Kitobni o'qish: «Новогодний корпоратив без паники»

Вступление. Тебе поручили корпоратив

Тебе выпал редкий шанс. Странно слышать такое, когда на тебя только что повесили лишнюю работу, но посмотри с другой стороны. Обычную работу видят руководитель и пара коллег. Праздник увидят все сразу. За один вечер весь коллектив запомнит, кто сделал так, что было тепло, весело и никому не было неловко.

Такие вечера меняют отношение к человеку. С тем, кто устроил хороший праздник, начинают советоваться не только про праздники. Руководитель видит, что этому человеку можно поручить дело и не проверять каждый шаг. А это уже разговор о доверии, о новых задачах, а бывает, и о новой должности.

Раз эта книга у тебя, значит, недавно прозвучала фраза вроде «займись корпоративом» или «ты же у нас всё умеешь, организуй Новый год». Может быть, её говорят тебе не первый раз. Может быть, впервые, и от неё слегка холодеет внутри.

Обычно в этот момент в голове крутятся три мысли. Почему опять я. Где взять на это время. И что, если получится скучно, а все будут знать, кто это устроил.

Первые две мысли справедливы, о них тоже поговорим. Третья пугает сильнее всего, поэтому с неё книга и начинается. Корпоративы редко проваливаются из-за того, что организатору не хватило таланта. Их портят одни и те же ошибки: людей заставляют участвовать, про кого-то забывают, подготовку откладывают на последний вечер, а запасного плана нет. Эти ошибки известны заранее, значит, их можно обойти.

Как пользоваться книгой

Читать подряд необязательно.

Если до праздника неделя или меньше, открой главу 2 и ответь на пять вопросов. Получишь код своего плана, например «Кафе-12». В шестой части найдёшь план под этот код: вечер по минутам, что купить, что сказать, во что играть и что делать, если что-то пойдёт не так. Распечатки стоят в своих главах, а ещё раз все вместе собраны в конце книги.

Если время есть, прочитай части с первой по пятую. Они короткие и идут в том порядке, в котором придётся действовать: поручили, подготовка, деньги, вечер, после.

На чём держится вся книга:

Никого не заставляем. Участвует тот, кто хочет, и праздник от этого только выигрывает.

Всё под твой размер. Планы рассчитаны на компании до 6, до 12 и до 20 человек.

Ничего не учим наизусть. Всё, что нужно сказать, написано на карточках, их читают с листа.

Часть 1. Поручили

Глава 1. Первый разговор с руководителем

Типичная история выглядит так. Организатор две недели ищет кафе, собирает идеи, придумывает конкурсы. За три дня до праздника руководитель между делом говорит: «Мы же в этом году скромно, давайте в офисе». Две недели работы уходят в корзину.

Чтобы так не вышло, сначала нужен один разговор. Десять минут с тем, кто поручил праздник. До этого разговора не бронируй, не собирай деньги и не обещай коллегам ничего конкретного.

Что спросить

Фирма оплачивает праздник? Полностью, частично или совсем нет. От ответа зависит всё остальное, поэтому этот вопрос первый.

Какой бюджет? Лучше узнать сумму на человека, а не общую. Так проще сравнивать кафе и считать стол.

Когда? Дата и время. Будний вечер после работы и суббота днём дают два совсем разных праздника.

Кого зовём? Только тех, кто в штате, или ещё удалённых сотрудников, совместителей, подрядчиков, может быть, семьи.

Есть пожелания? Формат, место, что точно не нужно. Иногда руководитель давно хочет выезд за город или, наоборот, просит «только не ресторан, надоело».

Руководитель будет на празднике? Хочет ли он сказать слово, вручить что-то, поблагодарить кого-то отдельно.

Кто может помочь? Один-два помощника снимают половину нагрузки. Хорошо, если их назначит руководитель, тогда помощь не будет выглядеть одолжением.

Все вопросы собраны на карточке ниже. Её можно распечатать и взять с собой или переписать в сообщение.

Распечатка 1. Вопросы руководителю

Если поговорить вживую не получается

Отправь вопросы письменно. Например так:

Добрый день! Начинаю готовить новогодний праздник. Чтобы не тратить время на варианты, которые не подойдут, уточните, пожалуйста:

Фирма оплачивает праздник полностью, частично или нет?

Какой бюджет на человека?

Дата и примерное время?

Кого приглашаем?

Есть пожелания по формату или месту?

Спасибо!

Короткое письмо с цифрами в вопросах получает ответ быстрее, чем «давайте обсудим корпоратив».

Если ответ «сами решите»

Так бывает часто, и это хороший ответ. У тебя появляется свобода, а решения про формат и деньги можно принять вместе с коллегами. Как это сделать без споров, рассказано в главе 7.

Миф: хороший корпоратив обязательно дорогой

Многим кажется, что без ресторана, ведущего и диджея праздник не засчитывается. На деле компании в последние годы празднуют скромнее. По данным отраслевых изданий, спрос на корпоративы заметно упал, а вместо больших банкетов всё чаще устраивают небольшие вечера своими силами и даже возвращаются к капустникам. Ведущий с диджеем для компании в 15 человек часто стоит больше, чем весь остальной праздник.

