая его половина и, несомненно, та его часть, которую вы в силах контролировать. Это значит, что для построения плодотворных рабочих отношений вам необходимо знать особенности, сильные и слабые стороны своего характера, а также отлично понимать ваш личный стиль поведения.

Вам не нужно, да и, честно говоря, не получится изменить ни свою личность, ни своего начальника. Но вы можете уяснить для себя, что именно в вас осложняет или облегчает работу с шефом, и, зная это, вы сможете поступать оптимально, для того чтобы сделать отношения еще более результативными.

Например, в одном примере, который мы уже разбирали, менеджер и его начальник начинали конфликтовать всякий раз, когда были не согласны с позицией друг друга. Типичная реакция шефа состояла в том, чтобы подтвердить свою позицию относительно подчиненного и даже усугубить ее. Ответная реакция менеджера заключалась в том, чтобы выйти на новый виток конфликта и представить более сильные аргументы. При этом он направлял все свои силы на то, чтобы отчетливее показать логические нестыковки в аргументах начальника. Ну а шеф, в свою очередь, еще упорнее приводил свои доводы. Как и следовало ожидать, с целью недопущения эскалации конфликта менеджер стал постоянно уходить от любой спорной темы с начальником.

Разбирая по косточкам подобные ситуации, наш герой подметил, что его реакция на манеру поведения начальника была для него типичной: он всегда так реагировал на аргументы, отличные от его собственных, – но вот здесь и кроется ключ к разгадке. Его искрометные реплики и доводы приведут в смятение и убедят любого коллегу, но не руководителя. В сухом остатке мы имеем то, что он просто не в состоянии конструктивно обсуждать такие темы с начальником.

Будучи человеком рассудительным, он пришел к выводу, что единственный способ изменить ситуацию – это самому начать работу над своими инстинктивными первыми реакциями. С тех пор всякий раз, когда они с шефом упирались в тупик, он предлагал взять паузу и уже перед следующей встречей тщательно продумывал тактику. Как правило, когда они вновь подходили к обсуждению острого вопроса, их позиции уже без труда синхронизировались друг с другом, и к обоюдному удовлетворению у них появлялось больше возможностей договориться.

Прийти к такому уровню самообладания и действия непросто, но возможно. Обдумывая свой прошлый опыт, свои ошибки и проблемы, наш герой понял, что он плохо решает вопросы на эмоциях. Он не любил такие темы и понимал, что его спонтанные ответы часто вредят его репутации, поэтому взял для себя за правило всякий раз, когда возникала проблема, внимательно прислушиваться к шефу и искать рациональное зерно в его словах. Позднее наш герой обнаружил, что, ввиду этой своей особенности, он часто пропускал мимо ушей ценные идеи и мысли. А также, будучи на взводе, отвергал и конкретные предложения помощи от своего начальника.

Хотя отношения между начальником и подчиненным являются взаимозависимыми, подчиненные в них обычно более зависимы от начальника, чем наоборот. Эта зависимость неизбежно приводит к тому, что подчиненный всякий раз, когда его предложения не принимаются начальником, испытывает разочарование, а иногда и гнев. Стоит заметить, что это естественно и часто присутствует даже в гармоничных взаимоотношениях.

То, как человек справляется с раздражением, продиктовано предрасположенностью к определенной модели общения с более сильным собеседником. Уважаемый читатель, не смущайтесь, я сейчас объясню, что имею в виду.

Первая инстинктивная реакция некоторых людей в подобных ситуациях заключается в том, что они восстают против начальства и начинают бунтовать против предлагаемых решений. Иногда их негодование переходит рамки дозволенного. Воспринимая начальника почти как классового врага, такие менеджеры часто, даже не осознавая этого, начинают сражаться с шефом, фактически только ради того, чтобы сражаться. Реакция подчиненного на ограничения обычно достаточно сильная и импульсивная. Он видит в начальнике препятствие на пути прогресса, которое нужно обойти или в лучшем случае перетерпеть.

