Kitobni o'qish: «Тайм-менеджмент. Для тех, кто хочет все успеть»

Серия «Энциклопедия быстрых знаний. Для тех, кто хочет все успеть»

В оформлении обложки использована иллюстрация:

LanKogal / Shutterstock / FOTODOM

Используется по лицензии от Shutterstock / FOTODOM

Во внутреннем оформлении использованы фотографии:

Amnaj Khetsamtip, Ana Blazic Pavlovic, Anastasia_Panait, ANDRANIK HAKOBYAN, Andrii

Yalanskyi, Annelize Taljaard, Casper1774 Studio, Cavan-Images, Francesco Cantone,

G-Stock Studio, Ingrid Balabanova, Inside Creative House, JohnKwan, Kurit afshen,

Lazy_Bear, Leigh Prather, Matyas Rehak, Nanci Santos Iglesias, New Africa, OnlyZoia,

PeopleImages.com – Yuri A, Pixel-Shot, Radachynskyi Serhii, Roman Samborskyi,

Sandu Herta, Sergey Nivens, TatyanaMalkova, thodonal88, Viktollio, Volodymyr Vasylkiv,

Wako Megumi, wavebreakmedia, Krakenimages.com / Shutterstock / FOTODOM

Используется по лицензии от Shutterstock / FOTODOM

© ИП Москаленко Н.В., текст и оформление, 2025

© Оформление. ООО «Издательство «Эксмо», 2025

На какие вопросы отвечает эта книга

ЧТО ТАКОЕ ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ И ЗАЧЕМ ОН НУЖЕН?

Тайм-менеджмент – это совокупность техник и правил, позволяющих рационально использовать рабочее и личное время. Его главные цели – повышение продуктивности и борьба с прокрастинацией. См. главу I

КТО И КОГДА ПРИДУМАЛ ЭТУ НАУКУ?

Основоположником тайм-менеджмента принято считать американского инженера Фредерика Тейлора, но попытки обуздать время и заставить его работать на благо человека в свое время уже предпринимали римский философ Луций Анней Сенека, итальянский художник и ученый Леонардо да Винчи и отец-основатель США Бенджамин Франклин. См. главу II

КАКАЯ ТЕХНИКА ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТА ОТНОСИТСЯ К ЧИСЛУ ЛУЧШИХ?

Согласно проведенным исследованиям, одной из лучших техник тайм-менеджмента является матрица Эйзенхауэра. Тем не менее это не означает, что она обязательно подходит каждому. См. главу III

ЧТО ТАКОЕ КАНБАН-ДОСКА?

Канбан-доска – это визуальный инструмент для управления проектами родом из Японии. С помощью такой доски намного проще проследить за этапами выполнения проекта, особенно когда им занимаются сразу несколько человек. См. главу III

ЧТО ТАКОЕ ПРОКРАСТИНАЦИЯ И ЧЕМ ОНА ОПАСНА?

Прокрастинация – это дурная привычка откладывать на завтра то, что можно сделать сегодня. Чрезмерное увлечение прокрастинацией ведет к потере мотивации, тревожности и понижению самооценки, а также к ухудшению отношений с коллегами и начальством. См. главу V

ЧЕМ ЧРЕВАТА МНОГОЗАДАЧНОСТЬ?

Многозадачность увеличивает количество выполненных задач, зато существенно понижает их качество. Исследователями было доказано, что человек не способен хорошо выполнять два дела одновременно. Многозадачность провоцирует потерю концентрации и увеличивает риск ошибок и недочетов. См. главу V

ЧТО ТАКОЕ СИСТЕМА 5S?

Система 5S представляет собой методику организации и рационализации рабочего пространства. Она подразумевает сортировку, соблюдение порядка, содержание рабочего пространства в чистоте, стандартизацию и самосовершенствование. См. главу VI

Предисловие

Среди неизвестного в окружающей нас природе самым неизвестным является время, ибо никто не знает, что такое время и как им управлять.

Аристотель

Рассуждать о времени и его превратностях можно бесконечно – было бы время. А его, если верить опросам, у современного человека с каждым годом становится все меньше и меньше. Вот в чем парадокс: согласно вполне серьезным научным исследованиям, человек с каждым годом работает все меньше, а свободного времени у него при этом больше не становится.

Исследователи предполагают, что виной всему – хлопоты по дому и уходу за детьми, которые в прошлом полностью ложились на плечи домохозяек, а сегодня разделяются практически поровну между работающими супругами, а также стирание границ между работой и досугом благодаря появлению в нашей жизни высокотехнологичных гаджетов вроде смартфонов. Современному человеку больше не удается оставить работу в офисе, возвращаясь вечером домой: благодаря Интернету его офисом стал весь мир.

