Kitobni o'qish: «Kind Regards. Деловая переписка на английском языке»

Перевод Татьяны Гутман

Руководитель проекта М. Шалунова

Корректоры Е. Чудинова, Н. Витько

Компьютерная верстка К. Свищёв

Дизайн обложки Х. Замкова

Арт-директор Ю. Буга

© Dawn-Michelle Baude, Ph.D., 2007

Original English language edition published by Career Press, Inc., 220 West Parkway, Unit 12, Pompton Plains, NJ 07444 USA. All rights reserved

© Издание на русском языке, перевод, оформление. ООО «Альпина Паблишер», 2015

Все права защищены. Произведение предназначено исключительно для частного использования. Никакая часть электронного экземпляра данной книги не может быть воспроизведена в какой бы то ни было форме и какими бы то ни было средствами, включая размещение в сети Интернет и в корпоративных сетях, для публичного или коллективного использования без письменного разрешения владельца авторских прав. За нарушение авторских прав законодательством предусмотрена выплата компенсации правообладателя в размере до 5 млн. рублей (ст. 49 ЗОАП), а также уголовная ответственность в виде лишения свободы на срок до 6 лет (ст. 146 УК РФ).

* * *

Много лет я обучаю тех, кому приходится регулярно писать электронные письма. Мои ученики – умные, амбициозные, образованные люди, которые отлично справляются со своими служебными обязанностями. Им мешает лишь неумение хорошо писать.

Освоив основные приемы составления электронных писем, они продолжают успешно делать карьеру и часто получают поощрения за блестящее владение словом.

Им посвящается эта книга.

Введение

E-mail и письмо на бумаге – разные вещи

Не следует думать, что e-mail – обычное письмо, написанное на компьютере. Это не так. Электронные письма позволяют людям стремительно обмениваться информацией. Обычно e-mail вызывает мгновенную реакцию, например ответное сообщение.

Над бумажным письмом можно поразмыслить не спеша. Оно не требует от адресата немедленных действий. Получив такое письмо, не нужно бросаться к столу, чтобы тотчас ответить отправителю. На него можно не ответить вовсе. E-mail – это трансакция, бумажное письмо – рефлексия.

Не просто прямоугольник

Электронное письмо отображается в четко очерченном окне. Окно находится на экране монитора, который ограничен рамкой корпуса. Эти границы и рамки заставляют сосредоточиться на тексте, поэтому чтение e-mail вызывает у нас совершенно иные чувства, нежели чтение письма на бумаге. Кромка листа бумаги или книжной страницы не бросается в глаза, не мешает поднять взгляд, отвлечься, задуматься.

Здесь должно быть нечто важное

Рамки и кромки приковывают наше внимание к экрану, не давая отвести взгляд от текста. Границы заставляют глаза скользить по строчкам, а не блуждать по сторонам. Текст не отпускает нас, и эта цепкость влияет на восприятие – читая электронное письмо, мы рассчитываем получить важную информацию сразу, не сходя с места. И если письмо не оправдывает ожиданий, мы огорчаемся или злимся.

Мотылек-однодневка

Щелчок мышью, и строка в списке превращается в письмо. Еще щелчок, окно закрывается, и письмо исчезает. Электронное письмо эфемерно, и поэтому оно не позволяет тратить время попусту. Либо оно сразу сообщает нечто важное, либо просто не имеет смысла.

Нет пышной риторике!

Поскольку электронное и бумажное письма доносят информацию по-разному, писать их тоже нужно по-разному. Меняется все: компоновка текста, построение фраз и даже лексика. В деловом электронном письме неуместны длинные тяжеловесные абзацы – лучше разбить текст на фрагменты поменьше. Выражения и обороты, привычные в бумажной корреспонденции, в e-mail выглядят странно. К примеру, вместо слов «yours very truly» лучше написать просто «regards». Умение эффективно донести информацию в деловой переписке гораздо важнее красивого слога и соблюдения социальных условностей.

Адресату нужно помочь

Помогите получателю побыстрее увидеть главное. Расположите текст так, чтобы человек сразу нашел то, что его интересует. Простая структура помогает ориентироваться в тексте, не тратя времени попусту.

Беглый просмотр

При беглом просмотре адресат останавливается на отдельных фрагментах текста. Одни фразы он прочитывает внимательно, другие пропускает. В таком режиме чтения человек ищет конкретную информацию, игнорируя остальной текст. К примеру, получив от турагента e-mail с описанием маршрута, вы пробегаете его глазами, ища цену авиабилетов. Умение сделать письмо удобным для просмотра – весьма востребованный навык.

Побольше свободного места!

Когда человек просматривает письмо, его глаза перемещаются по тексту. Там, где есть важная информация, они напрягаются, где ее нет – отдыхают.

Плотный текст мешает глазам двигаться. Они не могут перескакивать с одного на другое, им попросту некуда перескакивать. Читателю приходится изучать фразу за фразой, не пропуская ни слова. Это требует много времени и сил.

Различия ускоряют дело. Если фрагменты текста перемежаются участками белого фона, читатель летит на всех парах. Чередование текста и пустого пространства помогает управлять концентрацией внимания. Глаза легко выхватывают из текста значимые детали, а не бредут по нему, уныло преодолевая строку за строкой.

Пустоты исполнены смысла

Белый фон не лишен содержания. Он полон смысла. Он говорит читателю, что тема меняется, далее последует другая мысль, будет приведен пример, сделано сравнение или выдвинуто возражение. Пустое пространство наряду с напечатанным текстом помогает адресату искать информацию.

Сначала о главном

Читательский опыт учит нас выделять в тексте главное. Первая фраза в деловом письме важнее четвертой в третьем абзаце. А начало абзаца важнее, чем его середина или конец.

Мы пробегаем глазами начало абзаца, чтобы решить, нужно ли читать его целиком. А взглянув на первое предложение, решаем, прочесть письмо сразу или отложить на потом.

Как строить абзац

Абзац делового письма часто начинается с общей или самой важной мысли и затем переходит к частностям или второстепенным вопросам. Самая значимая фраза идет первой. Другие фразы развивают и конкретизируют основную мысль, приводя сравнения или дополнительные аргументы в ее поддержку.

Разумеется, не каждый абзац письма подчиняется этим правилам. Изложение не всегда идет от общего к частному или от главного к менее важному. Но в любом случае адресат первым делом смотрит на начало абзаца. Ведь с того момента, как мы научились читать, нас приучают обращать внимание на первое предложение. И мы привыкли делать именно так.

Привычка – вторая натура

Вы хотите заострить внимание адресата на конкретной детали? Упомяните ее в начале письма или первой фразе одного из абзацев. Если вам хочется завуалировать замечание, которого не избежать, спрячьте его в четвертом предложении третьего абзаца.