Люди вспоминают не меню. Один ведущий в интервью сказал об этом просто: «Эмоция запоминается лучше, чем какой-то новогодний салат». Тёплый вечер в офисе с хорошей программой помнят дольше, чем дорогой ужин, на котором все сидели в телефонах.

После этого разговора у тебя на руках главное: деньги, дата, список гостей и пожелания. Можно выбирать план.

Глава 2. Пять вопросов: найди свой план

В шестой части книги девять готовых планов вечера и несколько вставок к ним. Чтобы найти свой, ответь на пять вопросов. Займёт пару минут.

Вопрос 1. Сколько человек придёт?

• до 6 человек →

6

• от 7 до 12 →

12

• от 13 до 20 →

20

Считай тех, кто скорее всего придёт, а не весь список. Если сомневаешься между двумя размерами, бери больший: игры на 12 человек легко провести с девятью, а вот наоборот получается хуже.

Если гостей больше двадцати, бери план на 20 и дели игры по столам: у каждого стола свои карточки.

Вопрос 2. Где?

• в офисе →

Офис

• в кафе или ресторане →

Кафе

• за городом: база отдыха, коттедж, загородный клуб →

Выезд

Если место пока не выбрано, сначала прочитай главу 3.

Твой код готов: место плюс размер. Например, Офис-12 или Выезд-6.

Вопрос 3. Какой бюджет на человека?

Если меньше 1 500 рублей на человека, кроме своего плана открой вставку «Маленький бюджет».

Вопрос 4. Насколько разный возраст?

Если за одним столом окажутся и двадцатилетние, и те, кому за пятьдесят, добавь вставку «Разный возраст». В ней игры, которые понятны всем, и музыка, под которую не скучно никому.

Вопрос 5. Многие не пьют?

Если не пьёт треть компании или больше, добавь вставку «Половина не пьёт».

Ещё две вставки

«Часть людей онлайн» понадобится, если кто-то работает удалённо и подключится по видеосвязи.

«Руководитель есть или нет» поможет понять, как сдвигается программа, когда руководитель приходит на час или не приходит совсем.

Пример. Компания 14 человек, кафе, бюджет 2 000 рублей на человека, возраст от 23 до 58, почти все пьют умеренно. Код: Кафе-20 плюс вставка «Разный возраст».

Схему с вопросами удобно распечатать и показать помощникам: им сразу станет понятно, какой будет вечер.

Распечатка 2. Пять вопросов: твой план

Часть 2. Подготовка

Глава 3. Офис, кафе или выезд

Формат часто выбирают по привычке: «в прошлом году было кафе, значит, опять кафе». Лучше выбирать по трём вещам: деньги, время на подготовку и какие люди в коллективе.

Офис

Чем хорош. Дёшево, никуда не нужно ехать, все знают дорогу. Можно начать сразу после работы и закончить, когда захочется, если позволяет здание. Своя музыка, свои игры, никаких чужих компаний за соседним столом.

Где подвох. Офис остаётся офисом. Если просто поставить на столы еду, получится обычный рабочий день с салатами. Ещё нужно убрать всё после праздника, и эта работа часто достаётся организатору.

Что сделать заранее:

• узнать у управляющей компании или охраны, до какого часа можно находиться в здании и можно ли приносить алкоголь;

• договориться, кто убирает и когда (лучше несколько человек и сразу, а не утром);

• поменять пространство: сдвинуть столы в один общий, выключить верхний свет и включить гирлянды, убрать со столов рабочие бумаги и ноутбуки;

• проверить колонку и плейлист заранее, а не за пять минут до начала.

Небольшой офис с притушенным светом и общим столом меняется до неузнаваемости. Этого хватает, чтобы всем стало ясно, что работа закончилась.

Кафе или ресторан

Чем хорош. Не нужно готовить, накрывать и убирать. Организатор может хоть немного побыть гостем.

Где подвох. В декабре хорошие места бронируют рано, иногда уже в октябре. В сезон корпоративов заведения поднимают цены, а в пятницу и субботу почти везде действует депозит, то есть минимальная сумма заказа на человека. Поэтому о месте лучше побеспокоиться заранее. В общем зале шумно, музыку часто выбирает заведение.

И главное: время в кафе ограничено. Зал бронируют на определённые часы, и это оговаривается заранее. Сразу скажи коллективу, во сколько праздник начинается и во сколько заканчивается, чтобы никто не опаздывал на час и не удивлялся, когда официанты начнут убирать со столов.

Что спросить у кафе:

Есть ли отдельный зал или часть зала, которую можно закрыть?

Какой депозит и что в него входит? Есть ли плата за обслуживание сверху?

Можно ли принести свой торт или напитки, и сколько это стоит?

Можно ли включить свою музыку, есть ли микрофон?

До какого часа можно сидеть?