Психологи называют такую модель реакций контрзависимым поведением. Большинству руководителей трудно управлять таким человеком, и у него самого, как правило, напряженные отношения с начальством. Логично, что у такого менеджера обычно больше проблем с директивным или авторитарным шефом. Когда менеджер в плохом расположении духа, тонкими и невербальными способами он дает начальнику понять, что тот его враг. Начальник же, в свою очередь, чувствуя скрытую враждебность подчиненного, теряет к нему или его точке зрения доверие, а впоследствии и вообще начинает от него закрываться.

Как ни парадоксально, менеджеры с таким типом предрасположенности часто становятся хорошими руководителями для своих подчиненных. Они стремятся выбить лучшие условия для своих людей и при малейшем поводе, не раздумывая, начинают за них сражаться.

На другом полюсе находятся менеджеры, которые, когда начальник предлагает заведомо неверные решения, подавляют свой гнев и ведут себя очень послушно. Эти люди соглашаются с начальником, даже если их протест может приветствоваться шефом и последний охотно изменит свое решение при поступлении дополнительной информации. Поскольку их реакция не основана на объективных выводах, их вечное «да» – такая же гипертрофированная реакция на ситуацию, как и у контрзависимых людей. Вместо того чтобы воспринимать начальника как врага, они отрицают свой гнев – другая крайность – и склонны видеть в своем шефе мудрого родителя, который все знает, заботится об их карьере, всему учит и защищает от других.

Как контрзависимая, так и зависимая модели поведения вынуждают людей оценивать своего начальника необъективно. Обе реакции игнорируют то, что начальники, как и все остальные люди, несовершенны и допускают ошибки. Они не прячут в рукаве машину времени; они не «ходячие энциклопедии» и не могут видеть сквозь стены, и при этом они не лютые враги для подчиненных. У руководителей есть свои ограничения и проблемы, которые, часто по уважительной причине, могут идти вразрез с желаниями персонала.

Изменение предрасположенности к определенной модели поведения, особенно в крайних ее проявлениях, практически невозможно без специальной психотерапии. (Теория психоанализа и многочисленные исследования доказывают, что такая предрасположенность формируется в детстве и глубоко укореняется в структуре личности взрослого человека.) Тем не менее понимание этих крайностей в поведении и диапазона между ними может быть очень полезно, чтобы определить, какова именно ваша модель и как вы будете склонны вести себя с начальником. Зная это, вы сможете без особого труда понять, предсказать и соответственно управлять своими реакциями на вашего шефа.

А если, напротив, вы считаете, что у вас есть склонность к зависимой модели поведения, вам будет полезно усомниться в том, что ваше соглашательство и неспособность озвучивать отличную от других точку зрения действительно идут на пользу бизнесу и карьере.

Построение отношений и управление ими

Когда вы будете иметь четкое представление как о своем начальнике, так и о себе любимом, вы сможете легко найти «золотое сечение» в ваших рабочих отношениях, то есть способ совместной работы, который подходит вам обоим, характеризуется полностью прозрачными взаимными ожиданиями и поможет сделать эти отношения более продуктивными. «Контрольный список для управления начальником» резюмирует некоторые элементы этих отношений. Итак, по порядку.

Подходящие друг другу стили работы

Хорошие рабочие отношения с начальником учитывают различия в стилях работы. Например, один менеджер (у которого были достаточно ровные отношения с начальником) четко понимал, что во время общих собраний начальник становится невнимательным и порой даже грубым. Личный стиль работы менеджера был логическим и даже исследовательским. Он сам часто отвлекался от текущей темы, чтобы рассказать о предыстории вопроса и альтернативных подходах. Его же начальник любил обсуждать проблемы с минимальным уровнем детализации, поэтому становился невыдержанным и отвлекался на посторонние вещи всякий раз, когда его подчиненный уходил в сторону от темы.