Огласите предмет разговора

Самая важная фраза e-mail – та, что стоит в начале. Именно она пробуждает интерес или навевает скуку. Больше того, она может напрочь отбить у адресата желание читать письмо. Поэтому в первой фразе нужно сообщить основную тему. Читателю хочется побыстрее ухватить суть дела. Иногда, чтобы определить предмет обсуждения, нужна пара фраз, но лучше уложиться в одно предложение.

Четко изложите суть дела

Начните с выводов, а потом дайте пояснения.

• Если вы отвечаете на письмо, сразу напишите, что вы решили, а потом приведите свои аргументы.

• Если вы сообщаете свежие новости, сначала обрисуйте ситуацию в двух словах, а потом излагайте подробности.

• Если у вас есть вопрос, задайте его сразу.

• Если адресат попросил вас дать ответ, напомните ему об этом в начале письма.

Длинноты мешают сосредоточиться

Чем пространнее вы излагаете свои мысли, тем меньше шансов, что вам удастся донести их до адресата.

Заголовок – ваш верный помощник

Заголовки и подзаголовки помогают быстро пробежать текст глазами. Они служат для адресата путеводной нитью: показывают, что читать и в каком порядке, а на что не обращать внимания.

Можно, к примеру, снабдить абзацы заголовками, которые дают понять, о каких этапах процесса идет речь: «Problem», «Analysis» и «Solution». Или использовать парные заголовки: «Assets» и «Liabilities», «Action» и «Outcome». Иногда полезно указать даты или последовательность событий.

E-mail и печатный текст

Электронная переписка порождает новые особенности эпистолярного жанра. Информация, которую выносили в шапку письма на бумаге, – адрес обычной почты и телефоны – теперь находится в самом конце. Точка с запятой, которая все реже использовалась и в бумажной корреспонденции, в e-mail стала настоящим раритетом, а тире, напротив, делается все более популярным. На рынок выходит поколение, которое выросло в эпоху Интернета, и оно продолжает адаптировать язык к растущим цифровым потребностям человечества.

Оставим церемонии

Отправить e-mail – все равно что сунуть голову в дверь кабинета коллеги. Это не выступление на официальном заседании, поэтому здесь не место формальностям. Стиль остается вежливым и уважительным, но парадный мундир, в который часто рядились бумажные письма, больше ни к чему. Фразы или абзацы из одного слова теперь в порядке вещей. Римские цифры – «I.», «II.», «III.» – смотрятся слишком вычурно, их вполне можно заменить арабскими: «1.», «2.», «3.». А лучше вообще использовать маркированные списки.

Чем проще, тем лучше

Основной критерий писательского мастерства – способность излагать сложные вещи простыми словами. В деловой переписке толковый автор по возможности использует короткие фразы и общеизвестную лексику.

Кратко значит быстро

Короткие предложения помогают не сбиться с мысли – как автору, так и адресату. Длинные запутанные фразы часто порождают трудности с грамматикой. Краткость – отличное средство от подобных проблем. Легкие лаконичные фразы мчатся вперед, не отягощенные вычурными – или сбивающими с толку – конструкциями.

Важность размера

Чтобы электронное письмо было удобным для просмотра, текст должен умещаться на экране целиком. Длинное письмо лучше разбить на несколько небольших и емких. Дополнительную информацию, предысторию и сопровождающие документы следует приложить к письму в виде отдельных файлов – они не должны отвлекать получателя, маяча в активном окне. Краткое письмо бьет прямо в цель. Оно позволяет адресату сразу нажать кнопку «Reply», не тратя времени на прокрутку.

Избегайте словесных изысков

«Perspicacious» – отличное слово, но в деловом письме лучше сказать «sharp». Наша задача – не поразить адресата умением выражать оттенки смысла, а донести до него основную мысль. Короткие слова воспринимаются быстрее и проще длинных. Нам не нужно в замешательстве чесать в затылке: «Ой! Кажется, я уже где-то видел это слово». Мы просто читаем текст без остановки.

Не нужно сложных времен

Тенденция к упрощению языка касается и глагольных времен. В английском языке немало сложных глагольных конструкций – времен, которые описывают различные характеристики действия. В электронной переписке без них можно прекрасно обойтись. Главное для нас – факты, а значит, почти для всех случаев годится простое прошедшее или настоящее. Зачем писать «He would have been phoning», когда можно заменить это простым «He phoned». Он звонил – какая разница, когда и как долго. Отбросьте лишнее, и у вас будет куда меньше шансов наделать ошибок. Простые времена выручат вас почти в любой ситуации.

Прощай, красная строка

Красная строка, с которой начинался каждый абзац бумажного письма, исчезла вместе с конвертами. Она стала анахронизмом и вряд ли понадобится нам в будущем, во всяком случае, в электронной переписке. Почему? Потому что, когда вы просматриваете e-mail, глазам куда важнее промежутки между абзацами.

Уважаемый адресат

Витиеватые приветствия, наследие бумажной корреспонденции, уходят в прошлое. Вместо «Dear Mrs. Notley» или «Dear Alma» в деловом письме сгодится просто «Alma», даже если участники переписки не знакомы. В большинстве случаев после имени ставится запятая. Если письмо носит строго официальный характер, в ход идет двоеточие. Видя «Alma:», адресат понимает, что сейчас ему сообщат нечто важное, тогда как «Alma,» говорит о том, что дела идут своим чередом.

Больше писем, меньше окон

Одно сообщение влечет за собой другое, поэтому электронные письма обычно объединены в цепочки. Письма в цепочке расположены в хронологическом порядке: последнее находится вверху, а предыдущее – под ним. Чтобы отследить развитие идеи, вам не нужно открывать каждое письмо по отдельности.

Больше писем, меньше формальностей

При активном обмене письмами происходит любопытная вещь – сообщения постепенно сжимаются. Новые послания все меньше похожи на самостоятельные письма. Это всего лишь продолжение исходного письма.

Первым делом исчезают имена. Порой отправитель использует инициалы, но чаще не утруждает себя и этим. Фразы делаются короче и проще. Маркеры контекста – к примеру, дата и время – опускаются. Нет нужды вновь и вновь повторять вводные, которые уже даны в первом письме. Если участник переписки теряет нить беседы, он может вернуться к более ранним сообщениям.

Интертекст и гипертекст

В отличие от бумажного документа e-mail существует не в изоляции. Связь с более ранними сообщениями превращает электронное письмо в интертекст, а вложения и ссылки на веб-сайты придают ему характер гипертекста. Свойства интертекста и гипертекста избавляют автора от необходимости многократно повторять одно и то же, поскольку адресат видит всю необходимую информацию в едином окне.

Прервать цепочку

Длинные цепочки электронных писем имеют историческую ценность. Но они быстро становятся слишком тяжелыми. Наступает момент, когда истоки дискуссии уже не так важны. Даже если речь идет о самых острых проблемах, никто не будет вспоминать, с чего все началось, прокручивая текст до конца. Прерывайте слишком длинные цепочки, чтобы они не тормозили работу. Напишите адресату новое письмо. Это поможет ему отделить зерна от плевел и постичь истину.

