Kitobni o'qish: «Vəzifə həvalə etmək»

HARVARD BİZNES MƏKTƏBİNİN NƏŞRLƏRİ

VƏZİFƏ HƏVALƏ ETMƏK

Məsləhət kitabı

İçindəkilər

Təlimçinin məsləhəti: vəzifə bölgüsündə nəyə görə maraqlı olmalıyıq?...................................................................

Vəzifə bölgüsü: əsas anlayışlar

Vəzifə bölgüsü nədir?

Vəzifə bölgüsünün məqsədi................................................

Vəzifə bölgüsünün əhəmiyyəti............................................

Vəzifə bölgüsü ilə bağlı idarəçilərin əsas çətinlikləri.......

Vəzifə həvalə etmək və səlahiyyət vermək........................

Vəzifə bölgüsü bacarıqlarınızın inkişafa ehtiyacı varmı?......................................................................................

Uğurlu vəzifə bölgüsü üçün yol göstərən qaydalar

Doğru mühiti formalaşdırmaq..........................................

Vəzifə həvaləsinə düzgün yanaşmanı müəyyənləşdirmək...............................................................

Vəzifə həvalə etməyə hazırlaşmaq

Uğurlu vəzifə bölgüsü aparmaq üçün zəmin

hazırlamaq haqda fikirlər...................................................

Vəzifə həvalə etmənin səbəblərini

müəyyən etmək.....................................................................

Hansı vəzifələrin həvalə olunacağına

qərar vermək........................................................................

Hansı vəzifələrin başqalarına həvalə

edilməyəcəyini bilmək..........................................................

Vəzifənin tələb etdiyi bacarıqları təyin etmək..................

Vəzifə bölgüsünü lazımi mütəxəssislərlə

təhlil etmək............................................................................

Vəzifə bölgüsünü həyata keçirmək

Vəzifəni lazımi adama vermək üçün atılacaq

addımlar............................................................................

Görüşü nizamlamaq...........................................................

Reallaşdırılan işin izlənilməsi

Həvalə olunan vəzifənin mahiyyətinin

çatdırılması üçün atılacaq addımlar..............................

Həyata keçirilən vəzifənin müşahidə edilməsi.............

Dəstək vermək.....................................................................

Təyinatla bağlı iş tərs gedərsə,

öhdəsindən gəlmək..........................................................

Problemlərin həllinə nəzarət etmək................................

Reallaşmış vəzifə təyinatı üzərində dərindən düşünmək...........................................................................

Vəzifə təyinatı bacarıqlarını qrup liderlərinə öyrətmək..............................................................................

TƏLİMÇİNİN MƏSLƏHƏTİ:

VƏZİFƏ BÖLGÜSÜNDƏ NƏYƏ GÖRƏ MARAQLI OLMALIYIQ?

Poçt qutunuz həmişə doludur? “Yalnız sizin görə biləcəyiniz işlər” ucbatından mütəmadi əlavə vaxt itirirsiniz? Bu suallardan birinə “bəli” cavabı verirsinizsə, deməli, iş yükünüzün bir hissəsini kiməsə tapşırmaqda fayda var.

Vəzifə bölgüsü sizə, rəhbərliyinizə və şirkətinizə xeyli üstünlük gətirəcək. Bacarıq və qabiliyyət tələb edən layihələrə diqqət ayırmaq üçün vaxt qazandıracaq, sizinlə qrupunuz arasında inam və əlaqəni gücləndirəcək. Rəhbərlərinizə başqa işçinin bacarığını artırmaq və yeni qabiliyyətlər əldə etmək üçün yardım imkanı verəcək. Uğurlu vəzifə bölgüsünü düzgün yerinə yetirməyiniz şirkət məhsuldarlığının artmasını təmin edəcək.

Bütün bu faydalarına baxmayaraq bir çox idarəçi vəzifə bölgüsündən narahat olur. Niyə? Bəzisi qrup və layihə üzərindəki nəzarəti itirməkdən qorxur və cavabdehlikdən uzaqlaşacağını düşünür. Vaxtı az olanlar isə vəzifəni başqasına öyrətmək üçün proqramda dəyişiklik etmək əvəzinə, işi özləri görürlər. Bəzi insanlar pis təcrübə yaşadıqlarına görə vəzifə təyinatından qaçırlar: ya kiməsə həvalə edilmiş iş yarıtmaz yerinə yetirilib, ya da son təslim tarixi ötürülüb.