Понимая разницу в стилях, менеджер стал более четко излагать вопросы начальнику. Для этого он специально перед докладом формулировал для себя короткие записки по существу вопроса и на встрече использовал их как шпаргалки. Каждый раз, прежде чем уклониться от темы, он объяснял, почему считает это необходимым. Незначительная корректировка стиля работы помогла сделать их встречи более эффективными и избавила от неудобств.

Также для подчиненного не будет лишним скорректировать свой стиль передачи информации начальнику. Питер Друкер, которого называют отцом-основателем современной науки об управлении, делил начальников на «слушателей» и «читателей». Некоторым из них нравится получать информацию в форме письменного отчета, чтобы они могли почитать и поизучать ее. Другим лучше работать с информацией, представленной в личном общении, – тогда у них появляется возможность сразу задавать вопросы. Как замечает Друкер, здесь выводы очевидны. Если ваш начальник – слушатель, вам нужно докладывать ему лично, а потом уже подкреплять рассказ письменным отчетом. Ну а если ваш начальник – читатель, то вам лучше излагать все важные темы и предложения в виде записки или отчета, прежде чем их обсуждать.

Далее в зависимости от манеры принятия решений вашим начальником можно внести необходимые коррективы в ваш стиль работы. Одни боссы предпочитают по мере возникновения проблем сами искать их решения. Таких руководителей мы назовем «высоко вовлеченными» – они, как правило, любят постоянно держать руку на пульсе компании. Обычно для них (и для вас соответственно) достаточно будет просто координировать свою ежедневную повестку дня. В том, что начальник постоянно участвует в процессе, есть свои плюсы (например, вы можете первым поднять важный вопрос, и он всегда это оценит). Другой тип начальников предпочитает делегировать принятие решений – они не хотят (или им уже неинтересно) участвовать. Такой тип руководителя рассчитывает, что, если возникнут серьезные проблемы, вы сами придете к нему с готовыми вариантами решений.

Некоторые руководители весьма четко и ясно высказывают свои ожидания. Но большинство этого не делают, а посему уже ваша обязанность – провести диагностику и понять ожидания начальника.

Стоит отметить, что построение отношений на основе совместимых стилей работы предполагает использование сильных сторон друг друга и восполнение слабых.

Вот пример. Некий менеджер, назовем его Павлом, всегда знал, что его начальник – вице-президент по производству – плохо контактировал с людьми, не чувствовал их. Так вот, Павел решил взять эту функцию на себя. Дело в том, что ставки действительно были высоки: все инженеры и техники были членами профсоюза, их компания работала по договору с генподрядчиком, и недавно на них уже поступала жалоба в проверяющие органы.

Чтобы избежать возможных проблем и постоянно держать руку на пульсе, Павел начал теснее взаимодействовать с департаментом планирования и отделом кадров. Он также достиг негласной договоренности с самим начальником о том, что последний будет обсуждать с ним любые кадровые перестановки перед тем, как подпишет финальный документ.

Уже через два месяца трения в коллективе пошли на спад, и начальник искренне оценил советы Павла. Шеф остался благодарен ему за улучшение как показателей работы подразделения, так и микроклимата на предприятии в целом.

Взаимные ожидания

У подчиненного, который считает, что ему ничего не нужно специально делать, чтобы узнать ожидания начальника, всегда будут проблемы. Конечно, есть руководители, которые очень подробно и точно излагают, чего ждут от персонала. Но большинство этого не делает. И хотя во многих крупных компаниях есть системы, помогающие планировать работу (к ним можно отнести процессы годового/квартального планирования, оценку результативности по итогам работы, годовые бонусы, в конце концов), эти системы никогда не функционировали идеально, и нет оснований считать, что положение изменится. Кроме того, в период между датами планирования работы и оценки результатов труда ожидания и требования постоянно меняются.