Заполняем поле «Тема»

Обозначить тему в e-mail так же важно, как и в бумажном письме. Обычно в поле «Subject» указывают предмет, о котором говорится ниже («May 14 Committee Meeting»). Чтобы заинтриговать получателя, можно сформулировать тему в виде вопроса («Lumina Going Public?»), прокомментировать то или иное событие («Yesterday’s Security Breach»), процитировать предыдущее сообщение («5-Step Background Checklist») или отметить актуальность данных («Urgent M&A Update»).

Иногда автор хочет подчеркнуть, что послание носит личный характер. В этом случае он указывает свое имя («From Pres. Wilkins»), должность («From the VPs Office») или использует тайный код, понятный адресату («About Our Project»). Получатель может не утруждать себя формулировкой темы – за него это сделает компьютер: «Re: From the VPs Office».

Проблема с темой

Если у адресата полно дел, он может просто не обратить внимания на тему.

Игры со стилем

Лексика, строй речи, пунктуация и компоновка текста определяются стилем. Чем строже соблюдаются традиции бумажной переписки, тем более официальным будет тон письма. Добавьте точку с запятой, и градус формальности повысится. Подпишите e-mail инициалами, и письмо станет менее официальным. Выделения курсивом придают тексту официально-деловой вид. Обилие тире дает обратный эффект. Впечатление от вашего письма зависит от массы вещей: сигнальных слов, структуры предложений, знаков препинания и расположения текста.

Можно ли ошибаться?

Люди читают, пишут и отправляют электронные письма очень быстро, часто на ходу и, конечно же, делают ошибки. Даже завзятый перфекционист может нажать кнопку «Reply», не исправив грамматическую ошибку, которая спряталась в четвертом предложении с конца. Не всегда помогает и проверка правописания. Хотя случайные ошибки нежелательны, они не редкость. Однако нескончаемый поток ошибок вызывает раздражение и говорит о том, что автор должен серьезно поработать над своими промахами.

Перечитайте написанное

В письме, которое уже послано, ошибки бросаются в глаза сразу. Как только кнопка «Reply» нажата, вы можете полюбоваться своим детищем во всей красе – или провалиться сквозь землю от стыда за позорные ляпы.

Когда мы стучим по клавишам, торопясь отправить e-mail, возникают одни и те же проблемы. Мы печатаем слишком быстро. Мы читаем слишком быстро. Мы проверяем слишком быстро. Нам мешают дислексия, неудобные линзы, утомление, недосып и последствия вчерашней вечеринки. И вот: о ужас! Но поздно. Ни грамматика, ни проверка орфографии уже не спасут нас. Поезд ушел.

Наверное, когда-нибудь почтовые клиенты научатся приостанавливать отправку письма, если автор испытывает стресс или не выспался. А пока нам придется справляться своими силами. Как это сделать:

• прежде чем проверять и редактировать текст, поменяйте шрифт: это поможет вам увидеть его свежим взглядом;

• измените размер шрифта – с той же целью;

• распечатайте текст;

• прочтите письмо вслух: ухо поможет отловить ошибки, которые пропустил глаз.

Потушите огонь

Грубость и оскорбления – это табу. Даже если полученное письмо привело вас в ярость, обидело или возмутило до глубины души, поборите искушение дать выход своим чувствам. Едкие злые слова редко достигают цели. Если вы хотите отомстить, будьте спокойны и невозмутимы. А порой добросердечный участливый тон помогает захватить противника врасплох. Вы же не хотите прослыть на работе скандалистом? Не бойтесь сплетен, ваши коллеги разберутся, что к чему.

Настроение не спрячешь

Эмоции ощущаются в письме куда сильнее, чем вы думаете. Если изображение проецируется на экран, его размер увеличивается. То же самое происходит с эмоциями – экран монитора усиливает их. Нередко безобидное замечание воспринимается как беспардонное хамство. Досада может показаться агрессией. Выражая свои чувства в деловой переписке, нужно знать меру.

Когда без телефона не обойтись

• Если вам нужно выразить свое отношение к происходящему.

• Если вам нужно сообщить дурные вести до отправки письма.

• Если переписка слишком затянулась.

Что останется от электронного письма, если выкинуть из него лишнее?

Мысль, выраженная предельно четко.

Поразительное наблюдение

Львиную долю деловых писем, которые отправлены в эту секунду, можно сократить вдвое. А некоторые можно сжать еще сильнее, особенно если автор четко знает свою задачу.

Если бы электронные письма были более лаконичными, их стало бы гораздо меньше. Люди перестали бы бесконечно выяснять недоразумения и возвращаться к недосказанному, а силы, потраченные на этот геркулесов труд, употребили бы на другие полезные дела.

E-mail: экономичность прежде всего

Основа экономики – это производство и продажа товаров и услуг. Вы хотите извлечь из своих денег максимум. Потратить как можно меньше и получить как можно больше. Все это относится и к e-mail. Минимум слов должен обеспечить максимальную отдачу. Эффективная коммуникация похожа на успешный бизнес.

Глава первая
Начинаем с азов

Просьба о поддержке

Bree,

Предмет обсуждения

I need your urgent support on an issue regarding a nationwide rebate program. I don’t believe we should approve additional rebates for the southern region because of potential business partner issues.

История вопроса

A nationwide 1 % rebate program is scheduled to launch in February 2008. Because of storm damage, the time frame in the southern states has been extended. An additional 0.5 % rebate is to be offered in March and April in the southern region.

Проблема

Due to slack markets in disaster areas, the southern states want a 1.5 % rebate throughout the duration of the program. Business, including Sikibu, is behind it. In response to the pressure, Promotions and Discounts has come up with a “region-and-state-only promotions policy.”

Анализ

The extended 1.5 % rebate for the southern region doesn’t meet the region-specific promotions criteria – various functions are fighting against it. Our business partners will not understand preferential treatment given to the southern region. BP problems may impact the AWP deal.

Подтверждение доброй воли

The attached notes provide full details and discussion. Please let me know if you need additional information.

Regards,

Max Jacovitch

Director, LAT Unit

Vector, Inc.

maxjacovitch@vector.com

Инструменты

Сразу дайте понять, что вам нужна поддержка

Если вы сразу скажете, чего хотите, вы облегчите жизнь своему боссу: это даст ему возможность ответить, не читая письмо до конца. Что?! Он ответит, не вникая в ваши соображения? После того как вы потратили уйму времени, ища аргументы? Когда вы так четко и логично изложили их, надеясь поразить его своим аналитическим даром?

Разумеется, босс может просмотреть ваше письмо в поисках конкретной информации, прочитать его внимательно или даже запросить дополнительные данные. Но в большинстве случаев ему просто хочется побыстрее узнать ваше мнение. Именно поэтому вас наняли на работу.