Какая предоплата и что будет с ней, если придёт меньше людей?

Последний вопрос важный. В декабре кто-то обязательно заболеет, и лучше заранее знать, вернут ли деньги за пустые места.

Будни дешевле. Многие кафе в декабре охотно берут компании во вторник, среду или четверг, депозит в эти дни обычно ниже. Праздник в четверг с выходным после него ничем не хуже пятничного.

Миф: без ресторана не праздник

Ресторан даёт еду и обслуживание, но атмосферу он не гарантирует. В кафе можно просидеть весь вечер за длинным столом, где разговаривают только соседи. А в офисе с одной хорошей игрой знакомятся заново люди, которые три года работают в соседних кабинетах. Место помогает, но праздник делают программа и настроение.

Выезд за город

Чем хорош. Самый запоминающийся формат. Природа, баня, прогулка, игры на улице, вечер у камина. Люди видят друг друга в другой обстановке, и это сближает лучше любого конкурса.

Где подвох. Самый сложный в подготовке. Нужно решить, как все доедут и вернутся, кто остаётся ночевать, кто отвечает за безопасность. Дороже. Зависит от погоды.

Что выяснить:

• как все добираются: заказной автобус, свои машины, такси (и кто за рулём не пьёт);

• остаются ли на ночь и как расселить;

• что входит в стоимость: еда, баня, посуда, уборка, дрова;

• чем заняться, если пойдёт дождь или ударит мороз;

• до какого часа можно шуметь;

• есть ли связь и где ближайшая больница (на всякий случай).

Выезд хорош для тех, кто хочет «не как всегда». Если ты организуешь праздник впервые, а времени мало, офис или кафе проще.

Онлайн и смешанный формат

Когда часть команды работает в другом городе, праздник можно провести по видеосвязи. Чтобы он не превратился в созвон, нужно три вещи: короткое время (час-полтора), одна общая игра или викторина вместо попыток всех разговорить, и ведущий, который следит, чтобы говорили не только самые громкие. Подробнее во вставке «Часть людей онлайн» в шестой части.

Короткое сравнение

Офис

Кафе

Выезд

Стоимость

низкая

средняя или высокая

высокая

Сколько готовиться

1–2 вечера

1–2 вечера + бронь заранее

несколько вечеров

Уборка

ваша

не ваша

обычно не ваша

Свобода в программе

полная

зависит от места

полная

Запоминается

если поменять обстановку

средне

сильнее всего

Глава 4. Кого зовём и как никого не забыть

Самая болезненная ошибка организатора не скучные конкурсы. Самая болезненная ошибка: кого-то не позвали. На женских форумах есть обсуждения на полторы сотни ответов от людей, которые узнали о празднике коллектива последними или не узнали вовсе. Обида от этого живёт месяцами, и достаётся она организатору, даже если никто ничего плохого не хотел.

Составь список по официальному списку

Не по памяти и не по общему чату. Попроси у бухгалтерии или кадровика список сотрудников и пройди по нему. В чате часто нет тех, кто работает удалённо, совмещает, недавно пришёл или сидит в другом офисе.

Отдельно подумай про:

•

новичков

, которые пришли месяц назад и ещё никого толком не знают;

•

удалённых сотрудников

и тех, кто в другом городе;

•

тех, кто в декрете

(их часто рады видеть, а позвать забывают);

•

совместителей и постоянных подрядчиков

, если в коллективе их считают своими;

•

семьи

, если руководитель решил звать с семьями.

Если сомневаешься, звать ли кого-то, спроси руководителя. Это его решение, а не твоё.

Приглашение

Хорошее приглашение отвечает на все вопросы сразу, чтобы потом не отвечать каждому лично:

Друзья, новогодний праздник будет [дата] в [время], [место]. Формат: [ужин и игры / вечер в офисе / выезд с ночёвкой]. [Фирма оплачивает всё / Взнос: … рублей, сдать до …]. Отметьтесь, пожалуйста, до [дата], придёте или нет, и напишите, если что-то не едите. Не получается прийти? Ничего страшного, просто напишите.

Последняя строка важная. Люди, которые не любят корпоративы, есть в любом коллективе. Когда им не нужно придумывать отговорки, всем становится спокойнее, а приходят такие люди потом чаще, чем можно подумать.

Приглашение отправь в общий чат и отдельно, лично, тем, кого в чате нет. А для учёта ответов пригодится таблица.

Распечатка 3. Список гостей

Что узнать заранее

Вместе с ответом «приду / не приду» спроси:

• что человек не ест (вегетарианцы, аллергии, пост);

• пьёт ли он (без вопросов «почему», просто для подсчёта напитков);

• есть ли пожелания по музыке.

Удобнее всего сделать короткий опрос в общем чате. Это заодно напомнит о празднике тем, кто пропустил приглашение.

За неделю до праздника

Сверь список ещё раз. Кто-то мог заболеть, кто-то передумать, а кто-то пропустить сообщение. Одно личное напоминание за два-три дня до праздника снимает почти все «а я не знал».