В конечном счете обязанность выяснить ожидания начальника ложится на подчиненного. Эти ожидания могут быть как достаточно общими (скажем, какие вопросы нужно обсуждать с начальником и когда), так и очень конкретными (когда должен быть завершен текущий проект, в каком виде шефу нужен промежуточный отчет о ходе его выполнения и нужен ли вообще).

Выудить информацию из начальника, который излагает мысли неопределенно и обтекаемо, действительно трудно. Но для эффективного менеджера нет неразрешимых задач (злая шутка)! Так, например, можно составить детальную записку о ключевых аспектах работы и отправить ее шефу на утверждение. А потом уже при личной встрече обсудить каждый пункт. В процессе такого обсуждения начальник озвучит практически все свои ожидания от вас.

Некоторые, чтобы добыть для себя информацию, заводят с начальником неформальные разговоры о том, что можно считать «хорошим руководством» и «какие наши текущие цели». Есть еще один метод, который можно считать совсем уж косвенным, но в некоторых случаях и он действует. Итак, просто запоминайте и анализируйте то, какие обязательства берет на себя ваш начальник перед своим шефом. Несомненно, то, какой метод вы выберете, зависит от стиля работы вашего начальника и компании в целом.

Координация взаимных ожиданий также означает, что вы и сами доносите до начальника необходимую информацию и озвучиваете свои требования. Особенно важно, чтобы начальник был в курсе ваших условий, если вы имеете дело с амбициозным и про-активным шефом. Такие люди обычно склонны чрезмерно завышать планку, которую именно вам нужно приводить в соответствие с реальностью.

Поток информации

Количество необходимой начальнику информации о том, что и как делает его подчиненный, различается в зависимости от стиля работы начальника, текущей ситуации в компании, ну и, собственно говоря, от той пресловутой уверенности, которую руководитель испытывает по отношению к своему подчиненному. Но зачастую начальнику нужна более детализированная картина происходящего, чем считает подчиненный. Это происходит потому, что сплошь и рядом сотрудники убеждены, что шеф знает больше, чем есть на самом деле. Бывалые менеджеры признают, что, возможно, они недооценивают объем необходимой начальнику информации, и находят способы информирования, максимально соответствующие стилю работы и удобные руководителю.

Если начальник не любит слышать о проблемах, управление потоком информации наверх осложняется. Хотя многие готовы это отрицать, но руководители часто сигнализируют о том, что готовы слушать только хорошие новости. Они выражают недовольство – обычно невербально, – когда кто-то начинает говорить о проблемах. Даже несмотря на реальные результаты, они могут выше ценить именно тех подчиненных, которые не доставляют им проблем.

Тем не менее для всеобщего блага, да и просто чтобы ваша компания не закрылась, периодически начальнику нужно узнавать о проблемах. Логично, что в таком случае лучше передавать информацию не через прямое общение, и в зависимости от специфики вашей компании вы можете определить метод, как это сделать. Но важно одно: любые неприятные новости желательно доносить до шефа без особенных промедлений.

Надежность и честность

Не много найдется вещей, способных расшатать отношения с шефом больше, чем отсутствие доверия к подчиненному. Я хочу верить, что нет людей, которые теряют доверие преднамеренно, но многие делают это невольно, когда пренебрегают приоритетами своего руководителя. Проект, завершенный вовремя или даже с опережением срока, конечно, порадует начальника, но только сегодня. А завтра станет вашей и его большой проблемой, если в процессе выполнения вы пренебрегли качеством или другими важными аспектами.

Справедливо будет заметить, что начальнику трудно полагаться на подчиненного, который постоянно сдвигает сроки. Как сказал один генеральный директор, описывая своего подчиненного: «я бы хотел, чтобы он был более последовательным. Пусть лучше у него будет меньше достижений, но, по крайней мере, я смогу на него положиться».

Редко кто из менеджеров умышленно становится нечестным со своим начальником. Но порой бывает слишком велик соблазн скрыть правду и преуменьшить проблемы. Небольшое затруднение сегодня часто становится неожиданной проблемой в будущем. Без базового уровня доверия руководитель вынужден проверять каждое действие своих подчиненных, и это серьезно тормозит работу всего подразделения. Работа руководителя практически парализуется, если он не может положиться на своих подчиненных и не доверяет им.