Используйте заголовки для разметки документа

Заголовки помогают адресату найти нужную информацию. Они избавляют от необходимости вчитываться в каждую строчку. Зачастую у людей нет ни малейшего желания изучать документ подробно. Так, любой начальник ищет конкретную информацию, чтобы поскорее принять решение.

Не все детали важны одинаково. Заголовки дают получателю понять, какие части текста можно пробежать глазами, а какие – прочесть внимательно. Они позволяют ему действовать на собственное усмотрение, а не подчиняться воле отправителя.

Заголовки должны быть краткими

Простейший заголовок резюмирует содержание абзаца. Но не забывайте главное: заголовки направляют чтение, но не подменяют текст. Они не должны становиться слишком длинными и сложными.

Как структурировать документ

Если у вас нет готовых образцов, вам придется определить структуру самостоятельно. Подумайте, какие моменты нужно осветить, и расположите их в логической последовательности. Выделить главное бывает нелегко. К примеру, если вы пишете e-mail коллеге, чтобы резюмировать устную договоренность, начните первый абзац с даты вашей встречи. Каждый пункт, по которому вы пришли к согласию, изложите отдельным абзацем. Завершите письмо на оптимистичной ноте. Со временем вы привыкнете излагать мысли четко и логично и будете делать это, не задумываясь.

Заголовки должны быть заметны

Заголовок, который сливается с текстом, не выполняет своей функции. Выделяйте заголовки жирным шрифтом или курсивом, используйте подчеркивание или прописные буквы. Как правило, заголовки выравнивают по левому краю или по центру страницы.

Умение излагать свои мысли письменно повышает уверенность в себе

Вам не нужно волноваться, донесли ли вы свою мысль до адресата. Вы знаете, что вам это удалось. И что босс отметил ваше умение.

Входящие

Представьте, что в папке «Входящие» вы видите 100 новых писем. Вы открываете письмо с просьбой о поддержке, но не можете взять в толк, чего хочет отправитель… пока не дочитаете текст до конца. Сколько времени потрачено зря! Если бы автор сразу обозначил тему, вы бы уже разбирались со следующим письмом. Вам бы не пришлось изучать три абзаца подряд, чтобы понять, к чему он клонит. Вы бы не досадовали: Зачем я это читаю? – и сразу написали бы ответ.

Ответ на просьбу о поддержке

Ray,

Предмет обсуждения

I accept your recommendation regarding the new Vector total cap.

Аргументация

In general, we never want to pay damages that exceed the purchase price of product/service.

Контекст

The “per claim” language dates from the time when we sold more products than services. The language is less risky for products, where multiple claims from the same product are rare. This is not the case with services, where multiple claims are likely. In SO, SI and Consulting, we obviously have a different approach because of the nature of the engagement.

Подтверждение доброй воли

The total cap is definitely the better way to go. Let me know if you need more.

Regards,

Andrei Seligmann

Negotiation Analyst

andreiseligmann@vector.com

Инструменты

Выразите одобрение или неодобрение сразу

Тому, кто попросил вас о поддержке, важно одно – получит ли он желаемое. Не тяните с ответом, сообщите об этом сразу.

Если вы четко скажете адресату, с чем и почему вы согласны, это поможет избежать недоразумений в будущем.

Не поленитесь кратко объяснить причины своего решения – это сделает диалог конструктивным и поможет выстроить единые представления.

Делайте абзацы короткими

Короткие абзацы удобны для просмотра. Они лучше смотрятся на экране монитора. Кроме того, они показывают, что вы постарались разбить содержание документа на небольшие удобоваримые кусочки.

Короткий абзац может состоять из одной фразы и даже из одного слова. В нем должно быть не больше трех-четырех предложений. Если вы не уложились в этот объем, разбейте текст на несколько абзацев.

Короткие абзацы помогают адресату и автору выделить ключевые моменты и сфокусироваться на главном. Текст становится приятным для глаз, доходчивым и аккуратным.

Расположите абзацы в порядке значимости

Помните, человек, который проводит много времени за компьютером, обращает больше внимания на начало документа, чем на его конец. Первое предложение он может прочесть целиком, но ближе к концу он скорей всего будет просто выхватывать из текста отдельные слова. Это еще одна причина располагать информацию в порядке значимости.

E-mail начинают с ключевой мысли. Остальной материал разбивают на абзацы и упорядочивают с учетом важности. Как сказал мне один вице-президент: «Самое главное – первая фраза. Все остальное – просто детали».

Облегчите восприятие технической информации – разбейте ее на кусочки

Профессиональный жаргон бизнеса – лексика, которую используют специалисты, – может оттолкнуть даже компетентного заинтересованного адресата. Даже если вы знаете значение тех или иных слов, жаргон вызывает отвращение. А незнакомые термины окончательно отбивают желание вникать в написанное.

Чтобы не отпугнуть адресата, разбейте текст, изобилующий специальными терминами, на кусочки. Это поможет сориентироваться в незнакомой информации, не захлебнувшись в пучине неведомого.

Даже если получатель не знаком с профессиональным жаргоном, небольшие абзацы и короткие предложения воспринимаются гораздо проще.

Варианты

I accept… You’ve got a green light to…

OK… I’ll give you my approval on…

Do it… I’m alright with that…

I agree… You have my OK on…

I approve… Proceed with…

I concur… Go ahead and…

Муки пера

Многие профессионалы теряются, когда нужно написать e-mail. Перечислим самые распространенные ошибки:

• цель письма обозначена только в конце;

• созданный в спешке текст получается неряшливым и невнятным;

• автор излагает суть дела так подробно, что мысль тонет в море деталей;

• текст не разбит на абзацы;

• автор опускает важную информацию, чтобы не наделать ошибок;

• нужная информация подается в неправильном порядке;

• одни и те же сведения повторяются без нужды;

• автор избрал неподходящий стиль или язык;

• письмо отправляется без редактирования и проверки орфографии.

Запрос информации

Etel, Adnan,

Предмет обсуждения

I need to know the financial projections for out-sourced production in the coming year.

Описание ситуации

Right now, I believe a 125 % increase is authorized, although the previous projections held to 80 %. The lower number is based on FIFO. The higher is LST.

Конфликт

I have no objection to 125 % if Operations is comfortable. But I have just seen some correspondence suggesting that 125 % is too high for Business to approve.

Подтверждение доброй воли

Please advise.

Regards,

Simone Fath

Associate Information Officer

Vector, Inc.

simonefath@vector.com

Инструменты

Не бойтесь местоимения «I»

Многие авторы избегают слова «I». Их приучили к этому еще в школе, и с тех пор они стараются использовать его как можно реже.

Это большая ошибка! Употреблять «I» в деловой переписке – стандартная практика. Здесь это слово вполне уместно.

«I» делает текст более динамичным

Произнося «I», вы занимаете место за рулем. Фраза становится более выразительной и энергичной. Сравните: «I am processing the orders» и «The orders are currently being processed».