«Берегите время: это ткань, из которой соткана жизнь»

(Сэмюэл Ричардсон, английский писатель, основатель сентиментальной литературной школы в Европе)

Известно, что среднестатистический человек проводит на работе около трети своей жизни. Это примерно 90 000 часов, к которым нередко добавляются сверхурочные и время, потраченное на то, чтобы добраться до офиса утром, а вечером вернуться домой. У тех, кто работает удаленно, свободного времени ненамного больше, ведь размытие границ между домом и офисом рано или поздно приводит к тому, что каждая минута, проведенная не за компьютером, расценивается как уклонение от работы.

У каждого свои причины для освоения тайм-менеджмента. Кто-то интересуется им, желая стать продуктивнее и добиться больших успехов на работе, а кто-то сражается за право уделять больше времени родным или творческим занятиям, которые ему по душе. Все мы мечтаем о волшебной палочке, с помощью которой можно было бы в мгновение ока решить все свои проблемы, стать успешнее, богаче, спокойнее и счастливее.

По статистике

Согласно исследованию, проведенному британским бизнес-тренингом Acuity Training в 2022 году, лишь один человек из пяти пользуется методикой тайм-менеджмента

Тайм-менеджмент – намного лучше письма из Хогвартса. Искусство управления временем – самое настоящее волшебство, с помощью которого можно в корне изменить свою жизнь, стать по-настоящему успешнее, богаче, спокойнее и счастливее. А еще его можно практиковать где и когда угодно, не привлекая к себе излишнее внимание маглов. Именно благодаря ему вы сможете решить, кем вы хотите стать для времени: хозяином или рабом.

Глава I
Что такое тайм-менеджмент и зачем он нужен?

Кто умеет хорошо использовать время, будет господином всего, что пожелает.

Леон Баттиста Альберти

Соперничество со временем – неблагодарное дело, заведомо обреченное на провал. Человеку не под силу ускорить или остановить его, запастись им впрок или повернуть его вспять – он может лишь научиться грамотно им распоряжаться. Таков закон каменных джунглей: если вам не удастся подчинить себе свое расписание, оно без особого труда подчинит себе вас.

Выход из этой непростой ситуации все же есть. Если время нельзя перехитрить, с ним следует подружиться.

Что такое тайм-менеджмент?

«Время – золото, но никакого золота тебе не хватит, чтобы купить время»

(Китайская пословица)

Время, по мнению древнегреческого философа Теофраста, – «самое драгоценное из всех средств», но именно его мы тратим наиболее беспечно и необдуманно. В сутках каждого человека одинаковое количество времени – 24 часа, 1440 минут, 86 400 секунд, но каждый распоряжается бесценной монетой по-своему. Кому-то удается совмещать учебу с работой, а вдобавок вести насыщенную общественную жизнь, а кто-то жалуется, что ему некогда вынести мусор и разогреть в микроволновой печи обед.

Время редко представляется нам в образе друга. Нам с детства повторяют, что его мало и что оно вечно работает против нас, и с возрастом это убеждение все сильнее закрепляется в нашем сознании. Принципы и техники, представленные специалистами по тайм-менеджменту, в основном нацелены на то, чтобы изменить к нему свое отношение, превратив из молчаливого врага в понимающего соратника.

Ваше время – это ваш капитал. Бенджамин Франклин первый отметил это в опубликованном им в 1748 году эссе «Советы молодому торговцу». Но, в отличие от денежного капитала, которого можно внезапно лишиться и порой с той же легкостью восстановить, потраченное время никогда не удастся вернуть или преумножить. Его можно лишь правильно вложить, чтобы впоследствии получить с него приятные дивиденды – свободное время на досуг, путешествия и общение с семьей.

Теофраст (около 370 г. до н. э. – между 288 г. до н. э. и 285 г. до н. э.)

Считается, что около 82 процентов людей не пользуются никакой техникой тайм-менеджмента, ограничиваясь базовым списком дел или ориентируясь на содержимое своего электронного почтового ящика. Увы, методика под названием «будем решать задачи по мере их поступления» далеко не всегда эффективна, а зачастую даже губительна для бизнеса. Современный человек просто не может позволить себе не использовать тайм-менеджмент.

Тайм-менеджмент – это совокупность техник и правил, позволяющих грамотно использовать свое время в офисе и за его пределами, чтобы личная жизнь не мешала профессиональной, и наоборот. Он учит правильно ставить перед собой цели и предоставляет комплекс инструментов для их достижения. Благодаря техникам управления временем можно перестать тратить его на пустяки и получать наибольшую отдачу за каждое вложенное в дело усилие, повысить свою продуктивность, улучшить концентрацию и самодисциплину, а также побороть прокрастинацию.