Рачительное расходование времени и ресурсов

Скорее всего, ваш начальник, так же как и вы, имеет ограниченный запас времени и влияния в офисе. Поэтому всякий раз, прежде чем к нему обратиться, нелишне задать себе вопрос: разумно ли я сейчас использую его и свое время и силы? Это прозвучит банально, но многие тратят время своего руководителя (и часть собственного авторитета в его глазах) на достаточно заурядные вопросы.

Без сомнения, некоторые сейчас возмутятся, что кроме всех прочих своих должностных обязанностей они еще должны расходовать ресурсы на выстраивание отношений с шефом. Такие люди не осознают важность этих отношений и то, как устранение потенциальных проблем может облегчить им жизнь. Напротив, успешные менеджеры признают, что эта часть их работы является совершенно оправданной и важной. Если вашей целью является успех компании, то вы понимаете, что нужно построить отношения со всеми, от кого зависит его достижение, включая вашего начальника.

Такие разные шефы

Слишком творческий шеф: каждый день – новая идея

Многих из нас больше манит что-то новое, замаячившее на горизонте, чем те задачи, которые стоят в наших списках дел уже долгое время. Эта особенность верна как для рядовых работников, так и для руководителей. Однако в случае с руководителем погоня за новой блестящей идеей может серьезно повлиять на работу других людей и ход текущих проектов.

Когда начальник внезапно загорается новой идеей, у его подчиненных появляется повод для беспокойства: «Мне нужно сделать это своим приоритетом? А что с остальными десятками задач и поручений? У нас хватит ресурсов, чтобы все это выполнить?»

Для таких ситуаций порекомендую несколько методик.

Придумать условное обозначение

Как вспоминает Лиз Кизлик (Liz Kizlik)⁴, «в одной компании я наблюдала, как подчиненные вскользь интересовались серьезностью намерений генерального директора относительно нового проекта: “Это обсуждение «чистого неба» или мы сейчас говорим о текущем плане работы?”» Дело в том, что генеральный директор мог увлеченно и очень подробно рассказывать о новых проектах, которых еще не было в планах работы, и подчиненные хотели понять, нужно ли им принимать слова шефа как руководство к действию, или это просто обсуждение отдаленных перспектив. Именно с этой целью они и ввели термин «чистое небо». Таким образом подчиненные снижали личный уровень стресса и беспокойства всякий раз, когда разговор заходил о новых идеях.

Разработать типовую анкету

Эта анкета может иметь вид таблицы, презентации в PowerPoint или даже фотографии стенда, где отражается статус реализации текущих проектов. Там должен быть массив всех текущих проектов и ресурсов, которые для этого привлекаются, а также стандартный список вопросов. Вопросы позволяют выяснить ценность, важность и эффективность любого проекта, например: откуда мы возьмем бюджет на проект? Есть ли у нас необходимые исполнители в команде? Кто будет руководителем проекта? Держите с собой эту анкету на совещаниях (в идеале – в вашем телефоне) и смело обращайтесь к ней, когда будете определять приоритеты в работе. Спросите у шефа, куда лучше поставить новый проект по двум критериям:

а) с точки зрения пользы для вашей команды и выгоды для бизнеса;

б) с точки зрения организационных ресурсов, необходимых для реализации проекта.

Начинать совещания с установки

Например, это может быть фраза: «Сегодня мы обсуждаем только проекты, касающиеся финансов и планирования. Если у вас появится хорошая идея на другую тему, мы обязательно ее запишем и обсудим на собрании, посвященном этому направлению работы». Также убедитесь, что по крайней мере один участник ведет протокол совещания, а еще один следит, чтобы обсуждение велось по теме совещания, без отклонений.

