Kitobni o'qish: «1С:ERP. Учёт затрат и расчёт себестоимости»

Name: 1С:ERP. Учёт затрат и расчёт себестоимости
Author: Юрий Ткаченко

Shrift:

Вступление

Эта книга — о том, как в 1С:ERP устроен учёт затрат, расчёт себестоимости и формирование финансового результата. Книга не заменяет официальную документацию. Она дополняет её: документация описывает объекты программы, книга объясняет связи между ними и логику их применения.

Книга состоит из трёх частей. Первая — теоретическая. Главы 1–3 дают понятийный аппарат. Без этого слоя книга превратилась бы в набор инструкций, которые невозможно осмыслить.

Вторая часть — практическая. Главы 4–6 разбирают сквозной пример: от начальных настроек и заполнения справочников до выполнения хозяйственных операций закупки материалов, производства, реализации продукции, сложного распределения затрат, закрытия периода и проверки результата. Каждый шаг объясняется: что делаем, зачем и как проверить.

Третья часть — инструкция по работе с ИИ-помощником и промпт для него. Эта книга создавалась не только для человека. Она одновременно является базой знаний для ИИ-помощника: языковой модели, в которую загружен текст книги и заданы правила работы с ним. ИИ-помощник может:

помочь найти нужные настройки и разобраться с действиями в интерфейсе вашей версии программы;

задать уточняющий вопрос, если данных недостаточно;

помочь проверить результат и найти причину расхождения;

объяснить связь между механизмами, описанными в разных главах.

Но ИИ — не автопилот. Он работает вместе с книгой и вместе с человеком. Если вы понимаете, что и зачем делаете, — он поможет двигаться быстрее. Если не понимаете — он не спасёт. Поэтому – учите теорию. Ведь решение принимаете вы.

В книге нет скриншотов интерфейса и нет пошаговых инструкций по кнопкам. Это сознательное решение, и у него три причины.

Первая. Интерфейс 1С:ERP меняется от релиза к релизу: поля переезжают, кнопки переименовываются, закладки добавляются и исчезают. Книга, завязанная на интерфейс, быстро устаревает. Книга, завязанная на сущности и правила, живёт годами.

Вторая. Пошаговая инструкция отвечает на вопрос «куда нажать», но не отвечает на вопрос «зачем». А без понимания «зачем» пользователь не сможет ни настроить программу под своё предприятие, ни проверить результат, ни найти ошибку.

Третья. У книги есть ИИ-помощник. Он берёт на себя то, что книга сознательно не описывает: навигацию по интерфейсу конкретной версии. Книга показывает, что и зачем нужно настроить. ИИ помогает сделать это «по кнопкам».

Глава 1. Регламентированный и управленческий учет в 1С:

ERP

Что такое регламентированный учет и зачем он нужен

◆Регламентированный учёт — это система ведения бухгалтерского и налогового учёта в соответствии с требованиями законодательства РФ, включая РСБУ, Налоговый кодекс и прочие нормативные акты. Этот учёт обеспечивает:

выполнение обязанностей перед государством,

формирование обязательной отчётности (баланс, декларации, отчёты по НДФЛ, НДС и др.),

расчёт налогов и страховых взносов.

◆Бухгалтерский учёт — это упорядоченная система сбора, регистрации и обобщения информации о финансово-хозяйственной деятельности организации, её имуществе, обязательствах и движении средств. Основан на принципе двойной записи.

◆Двойная запись — метод ведения учёта, при котором каждая хозяйственная операция отражается одновременно по дебету одного счёта и кредиту другого счёта на одинаковую сумму.

◆Налоговый учёт — это система сбора, обобщения и систематизации информации о доходах, расходах и хозяйственных операциях организации или индивидуального предпринимателя, которая нужна для правильного расчёта налоговой базы и суммы налогов, подлежащих уплате в бюджет.

Фактически налоговый учет черпает данные из бухгалтерского учета и дорабатывает их по требованиям государства в части налогообложения. Бухгалтерский учет — ведущий, налоговый ведомый. В 1С:ERP их даже объединили в единую подсистему (раздел программы) Регламентированный учет. Это порождает широко распространенную иллюзию, что бухгалтерский учет служит исключительно для подсчета налогов.

На самом же деле бухгалтерский учет нужен для того, чтобы представить все многообразие хозяйственной деятельности предприятия на едином экономическом языке. И этот язык нужен не только государству. Он нужен также владельцам бизнеса (акционерам), инвесторам, банкам-кредиторам и другим пользователям финансовой информации.

Если вы захотите получить в банке кредит для предприятия или группы предприятий — вас попросят показать бухгалтерскую отчетность за несколько кварталов: балансы и отчеты о финансовых результатах (он же отчет о прибылях и убытках, он же форма №2). Зачем? Оценить с помощью системы коэффициентов финансовое состояние предприятия (холдинга).

В регламентированной государством отчетности не все подробности, интересные банку? Не беда, вас попросят предъявить управленческий бухгалтерский баланс. То есть тот же баланс, но уже с подробностями, которые интересуют банк. Но баланс этот должен быть сделан по тем же лекалам, что и регламентированный, на основе того же принципа двойной записи.