Ancaq uğurlu vəzifə bölgüsü aparsanız, bilin ki, çox nadir hallarda bu qorxularınız özünü doğruldar. Vəzifə bölgüsündən daha çox fayda qazandıracaq bu bələdçi, prosesə hansı yanaşma müəyyənləşdirəcəyinizi, uğurlu vəzifə təyinatı üçün necə hazırlıq aparacağınızı və həyata keçirdiyiniz vəzifələri sona necə çatdıracağınızı göstərər.

Vəzifə bölgüsünü öyrənmək nə qədər çox çalışma tələb etsə də, qazandıqlarınız bu sahədə ixtisaslaşmaq üçün sərf etdiyiniz zamana və enerjiyə dəyəcək.

Tomas L.Braun (Thomas L.Brown), təlimçi

Tomas L.Braun idarəçilik təlimi üzrə 400-dən artıq məqalə yayımlayıb. XXI yüzillikdə liderlik anlamı və duyğusunu araşdıran ilk elektron kitabı “Odun anatomiyası: şirkətin yeni ruhunu alovlandırmaq” (The Anatomy Of Fire: Sparking A New Spirit Of Enterprise) adlanır. “Sənaye həftəsi” (“Indistru Week”), “Harvard idarəçiliyinin yenilənməsi” (“Harvard Management Update”), “Maliyyə vaxtı” (“Financial Times”) başda olmaqla bir çox məqalələr yazıb və öz əsərlərində onlarla böyük şirkəti tanıdıb.

VƏZİFƏ BÖLGÜSÜ:

ƏSAS ANLAYIŞLAR

VƏZİFƏ BÖLGÜSÜ NƏDİR?

VƏZİFƏ BÖLGÜSÜNÜN MƏQSƏDİ, FAYDALARI VƏ ÇƏTİNLİKLƏRİ

Vəzifə bölgüsünün təməl prinsiplərində peşəkarlaşmaq üçün idarəçilərin mövzu ilə bağlı əsas narahatlıqlarını nəzərdə saxlayıb, bunun məqsəd və faydalılığını araşdırmaqla işə başlayaq. Sonrakı səhifələrdə incəlikləri təhlil ediləcək bu məsələlər vəzifə bölgüsü ilə bağlı bacarıqlarınızın inkişaf etdirilməsinə ehtiyac duyub-duymadığınızı müəyyənləşdirmək üçün sizə kömək olacaq.

VƏZİFƏ BÖLGÜSÜNÜN MƏQSƏDİ

Vəzifə bölgüsünün düzgün reallaşdırılması üçün hansısa vəzifənin və ya layihənin bir şəxs tərəfindən başqasına verilməsi, həmin şəxsin bu vəzifəni və layihəni tamamlama baxımından cavabdehlik daşıması vacibdir. Kiməsə vəzifə verəndə ona yalnız cavabdehlik deyil, eyni zamanda təsdiqlənmiş standartları davam etdirmə öhdəliyi də ötürmüş olursunuz. Vəzifə bölgüsü bacarıqlı idarəçilərin göstərdiyi ən vacib xüsusiyyətlərdən biri olduğu kimi, bəzilərinin laqeydliklə yanaşdığı, ya da gözdən qaçırdığı cəhətdir. Əgər müəyyən işi yerinə yetirmək üçün daha az vaxt, amma vəzifə təyinatlarını planlamaq, qaynaqları tənzimləmək və yardıma ehtiyacı olan insanları idarə etmək üçün çox zaman sərf edirsinizsə, bu, uğurlu vəzifə bölgüsü aparmaq bacarığınıza dəlalət edir.