«I» не дает забыть про ваши заслуги

В бизнесе важно обозначить свою зону ответственности. Это позволит застолбить авторство ваших достижений. Если вы говорите: «I am processing the orders», эта работа – ваша заслуга. Если «The orders are currently being processed» – вы тут ни при чем.

«I» упрочивает узы между людьми

Если есть «I», который пишет письмо, значит, существует «you», который его читает. Эти местоимения неразрывны. Слово «I» напоминает адресату, что вы коллеги, а значит, работаете на общее дело.

«I» не имеет ничего общего с эгоцентризмом

Порой авторы-билингвы или те, кто вырос за пределами США, избегают слова «I», чтобы не показаться заносчивыми и самовлюбленными. Но эти опасения напрасны.

Для носителя английского языка внимание к личности означает, что людям следует воздавать должное. Если вы занимаетесь конкретным проектом, скажите: «I am working on…»

Честный рассказ о своих заслугах лучше ложной скромности. Не стоит приуменьшать свои достижения, надеясь, что кто-то другой даст им справедливую оценку. Как правило, так не бывает.

Берегите свое время

Лучше потратить пять минут на редактирование, чем подолгу исправлять недоразумения из-за неряшливых формулировок или опрометчивых высказываний. Непродуманное письмо часто требует долгого обмена сообщениями, чтобы прояснить и исправить то, что следовало дать понять с первого раза.

Сетевой этикет

Излагайте информацию по-деловому, без лишних формальностей. Времена, когда мы приветствовали адресата, упоминая его титул или звание, остались в прошлом. Такие обороты, как «in view of the following facts» или «please allow me to draw your attention to», попросту потеряли смысл. Сегодня ценится умение изъясняться коротко и ясно, потому что оно экономит время.

По этой причине лучше использовать простые слова и не злоупотреблять цветистыми фразами. Ваша цель – не покрасоваться перед собеседником, демонстрируя мощь своего интеллекта. Не стоит употреблять и молодежный сленг, в том числе сокращения и словечки, принятые при общении в Сети. Вы не подросток, вы – специалист, который занимается делом, поэтому извольте пользоваться профессиональной лексикой. Избегайте жаргонных и бранных слов.

Ваша задача – держаться доброжелательно и говорить простым понятным языком. Как правило, ваш деловой партнер исходит из того, что имеет дело с приятным человеком, который отвечает за свои поступки. Постарайтесь не разочаровать его. Пишите ясно, четко и по существу.

Варианты

I need information about… I need to know…

Please provide feedback on… Do you know…

Could you please tell me… I want to know…

What’s the status/update on… Do you have details on…

You might be able to help with… Can I have your opinion…

Ответ на запрос информации

Andrew, Sandy,

Предмет обсуждения

Here’s the information you requested on the HSF alloyinvestment.

Первый вариант

If we buy:

Optimistic figures on 7-year horizon suggest future cash inflows at about 78M. Low interest rates in Central America look stable, and the HR legislation that just passed gives management more latitude than in the past. It’s not another SoCorp scenario.

Второй вариант

If we don’t buy:

The chief risk is that Lumina will make a move that will potentially increase competition in Central American markets. We can postpone investment until Reichart is on the block and then position for subsidiaries.

Подтверждение доброй воли

Give me a call before the week is up and we’ll discuss the details.

Regards,

Karen Vormann

Financial Associate

Vector, Inc.

karenvormann@vector.com

Инструменты

Будьте кратки

Читать длинный текст надоедает. От него устают глаза. В нем сложно разобраться. Старайтесь, чтобы ваше письмо уместилось на экране ноутбука. Адресат оценит это. А вам это поможет сосредоточиться на главном.

Не заставляйте адресата прокручивать текст

Прокручивание требует лишних нажатий на клавиши, а значит, дополнительного времени. Не отправляйте длинные письма без крайней необходимости.

Иногда без прокрутки не обойтись. Но в большинстве случаев отправитель сообщает массу ненужных подробностей, заставляя адресата изучать информацию, которая не относится к делу или которую следует вынести во вложенный файл.

Разбейте длинное письмо на несколько коротких

Адресату удобнее прочесть несколько коротких писем по разным вопросам, чем изучать пространный текст обо всем сразу. В длинном письме труднее выделить главное – основные мысли становятся менее четкими. Короткий текст доходчивее, а его структура проще.

Не углубляйтесь в историю

E-mail требует лаконичности, поэтому ограничьтесь самыми необходимыми сведениями. Историю вопроса изложите во вложенном файле.

Сильные мира сего немногословны

Во многих компаниях прослеживается общая тенденция: чем выше должность отправителя, тем короче его письма. Разумеется, есть информация, без которой не обойтись, чтобы изложить суть дела. Но зачастую письма изобилуют лишними подробностями. Помните: тот, кто уверен в своей правоте и облечен властью, не разжевывает каждую мысль.

Не пишите обо всем подряд

Будьте осмотрительны! В каждой компании есть конфиденциальная информация. Обмениваться ею в письменном виде можно только с разрешения юридического отдела.

Подобные вещи желательно обсуждать по телефону, а еще лучше при личной встрече. Едва ли вы сможете проконтролировать, кто будет читать ваше письмо.

Входящие

Говорит босс…

• Что пытается сказать этот человек?

• Почему нельзя нанимать тех, кто умеет выражаться внятно?

• Почему они не пользуются проверкой орфографии?

• Пабло вроде бы умный парень, почему он не может связать двух слов?

• Я считал, что Эльза – лучший кандидат на эту должность, но, прочитав ее опус, призадумался.

• Надо ли повышать человека, который пишет такие ужасные письма?

• К этому письму я вернусь позднее, сейчас у меня нет времени в этом разбираться.

• Почему никто не умеет редактировать написанное?

Совет

Самые разные люди часто допускают одну и ту же ошибку. Они думают, что длинные фразы и витиеватый слог – показатели образованности и профессионализма. Не зря же они потратили на обучение уйму денег. Они так старались обогатить свой словарь. Они успешно прошли тесты, – SAT¹, а возможно и GMAT². Они занимались по ночам, вместо того чтобы развлекаться. Они трудились не покладая рук. Они грызли гранит науки. А в книгах, которые они читали, всегда встречались длинные слова и сложные предложения.

Наверняка умному образованному человеку подобает использовать именно такой стиль.

Это глубочайшее заблуждение. Длинные слова и сложные предложения уместны в учебниках или бумажных письмах, но не в электронной почте. Книги пишутся для размышлений, а функция деловой переписки – быстрый обмен данными. В первом случае вы размышляете над прочитанным, во втором – поддерживаете диалог.

Длинные запутанные предложения и непонятные термины не облегчают обмен информацией. Вместо того чтобы ускорить процесс, они тормозят его.