Следование принципам тайм-менеджмента влечет за собой не только внешние, но и внутренние изменения. Изменив отношение ко времени и улучшив успеваемость, вы попутно простимулируете самооценку и наконец почувствуете, что имеете контроль над своей жизнью.

Кто может пользоваться тайм-менеджментом?

«Потерянного времени никогда не воротишь»

(Бенджамин Франклин, американский политический деятель, дипломат, изобретатель, ученый, философ)

Абсолютно все без исключения! Тайм-менеджмент не является прерогативой глав корпораций и офисных сотрудников, он будет одинаково полезен и фрилансерам на удаленке, и руководителям малого и среднего бизнеса, и школьникам, и пенсионерам. Деловые люди могут применять его принципы, чтобы вывести свой бизнес на новый уровень, студенты – чтобы оптимизировать учебное время и более эффективно готовиться к экзаменам, а многодетные домохозяйки – чтобы не позволить круговороту домашних дел поглотить всю свою жизненную энергию и выкроить немного свободного времени для себя.

Тайм-менеджмент – больше чем искусство ценить время

Кто угодно может воспользоваться его схемами, чтобы научиться все успевать и достичь равновесия между профессиональной и личной жизнью. Главное – выбрать самый подходящий для себя метод и честно выполнять все, что от вас требуется.

Бенджамину Франклину принадлежит знаменитый афоризм «Время – деньги»

Управлять своим временем не так сложно, как может показаться

«Кто время выиграл – все выиграл в итоге» (Мольер, «Тартюф, или Обманщик»)

Глава II
История возникновения и эволюция технологии управления временем

Время – это монета вашей жизни. Это единственная монета, которая у вас есть, и только вы можете решить, как она будет потрачена.

Карл Сэндберг

Первые пособия по тайм-менеджменту начали появляться в печати лишь в середине XX века, но попытки приручить время предпринимались человеком задолго до этого. Наши предки издавна стремились понять и обуздать эту божественную материю, усердно разрабатывая новые способы ее измерения.

История возникновения и эволюция науки управления временем в XX веке

Изначально хранителями времени были древние египтяне. Именно они за несколько тысяч лет до нашей эры изобрели первые солнечные и водяные часы. В VIII веке от Рождества Христова к этим агрегатам присоединились изобретенные французским монахом песочные часы (хотя есть упоминания, что на Востоке они использовались задолго до нашей эры), а в конце XIII века в Данстейблском монастыре в Бедфордшире появились первые механические часы.

Слоновые часы в рукописи аль-Джазари (1206 г. н. э.) из Книги знаний гениальных механических устройств

В начале XIX века были изобретены первые наручные часы, ближе к его концу были разработаны первые высокоточные механизмы, а в 1967 году и вовсе был создан первый эталон единицы времени. Примерно тогда же стал пользоваться популярностью и тайм-менеджмент – приноровившись точно измерять бег времени, люди вздумали научиться им управлять.

Среди сторонников науки управления временем не утихают жаркие споры касательно точной даты ее возникновения. Некоторые считают, что первым настоящим пособием по тайм-менеджменту была опубликованная в 1973 году книга Алана Лакейна «How to Get Control of Your Time and Your Life» («Как взять под контроль ваше время и жизнь»), а другие напоминают, что такие издания, как учебник Джеймса Маккея «The Management of Time» («Управление временем»), существовали уже в 1959 году, и даже раньше.

«Самый мудрый человек тот, которого больше всего раздражает потеря времени»

(Данте Алигьери)

Возможно, Алан Лакейн и не изобрел тайм-менеджмент, но именно он по-настоящему популяризировал его среди всех слоев населения, сделав его доступным и понятным для простых обывателей. В его книге, разошедшейся по миру трехмиллионным тиражом, были представлены конкретные техники и советы по управлению временем. Лакейн утверждал, что время – это жизнь, и бессмысленная растрата времени приравнивается к бессмысленной растрате самой жизни.

Однако, если копнуть глубже, можно найти зачатки тайм-менеджмента и в первой половине XX века. Хотя интерес к управлению временем как таковому был всегда, в массы эта наука пошла лишь с началом промышленной революции, когда производительность и максимизация эффективности каждого звена фабричной цепочки встали во главе списка приоритетов руководителей компаний. Время стоило денег, и каждая минута, потраченная на производство, должна была окупаться сполна, зачастую в ущерб хорошему самочувствию рабочего.