VƏZİFƏ BÖLGÜSÜNÜN ƏHƏMİYYƏTİ

Uğurlu vəzifə bölgüsünün sizə, işçilərinizə və şirkətinizə xüsusi əhəmiyyəti var. Sizinlə başlayaq. Başqalarının da görə biləcəyi hansısa işi öz icraatınızdan çıxararaq iş yükünüzü və stress səviyyənizi aşağı sala bilərsiniz. Bu bəlli bacarıq və qabiliyyət tələb edən layihələrə diqqət artırmaq üçün istifadə edəcəyiniz zamanı artıracaq. Bundan başqa, işləri planlaşdırmaq, analiz aparmaq, qaynaqları təmin etmək və işçilərin problemləri ilə maraqlanmaq kimi daha yüksək səviyyəli vəzifələri reallaşdırmağa imkan verəcək.

Vəzifə bölgüsü sizinlə qrupunuz arasındakı inamı da artıracaq. İnamlı şəxsə çevrilmək üçün əvvəlcə inam aşılamalısınız, bunun bir yolu da vəzifə bölgüsündən keçir. Vəzifə bölgüsünün verdiyi mesaj budur: “Sənin bu işi bacaracağına inanıram”. Bu da ortaq çalışma vasitəsilə hədəflərə yetişməyin yollarını hamının öyrənməsinə yardımçı olacaq.

Vəzifə təyinatı – işçini irəli çəkilməzdən əvvəl, onun bacarıqlarını sınamaq üçün vasitədir. Əgər hansısa işçiyə vəzifə həvalə edirsinizsə, qısa müddətdə onun zəif və güclü tərəfləri haqda məlumatlı olacaqsınız.

Yaxşı işçilər vəzifə və layihələri adətən özləri icra edirlər. Hər vəzifə təyinatı işçinin məsuliyyət hissinin necə artacağını, işin necə planlaşdırılacağını, başqalarının iş birliyini necə həyata keçirəcəyini öyrənmək üçün fürsətdir. Əslində, təyinat işçilərə rəhbərliyin tapşırıqları əsasında işləmək təcrübəsi qazandırır. Nəzərə alın ki, işçilərin inkişafı da sizin vəzifənizin bir parçasıdır.

“Vəzifə bölgüsünün əhəmiyyəti” başlıqlı lövhə vəzifə təyinatının sizə, işçilərinizə və şirkətinizə verdiyi başlıca üstünlükləri ümumiləşdirir.

?

SİZ OLSANIZ, NƏ EDƏRDİNİZ?

Narahatlıq yaradan vəzifə bölgüsü

T

reyvis öz qrupunun Jardin Əmlak Komitəsinin inkişaf proqramını qazandığı barədə imeyl alır. Treyvisin fikrinə görə, qrupda bu layihəni həyata keçirə biləcək heç kim yoxdur və əlbəttə, eyni düşüncə özü üçün də keçərlidir. Qrupdakı vəzifə yüklərinin vəziyyəti haqda qısa toplantıdan sonra Jill gülümsəyərək Treyvisin ofisinə gəlir və bu işin məsuliyyətini öz üzərinə götürmək üçün könüllü olduğunu söyləyir. Travis şübhə içərisindədir. Jill parlaq təfəkkür sahibi və həvəslidir. Amma cəmi iki illik təcrübəsi var. Treyvis Jilin, yaxud qrupun bacarıqsız olduğunu qəbul etmək istəmir. Xüsusilə də bu cür vacib müştəri qarşısında. Sizcə, necə olmalıdır? Treyvis işi Jillə həvalə etmək üçün riskə getməlidirmi? Yaxud başqa yol varmı?

Siz olsanız, neylərdiniz? Təlimçiniz “Belə edə bilərsiniz” başlığı altında sizə məsləhət verəcək.

VƏZİFƏ BÖLGÜSÜ İLƏ BAĞLI İDARƏÇİLƏRİN

ƏSAS ÇƏTİNLİKLƏRİ

Vəzifə bölgüsü bəzi idarəçiləri narahat edir. İdarəçilər qrup və layihə üzərində işi aparmaqdan qorxur, məsuliyyət məsələsində narahat olurlar. Bəzən işi yalnız özlərinin icra etməsini daha məqsədəuyğun hesab edirlər. Ancaq bu cür qorxu və inanclar nadir hallarda özünü doğruldur. “Vəzifə bölgüsünə qarşı çıxmağın əhəmiyyətli səbəbləri” başlıqlı lövhədə ən çox müşahidə olunan etirazlar və onlara məntiqli cavab variantları yer alıb.