Некоторые люди используют слова, не зная их точного значения. Зачастую такой человек даже не дает себе труда заглянуть в словарь, – он просто вставляет приглянувшееся словцо в e-mail и уповает на лучшее. Или излагает свои мысли тяжелыми запутанными фразами. Ему кажется, что, выражаясь книжным языком, он будет выглядеть умнее.

Встречаются и те, кто владеют языком виртуозно: они играючи составляют сложные синтаксические конструкции и знают множество звучных редких слов. Нередко такие люди используют свои умения, чтобы блеснуть начитанностью и образованностью, даже если догадываются, что адресат не поймет написанного. Это обычные хвастуны, которые обожают пускать пыль в глаза.

Оба подхода непродуктивны. Слова и предложения предназначены для выражения мыслей. Это не платиновые часы, которыми можно похвалиться перед друзьями. Если слова не вписываются в контекст, они не имеют смысла. В деловой переписке ценится ясность, а не литературный стиль. Порой длинные слова и сложные предложения уместны, но такие случаи нечасты.

Простота и доходчивость деловой корреспонденции ценятся выше литературных изысков. Первая фраза хорошо написанного абзаца дает понять, о чем пойдет речь, а продолжение развивает основную мысль.

Босс в роли редактора

При пересылке электронного письма внутри компании, вашим коллегам и начальству, приходится подчищать или, того хуже, переписывать текст. Высокая ответственность – и высокая зарплата – напрямую связаны со способностью письменно выражать свои мысли, хотя люди нередко забывают об этом.

Определите предмет обсуждения в самом начале письма. Первые строки не должны сбивать адресата с толку или создавать интригу.

Функция электронной почты – оперативный обмен информацией, поэтому сообщения должны быть краткими и четкими. Старайтесь формулировать мысли просто и ясно. Это ценится превыше всего.

Как надо

• Выбирайте понятные общеизвестные слова.

• Используйте короткие предложения.

• Начинайте предложение с подлежащего и сказуемого.

• Делайте абзацы короткими – пусть адресату будет удобно читать текст.

Как не надо

• Избегайте длинных, редких, непонятных слов.

• Не перегружайте письмо сложными фразами. Это не роман.

• Не ставьте подлежащее и сказуемое в конец предложения.

• Не делайте абзацы слишком длинными. Это отбивает желание читать текст.

• Не путайте электронное письмо с литературным текстом.

Поучительная история

Я снял трубку и услышал знакомый голос. Вице-президент крупной международной корпорации рявкнул:

– Что вы от меня хотите?

Я был в Чикаго. Он в Париже. Едва не лишившись дара речи, я пролепетал:

– Видите ли, я… я…

Спустя секунду я понял, что случилось. Во всем виновато мое письмо. Сумбурное и невнятное. Он был вынужден разыскать меня, чтобы разобраться. Я отнял у него драгоценное время.

Меня спас инстинкт самосохранения. Я собрался и скороговоркой выпалил основные тезисы, которые должен был изложить в письме. Так я получил урок на всю жизнь. Если ты пишешь e-mail, сразу бери быка за рога и постарайся донести главное.

Глава вторая
Обмен информацией

К вашему сведению

Jenn,

Предмет обсуждения

This is just to tell you that I sent the budget to Lumina. Sue signed off on it yesterday. In the cover letter we made it clear that we want written confirmation of the variance limits.

Первое следствие

If they don’t send it, I will inform them in writing that our projections will be used in future negotiations.

Второе следствие

Based on our discussions, I think they’ll send the variance report. But we’ll see.

Подтверждение доброй воли

I’ll keep you informed.

Regards,

Michelle Nollebaum

Assistant Budget Analyst

Vector, Inc.

michellenollebaum@vector.com

Инструменты

В первой же фразе дайте понять: ваша цель – проинформировать получателя. Иначе вы рискуете вывести его из себя.

Держать людей в курсе событий – благое дело, но не стоит заставлять их читать письма, которые не требуют срочного внимания. Если вы не укажете в первой строке, что просто сообщаете свежую информацию, вы невольно введете адресата в заблуждение. Мало написать это в теме письма. Если у человека много дел, он открывает письма одно за другим, не глядя на темы. Предупредите его, о чем пойдет речь, в начале текста.

Помните, электронное письмо – синоним действия

Деловые люди открывают e-mail, чтобы выяснить, что нужно сделать: принять решение, ответить на вопрос, исправить положение, назначить встречу, проанализировать план и так далее. Это значит, что получатель ищет призыв к действию.

Информационное письмо не требует принятия мер. Если отправитель не обозначил свою цель в теме письма и в первой фразе, он сбивает людей с толку. Читая ваше письмо, они не должны ломать голову, пытаясь понять, что нужно сделать.

Семь раз отмерь

Информационное письмо чем-то похоже на «письмо счастья», которое требует, чтобы человек немедленно разослал его десятку адресатов. Если вы получили такое письмо, подумайте, нужно ли пересылать его дальше. Иногда в этом нет ни малейшей необходимости.

Скорость электронной почты побуждает нас транслировать слишком много информации. Заваливая ящики коллег ненужными письмами, вы выглядите незрелым юнцом. Опытный сотрудник умеет различать сведения, необходимые боссу, и те, которые попросту отнимают время.

Ваше письмо могут удалить, не читая

Человек, который каждый день получает пару сотен писем, может удалить информационное письмо, пробежав первую строку, или отложить его на потом. Такие сообщения читают только по доброй воле.

Варианты

FYI… To make sure we’re on the same page…

Heads up… This is just to tell you…

This is to inform you… For your information/files…

Just so you know… I wanted to let you know that…

Входящие

Нередко приходится слышать, как люди жалуются на информационные письма.

• У меня полно дел! Если бы я хотел это знать, я задал бы вопрос сам!

• Я убил на это проклятое письмо уйму времени, а толку – ноль!

• Как меня бесят письма «к вашему сведению», где тема не названа сразу!

Сопроводительное письмо к документу

Laura,

Предмет обсуждения

I am pleased to attach the new HR final report, “Spark Commitment: IT and Vector Employees.”

Краткое содержание документа

Authored by Lanten and Associates, the report explains how IT can strengthen the link between employee motivation and productivity in every function. Information bonds, for example, are often overlooked in our business culture. Viewing the employee’s intellectual property in emotive as well as rational terms enhances dedication. And dedication to the company leads to results.

Рекомендации для направленного чтения

I would specifically like to draw your attention to the section on Vector E-mail Policy (VEP). As you know, policy discussions are heating up in the next quarter. I will be interested in hearing your thoughts about the report’s findings at the next VEP meeting.

Подтверждение доброй воли

Please let me know what you think when you get a chance.

Regards,

Frances Ventoux

HR Associate

Vector Affiliate Action Group

francesventoux@vector.com

Инструменты

Объясните, почему вложенный документ важен

Написать «please find attached» недостаточно! Иногда ваш коллега с нетерпением ждет вложенный файл и сразу погружается в чтение. Однако в других случаях вам приходится убеждать адресата просмотреть или внимательно изучить вложение.