Лилиан Моллер Гилбрет (1878–1972)

Многие считают родоначальником современного тайм-менеджмента американского инженера Фредерика Тейлора. Научный подход к управлению, представленный в изданной им в 1911 году монографии «Принципы научного менеджмента», предназначался не рабочим, а управляющим предприятий, но уже тогда отражал стремление к повышению производительности труда посредством внедрения оптимальных методов работы, а также специальному обучению и поощрению рабочих. Именно тогда появился еще один важный аспект тайм-менеджмента – дробление рабочего процесса на небольшие задачи с целью исключения лишних телодвижений.

Его современники и основоположники науки о движениях Фрэнк и Лилиан Гилбрет ратовали за рационализацию труда путем его научной организации. Свои разработки супруги Гилбрет успешно применяли не только на работе, но и дома: в опубликованной в 1948 году полуавтобиографической книге «Оптом дешевле» четко проглядываются многие из тех техник оптимизации, над которыми трудились Фрэнк и Лилиан и которые они впоследствии успешно внедряли в семейную жизнь для воспитания своих двенадцати детей.

Тайм-менеджмент помогает расставлять приоритеты, избегать перегрузок и более эффективно управлять рабочими процессами, что в свою очередь снижает уровень стресса

Чуть позже свой вклад в науку тайм-менеджмента внес и американский экономист Питер Друкер, чья философия была пронизана темами продуктивности и эффективности. Бизнес-гуру лучше кого-либо понимал важность управления временем для достижения своих целей. Он посвятил этому целую главу в опубликованной им в 1966 году книге «Эффективный руководитель». В ней теоретик менеджмента писал, что «время – дефицитный ресурс, и если им не уметь управлять, то все остальное также останется неуправляемым».

В основе метода Друкера лежат отслеживание и анализ того, как используется время, минимизирование его пустой траты на то, что не способствует достижению поставленных перед собой целей, и использование тайм-блокинга. Подход Друкера отличается от остальных своей комплексностью: он призывает к более масштабному мышлению, к переосмыслению своих целей и своей роли в компании, а также к постоянному личностному росту.

К середине XX столетия тайм-менеджмент стал чем-то вроде модного явления: на полках книжных магазинов то и дело появлялись книги, повествующие о том, как сэкономить время благодаря более быстрому выполнению повседневных дел. Расписав свою жизнь по секундам и выполняя все предписания с точностью метронома, можно было сэкономить аж два года жизни! А потом, иронизируют противники подобных оптимизаций, потратить эти два года на то, чтобы наконец отдышаться после бешеного ритма, предписанного этими учебниками…

«Одно лишь время следует беречь»

(Луций Анней Сенека)

С годами пособия по тайм-менеджменту стали более разумными, а сфера его применения существенно расширилась. Техники, которые на протяжении многих десятилетий практиковались лишь в офисах, стали использоваться фрилансерами, главные заповеди тайм-менеджмента перекочевали из профессиональной жизни в жизнь личную, а гонка за продуктивность разбавилась такими понятиями, как целостность и управление стрессом. Сегодня тайм-менеджмент помогает не только повысить свою производительность на работе, но и самореализоваться за ее пределами, улучшив не только свои показатели по эффективности, но и качество своей жизни в целом.

Со временем меняется и сам тайм-менеджмент. Оно и понятно: то, что казалось нашим отцам и дедам авралом, современному офисному работнику представляется неторопливым денечком. С каждым годом нагрузок становится все больше и больше, а битва за свое место под солнцем – все жестче и жестче. И все же, несмотря на то что старинные учебники по тайм-менеджменту были куда проще и прямолинейнее, советы и техники, представленные в них, все так же эффективны. Ведь поединок со временем, в конце концов, всегда сводится к поединку с самим собой.

Пионеры тайм-менеджмента, опередившие свое время

Тайм-менеджмент существовал задолго до того, как появился обозначающий его термин. Его принципы можно найти в философских рассуждениях Сенеки, железной дисциплине Леонардо да Винчи и строгом расписании Бенджамина Франклина. Они, возможно сами того не подозревая, были первыми адептами искусства управления временем для достижения своих идеалов.

Заповеди Сенеки – законы, неподвластные времени

Римского философа-стоика, поэта и государственного деятеля Луция Аннея Сенеку можно без преувеличения назвать одним из главных пионеров тайм-менеджмента. Автор эссе «О скоротечности жизни» еще на заре нашей эры озвучил череду принципов, которым сегодня все еще следуют приверженцы тайм-менеджмента, а его философские рассуждения о времени проливают свет на важность этого таинственного явления и то, как мы порой безответственно обходимся с ним.