Vəzifə bölgüsünün faydaları

Kimə faydalıdır?

Vəzifə bölgüsü necə faydalı ola bilər?

Sizə

Sizinlə işçilər arasındakı etibar və ünsiyyət

səviyyəsini yüksəldir.

Ortaq qrup çalışmalarına aparan hədəflərə çatdırır.

İşçilərinizə

Sizinlə işçilər arasında etibar və ünsiyyət səviyyəsini yüksəldir.

Ortaq qrup işi sayəsində qarşıya qoyulan hədəflərə çatdırır.

Şirkətinizə

Vəzifələrin düzgün səviyyədə və lazımlı adamlara verilməsi işin uğurunu təmin edir və pul qazandırır.

Təşkilati qaynaqların ideal səviyyədə istifadəsini təmin edir, bu da məhsuldarlığı və gəliri artırır.

Vəzifə bölgüsü ilə bağlı narahat olan bir çox idarəçilər dörd problemi həll etmək məcburiyyətindədirlər. Əvvəla, verilən vaxtın yarısını sərf etməklə asanlıqla sizin həll edəcəyiniz işi başqası görəcək, siz də bunu izləmək məcburiyyətindəsiniz. Sakit dayanaraq müşahidə etməyə çalışın, çünki etdiyiniz müdaxilələr işçinizin əsəblərini poza bilər. Zaman qazanmaq istəyirsinizsə, deyinməyə gərək yoxdur!

İpucu: İşin necə tamamlanacağı məsələsində söz sahibi olmaq arzunuzu bir kənara qoyun. Vəzifə bölgüsünü işçilərinizin bacarıqlarının inkişaf etdirilməsi və yüksək səviyyəli idarəçiliyə uyğunlaşdırılması vasitəsi kimi düşünün. Və işçilərin işi tamamlaya biləcəyinə inanın.

İkincisi, vəzifə bölgüsü idarəçilərdə mənəvi böhran da yarada bilər. Bu, maliyyə, alqı-satqı, yaxud başqa sahələr üzrə mütəxəssis rolundan hər sahə üzrə məlumatı olan başçı roluna keçmək anlamına gəlir. Əslində bu, lider olmaq deməkdir. Lider vəzifələrinin isə konkret tərifi yoxdur. Unutmayın ki, uğurlu vəzifə bölgüsü aparmaq üçün bəlli bacarıqlar və onları uyğunlaşdırmaqdan əldə etdiyiniz məmnunluq hissindən də vaz keçməlisiniz.

Vəzifə bölgüsünə etiraz etməyin ən çox müşahidə edilən səbəbləri

Tezislər

Cavablar

“Mən bunu işçimdən daha yaxşı və daha tez edə bilərəm.”

“Ehtimal ki, edə bilərsiniz, ancaq məqsəd işin aparılması məsələsində işçilərinizi dəstəkləməkdir.”

“İşçimə güvənmirəm.”

“Mərhələ-mərhələ inamın yaranmasını təmin etmək üçün kiçik vəzifə və layihələr verərək işə başlayın.”

“İşi təşkil, izah və nəzarət etməkdənsə, bunu özüm daha asan həyata keçirərəm.”

“Bu qısamüddətli yanaşmadır. İzaha və planlaşdırmaya sərf etdiyiniz zaman öz bəhrəsini verəcək, vaxt keçdikcə işçiləriniz öz vəzifələrini icra etmə və planlaşdırma məsələsində daha çox məsuliyyət daşıyacaqlar.”

“İşlərin mənim idarəçiliyimə uyğun şəkildə həll edilməsindən məmnunam.”

“Enerjinizi işə diqqətli nəzarətə sərf etməkdənsə, seçiminizi və keyfiyyət standartlarınızı anlatmağa diqqət yetirin.”

“İşçim ona verilən əlavə işə hirslənə bilər”, ya da “İşçim mənim problemi həll etməyimi

və qərarlı olmağımı arzulayır.”