Находиться в ближайшей орбите начальника

Бывают начальники, которых привлекает слишком много разных проектов, и они напрочь забывают о содержании своих поручений сотрудникам. Для завершения проектов в такой ситуации требуются дополнительные усилия, а шеф вообще удивляется, что вы это сделали.

С таким начальником не следует делать большие перерывы между контрольными встречами по проектам. При личных встречах или в электронной переписке с шефом обязательно предъявляйте отчет о статусе текущих проектов. Периодически запрашивая обратную связь, вы проявите свою ответственность и будете держать начальника в курсе дел.

Провести подготовительную работу

Иногда бывает полезно потратить больше времени на разработку идеи, чтобы быстрее добраться до стадии прототипа. В этом случае вы сможете сказать наверняка, в чем эта идея соответствует, а в чем не соответствует текущему плану работ и вашим задачам. А поскольку вы уже провели первоначальное исследование темы, вы имеете право добавить в финальный отчет вопрос: привлечет ли этот проект к нам новых клиентов (повысит объемы продаж/ выручку)?

Конечно, замечательно, когда руководитель изучает новое и стремится к улучшениям во всем – от финального продукта до организационной структуры. И ваша задача состоит в том, чтобы помочь не допустить пустой траты времени и сил и вовремя оценить, какие новые идеи следует реализовывать.

Если у шефа каждые 5 минут появляется новая идея

Работать с перспективно мыслящим начальником может быть очень увлекательно. Но порой нужно иметь особые навыки, чтобы успешно справляться с текущей работой, поддерживать хорошие отношения с шефом и действительно приносить пользу вашему бизнесу. Вот несколько советов и тактик, которые помогут в этой интересной и непростой ситуации.

Взаимное уважение

Если вас сбивают с толку креативные идеи вашего шефа, значит, вы, скорее всего, человек, ориентированный на выполнение задач. Если на первом этапе не отрефлексировать эту мысль, то очень скоро вы начнете формировать в себе осуждающий тон по отношению к шефу из серии «я здесь один работаю и приношу реальную пользу компании». Такое убеждение очень быстро приведет к тому, что вы перестанете ценить те мысли и идеи, которые генерирует шеф, и ваши с ним отношения начнут закономерно портиться. А нам этого не нужно.

Постарайтесь избежать этой ловушки и сосредоточьтесь на взаимном уважении. Это правда, что вы гораздо лучше своего шефа выполняете прикладные рабочие задачи. Но правда и то, что ваш босс лучше схватывает общую ситуацию, расставляет приоритеты в работе. Вместо того чтобы видеть различия в негативном свете, посмотрите на них как на удачно взаимодополняющие элементы командной работы.

Не все идеи нужно реализовывать

Если вы человек, ориентированный на конкретные действия, вы, возможно, предполагаете, что когда начальник делится идеей, то он ожидает, что вы уже начнете ее реализовывать. Но часто это не так.

Творческие люди могут быть гиперкреативными и придумывать по сто новых идей в день. Но порой это ни во что не воплощается.

У Лиз Кизлик⁵ есть вариант простого решения этого вопроса: «Создайте в электронной почте или в другом месте папку для “парковки” сторонних идей вашего начальника».

На собрании вы можете сказать что-то типа: «Это отличная идея» или послать ответ по электронной почте: «Я посмотрю». Затем поместите идею на «парковку» без необходимости предпринимать какие-либо дальнейшие действия.

Часто босс просто хочет поделиться чем-то, что у него на уме, и будет доволен уже самим фактом признания этого. Общее правило для таких ситуаций: прежде чем предпринимать что-либо конкретное, подождите, пока эта идея не прозвучит еще несколько раз. (Обращаю ваше внимание на то, что этот метод работает не всегда. Поэтому учитывайте стиль руководства вашего шефа. Если он ожидает, что каждая его идея будет реализована, то вам нужно будет использовать стратегии, приведенные ниже.) Стоит отметить, что стратегия «парковки» очень часто оказывается полезной.