Deep work (дип ворк, англ. «углубленная работа») – это состояние высокой умственной концентрации без отвлечения внимания

Великий римлянин считал, что времени мало лишь потому, что мы зачастую тратим его впустую, и утверждал, что его на самом деле предостаточно для того, чтобы прожить интересную и осмысленную жизнь, было бы такое желание. Философ удивлялся тому, насколько ревностно люди защищают свою личную собственность и как охотно растрачивают самый драгоценный из подаренных им ресурсов. Он предполагал, что подобное отношение к времени объясняется тем, что человек часто забывает о том, что смертен.

Самым большим препятствием в жизни Сенека считал ожидание и советовал ничего не откладывать на потом. Философ не приветствовал далекие планы на будущее, считая, что человек, планирующий каждый свой день, будто он последний, не станет ни бояться, ни страстно желать завтрашнего дня. Он сожалел о присущем человеку материализме и порождаемой им чрезмерной амбиции, советовал жить настоящим и время от времени размышлять о прошлом, чтобы не повторять старых ошибок.

Леонардо да Винчи, или Жизнь по законам тайм-менеджмента

Итальянский художник и ученый, сам того не подозревая, претворял в жизнь многие из законов современного тайм-менеджмента, хоть и делал это экстремально. Распорядок дня да Винчи включал в себя холодный душ, позитивные аффирмации, занятие спортом и ведение дневника. Известно, что у него было несколько десятков тетрадей, посвященных разнообразным интересам, и ненасытная жажда знаний, которую он всячески пестовал и поощрял.

Леонардо да Винчи (1452–1519)

Гениальный изобретатель придерживался строгой низкоуглеводной диеты, а также применял технику deep work и приемы тайм-блокинга, разбивая сутки на равномерные временные блоки. Спал мэтр при этом всего два часа в сутки, по двадцать минут каждые четыре часа. Подобный распорядок дня выдержит далеко не каждый, но сегодня принято считать, что именно благодаря ему да Винчи удалось столько всего совершить.

Тринадцать добродетелей Бенджамина Франклина

Известно, что отец-основатель США Бенджамин Франклин тщательно планировал каждый свой день и славился своей безукоризненной рабочей этикой. Чтобы все успевать, Франклин придерживался жесткой дисциплины: он вставал и ложился спать в фиксированное время, отводил работе ровно восемь часов в сутки и не экономил на сне, а помимо всего этого еще находил время для досуга.

Герой американской стодолларовой купюры, очевидно, что-то да делал правильно: за те 84 года, что он провел на земле, плодовитый Франклин сумел пройти путь от пятнадцатого ребенка скромного английского мыловара до отца-основателя великой нации, написал невообразимое количество научных статей и изобрел немало полезных вещей, среди которых молниеотвод, одометр и бифокальные очки.

ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ ОТ ФРАНКЛИНА

Считается, что Франклин изобрел носящую его имя «пирамиду» – комплексную систему планирования, позволяющую структурировать свои жизненные ценности, грамотно ставить перед собой цели и с легкостью их достигать, но на самом деле это не так

Франклин поделился своим расписанием в мемуарах – «Автобиография Бенджамина Франклина». Из них можно узнать, что политик вставал в 5 часов утра, освежался, молился, завтракал и планировал свой день; работал с 8 до 12 часов; читал и обедал с 12 до 14 часов; работал с 14 до 17 часов; ужинал, слушал музыку, беседовал, наводил порядок и подводил итоги прошедшего дня с 18 до 22 часов; ложился спать в 22 часа.

С тех пор прошло уже почти три столетия, но современные тренеры по тайм-менеджменту считают систему Франклина настолько удачной и простой в обращении, что до сих пор рекомендуют ее своим ученикам, а любопытствующие могут скачать из Интернета шаблон распорядка дня «по-франклиновски», чтобы испробовать его на практике.

Некоторые жалуются, что система соавтора американской Конституции не предусматривает времени для спорта, отношений и светских развлечений, не говоря уже о времени на то, чтобы добраться до места работы и вернуться домой, но работающим из дома одиночкам она, скорее всего, придется по душе.

Бенджамин Франклин (1706–1790)

Ему также принадлежит авторство системы, благодаря которой его иногда величают основателем не тайм-, а лайф-менеджмента. Составив список из тринадцати важнейших, по его мнению, добродетелей, Франклин уделял совершенствованию каждой из них по неделе. Среди них воздержанность, молчаливость, организованность, решительность, бережливость, трудолюбие, искренность, справедливость, сдержанность, чистоплотность, спокойствие, целомудрие и смирение.

«Время есть собственность, которой мы беднее всего»

(Франц Кафка)

Люди издревле стремились измерить время. Солнечные часы в Эсфахане

Тайм-менеджмент = самодисциплина

Благодаря тайм-менеджменту можно выиграть время на то, что по-настоящему важно

Глава III
Основные методы

Время длится достаточно долго для каждого, кто будет его использовать.