“Gözləntiləri doğruldun. Sizin vəzifəniz özbaşına qərar ala bilməsi üçün işçini dəstəkləməkdən ibarətdir. Bu təəssüratı dəqiqləşdirin. Bundan başqa, işçinizin bunu yeni və diqqətçəkici işlər görmə fürsəti kimi qəbul etməsinə şərait yaradın. İşi tamamladığınıza əmin olun.”

Üçüncüsü, işçiniz həvalə olunan işi yerinə yetirərkən qarşılaşdığı problemləri həll edərək özünü inkişaf etdirə və sizdən daha yüksək səviyyəli iş bacarığı göstərə bilər. Bu isə istər-istəməz sizdə rəqabət duyğusu yaradacaq. Unutmayın ki, vəzifə həvalə etmək başqalarının da mütəxəssis olmasına icazə vermək anlamına gəlir.

Dördüncüsü, uğurlu iş bölgüsü aparmaq həm də yeni iş öyrənmək deməkdir. Gündəlik işlər və başqa insanların problemləri ilə maraqlanmaq yerinə, işçilərinizin strateji baxımdan hara daha lazımlı olduğuna diqqət yönəltməlisiniz. Bu, işçilərinizə həmişə işlək vəziyyətdə qalmağa şərait yaradar, şirkətinizi isə bu istiqamətdə inkişaf etdirər. Amma unutmayın ki, bu, yeni iş öyrənmək, rahatlığınızı tərk etmək anlamına da gəlir. Eyni zamanda, liderliyə yiyələnmək deməkdir.

Xüsusilə naşı idarəçilər üçün bütün bunlar “meydan oxuma” kimi görünə bilər. Ancaq bu “meydan oxuma”lara baxmayaraq aşağıdakı məsləhətləri tətbiq etməklə uğurlu iş icra edə bilərsiniz

Ən yaxşısını işə götürün.

Qrupunuz birlikdə, həqiqətən də, böyük insan qaynağıdır, bu da yüksək keyfiyyətli insanlara istinad edərək şirkətə öz xidmətini göstərə bilər. Şirkət daxilində öz vəzifənizi yerinə yetirmək üçün qrupunuz ən yaxşı işçilərə – yeni vəzifə ala, bundan nəticə çıxara və etibarlı qərarlar verə biləcək insanlara ehtiyac duyur. Buna görə də yüksək keyfiyyətli insanları seçmək üçün mümkün olan hər şeyi edin. Bir az yaradıcı olmaq lazım gələ bilər. Məsələn, tədarükçüləriniz və müştərilərinizdən işə götürə biləcəyiniz insan təklif etməsini xahiş edə bilərsiniz. Yaddan çıxarmayın ki, onlar sizin üçün mükəmməl qaynaqdırlar. Çünki sizin sahədə çalışanları tanıyırlar.

“Nə və nə üçün” prinsipini tətbiq etmək.

Onlardan nə tələb olunduğunu aydın anlamayan işçilər həvalə olunmuş vəzifəni uğurla reallaşdıra bilməzlər. Onların bu vəzifənin qrup və şirkətiniz üçün nə üçün vacib olduğunu da öyrənmələri gərəkdir. Unutmayın ki, yalnız işin icra səbəbini anlayan insanlar bəlli qaydalar daxilində daha çox motivasiya olurlar. Çünki hər kəs etdiyi işə inanmaq və vacibliyini bilmək istəyir. “Nə üçün”ü bilmək məhz bu ehtiyacla bağlıdır.

Fəal şəkildə düşünün.

Vəzifə bölgüsü vasitəsilə öz vaxtınızın böyük bir hissəsini “boşaltdığınız” vaxt mütəmadi olaraq özünüzə bu sualı ünvanlayın: “Sıradakı nədir?”