Заинтересуйте получателя

Человеку нужно понимать, для чего он выполняет ту или иную работу: с какой целью он читает e-mail, зачем открывать вложение и почему оно заслуживает внимания. Дайте адресату понять, что это в его интересах. Объясните, что даст ему чтение документа. Постарайтесь внушить, что это пойдет ему на пользу: «if you read this attachment thoroughly, you’ll look good at the meeting» – «внимательно изучи этот файл, это позволит тебе блеснуть на совещании».

Дайте понять, что ждете отклика

Если вежливо намекнуть получателю, что вы ждете его реакции, он отнесется к полученной информации более ответственно. Если вы назначите точный срок для такого отклика – например, ближайшее совещание, – вашу просьбу воспримут еще серьезнее. Таким образом, вы не просто отправляете документ, но побуждаете адресата изучить его и прокомментировать прочитанное. Тот, кто завален работой, честно скажет, что не успел выполнить вашу просьбу, а копуша либо придумает отговорку, чтобы сохранить лицо, либо найдет время прочесть документ.

Высшее образование не означает, что вы умеете писать письма

Диплом престижного университета не гарантирует умения внятно излагать свои мысли. Иногда люди, не получившие хорошего образования, справляются с этой задачей куда лучше. Не каждому повезло встретить преподавателя, который учит хорошо писать.

Подскажите, какие части документа заслуживают особого внимания

Облегчите задачу адресата: подскажите, на какие фрагменты следует обратить внимание. Тогда ему не придется изучать текст от начала до конца. Давая такие рекомендации в сопроводительном письме, вы показываете, что цените чужое время.

Сетевой этикет

Не забывайте, что прочесть ваше письмо может кто угодно. Цифровая информация долговечна, и дальнейшая судьба отправленного сообщения не в вашей власти. Неизвестно, в чьи руки оно попадет. Его могут переслать тому, кого вы не знаете и с кем никогда не встретитесь. Кто-то может заглянуть в письмо чисто случайно. Мораль: невозможно гарантировать соблюдение конфиденциальности. Если вы считаете, что ваше письмо не предназначено для чужих глаз, подумайте, стоит ли его отправлять.

Выбирайте выражения

Тот, кто владеет словом, хорошо чувствует нюансы. Одно дело – сказать подчиненному «ты неправ (wrong)», другое – «ты ошибаешься (mistaken)». Важно научиться выбирать слова и выражения, которые отвечают поставленной цели.

Тот, кто плохо выражает свои мысли на письме, может нечаянно обидеть адресата, выбрав неверное слово. Причина не в том, что отправитель не видит разницы между «ты неправ» и «ты ошибаешься». Он просто не дает себе труда задуматься об этом.

Умение хорошо писать письма в первую очередь зависит от внимания, которое вы уделяете тексту. Кто-то обдумывает каждое слово, а кто-то старается побыстрее разделаться с этой работой. Результаты говорят сами за себя.

Резюме сетевой конференции

Zara, Norm, Carla,

Предмет обсуждения

The April 18, 2007 conference call on the LITE deal included: one Lumina partner, one Rawls partner, and the Vector team (Langston from Corporate Tax, Duncan from Operations Management and myself).

Декларация

We agreed to the following:

Основные договоренности

Corporate Structure

1. Vector will sell its shares in LITE Consulting directly to Lumina on the day of closing.

2. Audit partners will receive their consideration in cash.

3. Consulting Partners will receive deferred consideration consisting of three yearly installments paid in Lumina shares.

Сопутствующие обстоятельства

Further Observations

1. Because Lumina owns the shares upon closing, the new company can integrate immediately.

2. Although state law prohibits acquisition of the parent company’s shares, in this case, we’re not infringing on restrictions since shares will be used as a payment for the transaction.

Подтверждение доброй воли

We have another phone call scheduled with LITE tomorrow. Let me know if I can supply additional information.

Regards,

Ron Kocik

Mergers and Acquisitions Associate

Vector, Inc.

ronkocik@vector.com

Инструменты

Организуйте материал как можно проще

Никому не хочется разбираться в многоуровневых списках с множеством пунктов и подпунктов. Не усложняйте их вид мешаниной арабских и римских цифр, строчных и прописных букв. На экране монитора это выглядит запутанным и громоздким. Традиционные принципы оформления документов теперь применяются лишь в контрактах, полисах и прочих юридических документах, которые прилагаются к письму в виде отдельных файлов. Но даже здесь подход к нумерации упрощается.

Не усложняйте нумерацию

Нумерация пунктов или тезисов – не украшение. Она помогает организовать информацию. Старайтесь, чтобы цифры делали текст более простым и понятным. Избегайте сложной многоуровневой нумерации, которая отвлекает адресата.

От текста цифры отделяют скобками или точками: «1)», «2)» или «1.», «2.», «3.».

В деловых письмах лучше всего использовать арабские цифры. Римские уместны в более официальных документах. В обычной электронной переписке они выглядят архаизмом.

Порядок превыше всего

Часто самый важный пункт идет первым. В других случаях есть смысл расположить пункты в хронологическом порядке, чтобы отразить последовательность событий. Если вы составляете протокол совещания, логично использовать хронологию. Но если вы подводите итоги обсуждения и хотите выделить главное, лучше расположить материал с учетом значимости.

Уведомление о собрании

Derik, Vaughne, Margie,

Предмет обсуждения

I’m setting up a meeting at 10h00 on Feb. 3, 2007, in the Marketing Management Center to discuss progress on Poetics 5.9. Ranya Perkins from R&D will be joining us, along with Stan Hicks, our new Product Development Analyst.

Тема совещания

We will be reviewing – and evaluating – the performance of the brand against Sillicon Valley/Alley competitors. Toward that end, please be prepared to discuss the Q3 results in terms of our Q4 projections. And Derik, please prepare the revised Vivek 12 adoption graph.

Предполагаемый результат

We’ll use this meeting as preparation for the second analyst hire next month.

Подтверждение доброй воли

Please be in touch with your questions and concerns.

Regards,

Alfred Bonnefoy

Chief Brand Analyst

Vector, Inc.

alfredbonnefoy@vector.com

Инструменты

Не забудьте про логистику!

Казалось бы, что может быть проще, чем объявить о собрании? Тем не менее многие составители подобных писем забывают ответить на элементарные вопросы: кто, где, когда, что и почему. Адресатам приходится запрашивать эту информацию, а отправителю – писать новые письма, чтобы прояснить и дополнить исходное сообщение.

Если вы регулярно упускаете из виду очевидные моменты, значит, вы неорганизованный человек. Вы слишком рассеянны, чтобы сосредоточиться на выполняемой задаче. Или попросту не даете себе труда перечитать и отредактировать готовое письмо.