Леонардо да Винчи

Техник управления временем великое множество – старомодных и высокотехнологических, трендовых и хорошо забытых, разработанных в результате долгих исследований или придуманных «на коленке» не успевавшими справляться с делами гениями-самоучками. Все эти техники работают по-разному, все имеют свои плюсы и минусы, и далеко не каждая из них одинаково эффективна для каждого конкретного человека.

Принцип Парето, или Правило 80/20

«Ничем не может человек распорядиться в большей степени, чем временем»

(Людвиг Фейербах, немецкий философ-материалист)

В этой главе представлены наиболее популярные и результативные методики тайм-менеджмента, разработанные за последние сто пятьдесят лет. Их эффективность была проверена сотнями тысяч пользователей, и можно с уверенностью сказать, что каждый обязательно найдет среди них ту, которая идеально подойдет именно ему.

Знаменитая пословица «что посеешь, то и пожнешь» неприменима к сфере тайм-менеджмента. По крайней мере, именно так утверждает закон Парето. Разработанный в конце XIX века итальянским экономистом Вильфредом Парето и популяризированный спустя несколько десятилетий американским ученым Джозефом Джураном закон гласит, что 20 процентов от всех приложенных усилий дают примерно 80 процентов от получаемого результата. Парето пришел к этому выводу, заметив, что 80 процентов всех земель Италии находятся в руках 20 процентов ее населения. Позже, наблюдая за распределением урожая в своем огороде, Парето обнаружил, что этот закон распространяется на многие другие сферы жизни.

Вильфредо Федерико Дамасо Парето (1848–1923)

Этот принцип можно сформулировать иначе, сказав, что 20 процентов вашей клиентской базы генерируют 80 процентов вашего дохода. Не все выполненные в течение дня задачи имеют равноценный эффект, и далеко не все приложенные усилия окупаются в соотношении 1:1. Представьте, что у вас есть два заказчика, один из которых делает большие заказы и не требует правок, а второй – платит меньше и требует огромных временных затрат. Какому из них, по вашему мнению, следует уделить больше внимания и усердия?

Принцип Парето помогает понять, что стоит вашего времени, а что – нет. Чтобы повысить свою эффективность и уровень своего дохода, следует как можно точнее выявить, какие именно задачи входят в упомянутые выше 20 процентов, чтобы направить все внимание и всю энергию на них. Отбросив ненужные задачи, которые не приносят прибыль или удовлетворение, вы не только увеличите свою производительность, но и избавитесь от вороха ненужных, но времязатратных дел. Определите почасовую стоимость выполнения каждой задачи, и вы сразу же увидите, какие задачи сто́ят потраченных вами энергии и времени, а какие – нет.

Еще один наглядный пример принципа Парето: население промышленно развитых стран составляет 20 % мирового населения, но потребляет 80 % мировых ресурсов

Определить, что входит в сокровенные 20 процентов, не так-то просто. Для того чтобы разложить все по полочкам, потребуется внимательно изучить отчеты о прибыли и сопоставить их с количеством потраченного времени. Возможно, вам придется составить таблицу по учету времени и старательно записывать в нее все, что вы делаете в течение дня, но конечный результат проделанной работы окупится сторицей в долгосрочной перспективе.

Ликвидировав маловажные или малоприбыльные задачи и построив свой рабочий график таким образом, чтобы выполнение самых критичных и высокорезультативных выпадало на самое продуктивное для вас время дня, вы оптимизируете свои усилия и перестанете тратить свою жизнь на пустяки. Если у вас есть работники, распределите маловажные задачи среди них или поднимите на следующей планерке вопрос об устранении таких задач. Используйте тайм-блокинг и тайм-боксинг для того, чтобы освободиться от помех и убедиться в том, что вы уделяете самым важным для вас задачам максимум внимания.

Используя этот метод, следует быть предельно осторожным: увлекшись этой простой с виду техникой, можно незаметно для себя угодить в ловушку чрезмерного упрощения и слишком поверхностно отнестись к сложным бизнес-решениям, требующим более углубленного анализа.

Метод Помодоро

Метод Помодоро был разработан в конце восьмидесятых годов прошлого столетия итальянским доктором наук Франческо Чирилло. Его применение на практике требует осознанности и самонаблюдения, обещая взамен повысить рабочую мотивацию и продуктивность, а также снизить стресс и умственную усталость. Создатель метода утверждает, что он помогает сфокусировать внимание на выполняемой задаче, упрощает работу в команде и даже позитивно влияет на умственные способности.