Qrupunuz qarşıya qoyulan hədəfi rəsmən bilməsə, özünün ən yaxşı qabiliyyətlərini nümayiş etdirməyəcək. Qrupun gələcəyini planlaşdıranda bu görüntünü komandanızla da paylaşa bilərsiniz. Bu, yüksək bacarıqları meydana çıxaran və təşviqedici qüvvəyə malik ortaq məsələdir. Və fəal şəkildə düşünmək, toplantılara qatılmaq, hesabatlar yazmaq, yaxud digər gündəlik məsələlərlə məşğul olmaqla əlaqəli deyil. Şirkətiniz və sektorunuzda baş verənlər haqqında dərin düşünmək, əvvəllər diqqət etmədiyiniz fikirləri gündəmə gətirmək və gələcəyin imkanlarından həyəcan duymaqla əlaqəlidir. Bu məqsədlə ən məhsuldar saatlarda belə, düşünmək üçün özünüzə kifayət qədər zaman ayırın. Hətta bu, uzun və fasiləsiz zaman bölümləri proqramlaşdırmaq anlamına gəlsə belə. Məsələn, əgər həftənin başı sizin üçün “prime time”dırsa¹², bazar ertəsi səhərini düşünmə vaxtı kimi proqramlaşdırın. Bundan başqa, düşünmə vaxtının çoxunu düşüncələrinizi qeyd etmək, qruplaşdırmaq və “yaddaşda saxlamaq” üçün istifadə edin. Unutmayın ki, təşkilatınızın və kollektivinizin gələcəyinə dair fikirlər ehtiva edən bu qovluqlar ən etibarlı məlumat mənbəyinizdir.

VƏZİFƏ HƏVALƏ ETMƏK VƏ SƏLAHİYYƏT VERMƏK

Səlahiyyət vermək termini son beş-on ildir ki, ağızdan-ağıza dolaşmaqdadır. Bu termin vəzifə həvalə etməklə sinonimdirmi? Əgər deyilsə, ondan nə ilə fərqlənir?

Vəzifə bölgüsü idarəçinin səlahiyyət, nəzarət və cavabdehliyi öz əlində tutduğu anlamına gəlir. Ancaq bu, hər şeydən imtina demək deyil. “Səndən tələb olunan budur” – deyən idarəçi istifadə ediləcək vasitələri açıq bildirmədən istənilən nəticəni təsvir etsə belə, böyük ehtimalla işçinin planını yenidən gözdən keçirməli olacaq və bacarığını yoxlayacaq. Səlahiyyət, nəzarət və məsuliyyətin yoxluğu vəzifə icrası zamanı geriyə addım atmaq deməkdir.

Digər tərəfdən, kiməsə səlahiyyət həvalə etmək, ona güc və məsuliyyət də vermək deməkdir. Səlahiyət verilmiş adam və ya komanda işin icrası vasitələrini müəyyən etmək baxımından da səlahiyyətlidir; bu zaman nəticə ilə bağlı məsuliyyəti də öz üzərinə götürmüş olur. Belə olduqda o öz intizam və hesab vermə xüsusiyyəti ilə idarəçi nəzarətini də yerinə yetirmək məcburiyyətindədir.

VƏZİFƏ BÖLGÜSÜ BACARIQLARINIZIN İNKİŞAFA

EHTİYACI VARMI?

Vəzifə bölgüsünü daha uğurlu şəkildə aparmağı öyrənməyə ehtiyacınız olub-olmadığını göstərən bir neçə əsas xəbərdarlığa baxaq.

– Poçt qutunuz həmişə doludur. Sadəcə sizin başa gətirə biləcəyiniz işlər ucbatından mütəmadi artıq zaman sərf etməli olursunuz.

– Başqaları öz vəzifələrini uğurla icra etmədiyindən, iş prosesində boşluq yarandığından və rəhbərliyin tələbilə tez-tez müxtəlif sahələrdə işləməli olursunuz.

– İşçiləriniz özlərini “kənara atılmış” və vəzifəni icra etmək üçün gərəkli avtoritetdən məhrum hesab edirlər.

– İşçiləriniz onlara verilən vəzifəni yerinə yetirmək üçün yetərincə hazırlıqlı olmadıqlarını düşünürlər.

– Tez-tez işçilərə həvalə edilmiş vəzifə və ya layihələrə müdaxilə edirsiniz.

– Qrupun aldığı qərarları ikinci dəfə gözdən keçirir və sizi təmin etməyən işlərlə bağlı yeni vəzifə bölgüsü aparırsınız.

– İşçiləriniz onlara həvalə etdiyiniz vəzifə və ya layihələrin icrası üçün öz üzərlərində heç bir məsuliyyət hiss etmirlər.