Подумайте о проблемах участников

Если люди приезжают на собрание издалека, первым делом нужно ответить на вопрос «где». Если участники часто работают за пределами офиса, главное – вопрос «в какой день». Если они обычно находятся на своих рабочих местах, в первую очередь им важно знать «в котором часу».

Поскольку в английском языке принято начинать с главного, подумайте, какие вопросы имеют первостепенное значение для получателей вашего письма.

Как указать время дня

Помните, что в разных компаниях и разных ситуациях время дня указывают по-разному.

• Is it a ten o’clock meeting? (Длинно и старомодно.)

• 10 am? (Не годится, «am» напоминает глагол.)

• Ten? (Нет. Обозначать время словами не принято.)

• 10 a.m.? (Приемлемо.)

• 10? (Возможный вариант, но немного легкомысленный для некоторых компаний или должностей.)

• 10:00 GMT? (Упоминать часовые пояса есть смысл, лишь когда эта информация значима для участников.)

• 10:00? (Годится, если люди не перепутают вечер и утро.)

• 10h00? (Приемлемо, если компания использует 24-часовую шкалу.)

Как указать дату

Здесь тоже важны традиции компании и контекст.

• 3 Feb. 2006? (Да, если вы живете не в США и работаете не в американской компании.)

• February 3, 2006? (Сомнительно. В официальных документах принято сокращать длинные названия месяцев.)

• 2/3/06? (Да, если участники переписки не перепутают день и месяц.)

• Feb. 3? (Неплохо, но в официальной переписке желательно указывать год.)

Проверьте, как принято указывать дату и время в вашей компании

Часто люди мучаются над вопросами, которые давно решены. Загляните в годовой отчет, последнее заявление главы компании или документы в корпоративной сети, и все прояснится. Если босс указывает время по 24-часовой шкале, следуйте его примеру.

Входящие

Участникам собрания нужно знать, что оно принесет пользу. Иначе они будут воспринимать его как очередную повинность, которая не сулит ничего кроме скуки. Чтобы стимулировать работу в команде, дайте людям конкретные поручения по подготовке. В двух словах опишите желаемый результат и, если возможно, помогите понять его связь с перспективой. Так вы укрепите мотивацию и направите усилия людей в нужное русло.

Постарайтесь убедить участников собрания, что их встреча важна и своевременна, – так вы подготовите почву для общего успеха.

Резюме совещания

George,

Предмет обсуждения

Here are the notes from the March 8, 2007 Business Unit meeting at Vector HQ with Roberto, Kathy, Mateo, Mei and Ana.

Вопрос 1

1. Mateo questioned the date when the 35/45 arrangement will expire. Vector needs to clarify. Action: Roberto.

Вопрос 2

2. Mateo also asked whether Vector has any other clients in the same boat. If so, what plans are in place for them? Action: Roberto.

Вопрос 3

3. Lumina needs to confirm plans/progress on the Poetics upgrade at de Bracy. Action: Mei.

Вопрос 4

4. M&G Corp will propose dates for Rony and Anders to visit the Steiner Center. Action: Ana to contact.

Вопрос 5

5. We all agreed that the technical issues associated with migration from BJH suggested a disruption risk to Vector business. The migration timeline could exacerbate the situation. Action: All will investigate minimizing risk.

Regards,

Michael Palter

Business Unit Assistant

Vector, Inc.

michaelpalter@vector.com

Инструменты

Не забудьте про дату

Подводя итоги собрания или сетевой конференции, некоторые пишут «yesterday’s call» или «last week’s meeting». Зачем думать про даты, ведь в e-mail они ставятся автоматически? Неужели этого недостаточно? Представьте себе, нет. Получатель может не обратить внимания на строчку с датой и будет искать ее в письме.

Кроме того, если письмо пересылают другому человеку, распечатывают или копируют текст, дата меняется. Такая путаница нежелательна, если понадобится восстановить последовательность событий. Дата в теле письма застрахует вас от подобных проблем.

Составьте список участников

Мало написать Finance Department. Состав сотрудников со временем меняется, а кто-то мог попросту отсутствовать. Запишите имена всех, кто был на собрании. Если в компании принят более официальный стиль переписки, укажите их должности.

Время может сыграть с вами злую шутку – вам кажется, что вы никогда не забудете главного, но в самый ответственный момент память подводит вас. Воспоминания быстро тускнеют. Не поленитесь зафиксировать имена участников – это поможет вам или кому-то еще не попасть в неловкое положение.

Обозначьте точки действия по каждому вопросу

Список намеченных мер помогает довести дело до конца. В худшем случае он покажет, кто не выполнил поручение.

Обязательно укажите, кто отвечает за принятие мер, и опишите порядок работы. Выделите каждую позицию жирным шрифтом, курсивом или подчеркиванием.

Точки действия как средство мотивации

Если человек видит свое имя рядом с конкретной задачей в электронном письме, которое разослано его коллегам, скорей всего он выполнит порученную работу. Если же поручение дано в устной форме, он всегда может сказать, что попросту не понял задачу.

Список поручений и тех, кто отвечает за их выполнение, выглядит внушительно. Почему? Сам факт того, что информация зафиксирована письменно, придает ей официальный вид. Хотя не каждый письменный протокол имеет силу закона, само существование документа делает его содержание более весомым.

Варианты

Here are my notes…

Please find below the notes…

I hope you’ll take time to review the notes…

Please take time to consider the notes…

Would you take a moment to look over the notes…

The notes from the March 8 Business Unit meeting include…

I wanted to get the March 8 Business Unit notes to you as soon as possible…

Кто такой профессиональный писатель?

Обычно к этой категории относят всех, кто зарабатывает на жизнь созданием текстов: журналистов, авторов романов, сценариев, кулинарных книг, а также составителей всевозможных брошюр и буклетов. Но есть и еще одна разновидность профессиональных писателей – это деловые люди, которые каждый день пишут и читают десятки и сотни электронных писем.

Если профессиональный писатель – это тот, кто пишет по несколько часов в день, на это звание может претендовать масса людей в самых разных сферах бизнеса. Они не могут позволить себе действовать наобум – умение писать электронные письма для них насущная необходимость. Они должны владеть простыми и эффективными стратегиями создания текста.

Подтверждение устных договоренностей

Jo, Don,

Предмет обсуждения

This is to confirm that I have understood our Sept. 8, 2007 conversation.

Факт

Due to uptake problems in the forward quadrants, the rollout schedule for Poetics 5.9 has been revised. Follow-up testing is scheduled at weekly intervals throughout the fall. R&D is working with the Poetics team to resolve manufacturing problems, but there won’t be a hard update until all the data is in.

Мнение

In my opinion, we need to contact C&N about renegotiating outsourcing in the event of further delay.

Подтверждение доброй воли

Let me know if this is right, and I’ll organize a meeting for the week of Sept. 12.

Regards,

Kitty Okamurra

Assistant Director of Manufacturing

Vector, Inc.

kittyokamurra@vector.com