ПО ЧАСАМ – НАДЕЖНЕЕ

Эксперты советуют совмещать принцип Парето с тайм-блокингом, или планированием задач по часам, чтобы еще больше повысить продуктивность

Суть методики заключается в чередовании периодов сфокусированной работы и отдыха. Будучи студентом и готовясь к сдаче экзамена по социологии, Чирилло вдруг осознал, что не способен сосредоточиться на учебнике более чем на несколько секунд. Тогда Франческо решил бросить себе вызов: установив кухонный таймер-помидор на две минуты, он постарался сконцентрировать все свое внимание на учебе, отгоняя от себя посторонние мысли, и сумел продержаться. Вдохновленный этой небольшой победой над временем, студент начал постепенно увеличивать отведенное на свой челлендж время и вскоре пришел к выводу, что оптимальный отрезок времени составляет 25 минут – не меньше, но и не больше.

В основе метода лежит самый обыкновенный кухонный таймер-помидор. Его суть состоит в том, чтобы разбить рабочий день на компактные «помидоры» – 25-минутные временные отрезки, во время которых следует фокусировать все свое внимание на выполнении намеченной задачи, не отвлекаясь ни на что другое. За каждые 25 минут работы положены 5 минут отдыха: проработав без остановки 25 минут, следует по сигналу таймера сделать небольшую пятиминутную паузу, а затем снова установить таймер на 25 минут. После четырех «помидоров» полагается пауза подлиннее – от четверти часа до получаса.

Среди звездных почитателей метода Помодоро можно упомянуть голливудских актеров Тома Хэнкса и Криса Прэтта, а также соосновательницу и бывшего главного редактора The Huffington Post Арианну Хаффингтон

С момента его создания метод Помодоро стал настолько популярным, что некоторые изобретательные программисты разработали простые в использовании приложения, позволяющие применить его на практике с наибольшей пользой. Все они так или иначе сводятся к использованию таймера для структурирования рабочего дня, а некоторые наделены разными «фишечками», благодаря которым можно заранее разбить весь свой рабочий день на нужное количество «помидоров» и следовать напоминаниям приложения.

У метода есть и слабые стороны. Не всем подходит предложенный Чирилло ритм, а некоторые жалуются, что назидательное тиканье таймера в прямом и переносном смысле действует им на нервы. Другие указывают на периодичную контрпродуктивность метода, ссылаясь на необходимость прерываться на отдых, когда работа хорошо идет. Если вам нравится принцип, но не подходит заданный ритм, попробуйте методы 90/30 и 52/17. По своей сути они практически ничем не отличаются от метода Помодоро: в первом случае требуется сосредоточенно работать на протяжении 90 минут, а затем отдыхать на протяжении получаса, а во втором – прилежно трудиться 52 минуты, а затем отходить от дел на 17 минут.

С чисто научной точки зрения самым эффективным можно назвать метод 90/30: согласно проведенным исследованиям, человеческий мозг может сосредоточенно трудиться над одной задачей на протяжении полутора часов, а предложенных для отдыха 30 минут вполне достаточно, чтобы полностью перезарядиться и со свежей головой вернуться к работе.

Правило трех

«За много дел не берись, а в одном отличись»

(Русская народная пословица)

Правило, изложенное Джей Ди Мейером в книге «Agile для себя. Система личных достижений в работе и жизни», настолько понятное и простое, что язык даже не поворачивается называть его полноценной методикой тайм-менеджмента. Оно предназначается тем, кому неохота морочить себе голову хитроумными системами и хочется как можно быстрее заняться делом, но нет ясности в том, с чего начать.

Применить это правило на практике проще простого: возьмите листок бумаги или откройте новый файл в текстовом редакторе и составьте список из трех вещей, которые вы должны сделать сегодня, трех целей, которых вы хотите добиться на этой неделе, и трех вещей, которые вы хотите сделать в этом году. Вот и все, план готов! Суть «правила трех» заключается в том, чтобы каждое утро ставить перед собой три самые важные задачи дня и неукоснительно их выполнять, уделяя им все свое внимание. Так вы научитесь правильно расставлять приоритеты и использовать силу воли, чтобы не отвлекаться ни на что другое, ведь в вашем плане всего три важных задания, которые обязательно должны быть выполнены к концу дня.

Вариантов метода Помодоро великое множество: существует даже версия под названием 112/26, предписывающая чередовать 112-минутные сегменты работы с 26-минутными сегментами отдыха

Намечая ТОП‑3 задач на день, прикиньте, сколько времени у вас на это уйдет, а в конце дня сравните свою предварительную оценку с реально потраченным на задачи временем. Спросите себя, могли бы вы выполнить их быстрее, и проведите в уме анализ дня, чтобы выявить «пожирателей времени» и прочие факторы, которые помешали вам справиться с намеченными делами быстрее. Проделывая эту работу изо дня в день, вы постепенно научитесь грамотно расставлять приоритеты, контролировать временные затраты и правильно оценивать объем работы.

Матрица Эйзенхауэра

«Хорошее употребление времени делает время еще более драгоценным»

(Жан-Жак Руссо)

Техника названа в честь 34-го президента США Дуайта Эйзенхауэра, которого небезосновательно называют самым продуктивным президентом за всю историю страны. Политический деятель ежедневно сталкивался с необходимостью принятия важных решений и со временем стал экспертом в искусстве не делать ничего лишнего. Эйзенхауэр руководил США с 1953 по 1961 год, стал первым верховным главнокомандующим объединенными вооруженными силами НАТО в Европе в 1950 году и дважды был избран человеком года по версии журнала Time.

Сегодня создателем этого метода принято считать именно Эйзенхауэра, но на самом деле это не так: матрица, популяризированная и, скорее всего, разработанная американским консультантом по организационному управлению Стивеном Кови, всего лишь основывается на знаменитом изречении президента: «У меня есть два типа проблем: срочные и важные. Срочные не важны, а важные – всегда несрочные». Да и сам Эйзенхауэр как-то признался, что эта цитата была придумана не им, а президентом Северо-Западного университета Джеймсом Роско Миллером.

Кови изложил принцип матрицы в своем бестселлере «Семь навыков высокоэффективных людей», в котором советовал читателям быть проактивными, четко представлять себе конечную цель еще до начала работы, постоянно самосовершенствоваться и стремиться к творческому взаимовыгодному взаимодействию. Матрица Эйзенхауэра перекликается с изложенным чуть выше принципом Парето. Ее суть заключается в том, чтобы уделять максимум времени и внимания важным и срочным задачам, делегируя или вовсе ликвидируя те, что не попадают ни в ту, ни в другую категорию, которые принимают здесь форму четырех цветных квадратов.

БУДЬТЕ ОСТОРОЖНЫ!

Находясь в гуще событий, легко поддаться соблазну поместить в первый квадрат задачи, которым там не место: на первых порах вам может казаться, что все возникающие перед вами проблемы требуют вашего незамедлительного вмешательства, а это лишает методику смысла. Также существует риск пойти против правил и с головой уйти в решение срочных, но не особо важных задач

Метод призывает сортировать задачи в зависимости от их важности и срочности: в первый «квадрат» определяются срочные и важные дела, во второй – несрочные, но важные, в третий – срочные, но не особо важные, а в четвертый – несрочные и неважные. Задачи, попавшие в первую категорию, следует выполнить незамедлительно; те, что во второй, – запланировать на потом; те, что в третьей, – делегировать; а те, что в четвертой, – вовсе игнорировать. В четвертую категорию входят такие «пожиратели времени», как затянувшиеся перекуры или телефонные разговоры, не относящиеся к текущему проекту. Они не являются ни срочными, ни важными, зато мешают вам заниматься теми задачами, которые были отсортированы в другие категории и требуют вашего внимания.

Матрица может быть в бумажном или цифровом варианте: кому-то удобно пользоваться специальными приложениями, позволяющими присуждать добавленным задачам уровни срочности и важности, а другим важно, чтобы квадраты были аккуратно нарисованы в блокноте с использованием разных цветов и шрифтов. Тут каждый решает для себя. Главное, чтобы вам было наиболее комфортно работать с этим инструментом.

Согласно некоторым исследованиям, матрица Эйзенхауэра – один из лучших ныне доступных методов тайм-менеджмента. Люди, применяющие эту технику на практике, утверждают, что она помогает им держать рабочее время под контролем на протяжении всей рабочей недели или большей ее части.

Выбрав эту технику, следует учесть несколько важных моментов:

• Столкнувшись с новой задачей, сразу же определите ее в одну из четырех категорий матрицы. Отсортировав ее, вы освободите «оперативную память» для более важных дел.

• Старайтесь не вписывать в ту или иную категорию более восьми задач. Если на горизонте вырисовалась девятая, освободите в категории место, прежде чем вписывать ее туда.

• Используйте одну и ту же матрицу для работы и личной жизни. Так у вас не будет возможности пренебрегать той или другой, ссылаясь на сверхзанятость.

• Планируйте свой день с самого утра и не позволяйте другим решать за вас, что для вас срочно и важно. Суть методики заключается в том, что вы сами решаете, что лучше и выгоднее для вас и вашего бизнеса.