Так что вот еще одна причина ведения бухучета на предприятиях по одним и тем же регулируемым государством правилам. Благодаря этому потенциальные банки-кредиторы и инвесторы могут сравнить отчетность разных организаций и выбрать объекты для вложения денег.

А для 1С:ERP требование государства вести регламентированный учет означает необходимость отражать все хозяйственные операции в бухгалтерском учете. В результате бухгалтерские проводки позволяют проследить экономические последствия всех операций, отраженных множеством различных документов программы: движение денег, взаиморасчетов, запасов, внеоборотных активов, затрат и капитала, формирование доходов, расходов и финансового результата.

Бухгалтерские счета или регистры?

Те, кто «в теме», должны меня оборвать на этом месте вопросом: «Позвольте, а как же регистры?» Да, в 1С информация о хозяйственных операциях хранится не только в бухгалтерском учёте, но и в многочисленных специализированных регистрах.

◆Регистры 1С — это структуры хранения данных, в которых фиксируются движения, остатки, состояния объектов и другая информация, необходимая для работы программы. Они обеспечивают значительно более подробный учёт хозяйственной деятельности, чем бухгалтерские проводки.

Возникает естественный вопрос: если в регистрах содержится столько информации, зачем нам бухгалтерские счета? Сравним эти два инструмента:

Критерий

Бухгалтерские счета

Регистры 1С

Количество

Десятки счетов, не считая субсчетов

Сотни регистров различных видов

Систематизация

Единый нормативный План счетов бухгалтерского учёта

Перечни регистров содержатся в конфигурациях, но единого общедоступного документа, аналогичного Плану счетов, нет

Доступность описания

План счетов и инструкции к нему находятся в открытом доступе; изменения официально публикуются

Описания отдельных регистров доступны, но полного общедоступного справочника всех регистров и их взаимосвязей нет

Стандартизация

Регулируются законодательством и нормативными документами

Определяются разработчиками программы

Специалисты

Множество бухгалтеров, аудиторов и финансистов знают План счетов и умеют с ним работать

Глубокое знание системы регистров требует специализации на конкретной конфигурации; круг таких специалистов значительно уже

Независимая проверка

Единые правила бухгалтерского учёта и профессиональная методология аудита, отработанная десятилетиями

Есть специализированные средства контроля, но нет единой общепринятой методологии независимого аудита всей системы регистров

Главное достоинство

Понятность, стандартизация и проверяемость

Более глубокая детализация учёта

Таб 1.1

Итак, бухгалтерские счета выигрывают у специализированных регистров 1С в стандартизации, понятности и доступности для независимой проверки, но уступают им в детализации хозяйственных операций. И сразу возникают два естественных вопроса:

За счет чего достигается выигрыш бухгалтерских счетов?

Как бы нам совместить достоинства обеих групп регистров? Ведь, бухгалтерские счета – это тоже регистры.

Начнем с ответа на первый вопрос.

Двойная запись

Одной из важнейших основ понятности и проверяемости бухгалтерского учёта является принцип двойной записи.

Напомню, что двойная запись — это метод ведения учёта, при котором каждая хозяйственная операция отражается одновременно по дебету одного счёта и кредиту другого счёта на одинаковую сумму.

Для примера, нам пришло 100 000 рублей от покупателя, за товар, который мы должны ему поставить. В бухучете появится бухгалтерская проводка:

Д51 (Расчетные счета) К62 (Расчеты с покупателями и заказчиками) 100 000. И расшифровки, что это такое (что за счет в банке, какой клиент, назначение платежа).

◆Бухгалтерская проводка — это стандартизованная запись, отражающая хозяйственную операцию одновременно по дебету одного счета и кредиту другого счета в одинаковой сумме. Проводка показывает, какие объекты бухгалтерского учета изменились в результате операции и как эти изменения связаны между собой.

Чем еще хороши проводки? Они образуют непрерывную цепочку, которая тянется от момента создания предприятия и отражает все существенные события его хозяйственной жизни, которые можно выразить в денежной форме. Каждая новая операция не существует сама по себе: она изменяет состояние счетов, сформированное всеми предыдущими операциями.

Эту цепочку нельзя произвольно оборвать или существенно исказить незаметно. Значительная часть данных бухгалтерского учета связана с независимыми внешними источниками.

Остаток денег на расчетном счете можно сопоставить с банковской выпиской, задолженность перед покупателями и поставщиками — со сверками с контрагентами, наличие имущества — с результатами инвентаризации. Существенные расхождения потребуют объяснения.

Ограничения бухучета и возможности управленческого учета

Но если бухучет, двойная запись, бухгалтерские счета и проводки так хороши, зачем нам ERP-системы? Для управления предприятием бухучет недостаточно детализирован. Бухгалтерская проводка — своего рода квант бухгалтерского учета. Она уже содержит необходимую бухгалтерскую аналитику, но для управления предприятием этой аналитики зачастую недостаточно.

Управленческий учет и 1С:ERP позволяет увидеть хозяйственную операцию значительно подробнее.

◆Управленческий учёт — это система сбора, классификации, анализа и интерпретации данных для принятия решений внутри компании. Ведётся по внутренним правилам предприятия, а не по законодательству.

Показываю фрагмент примера, который мы будем подробно разбирать в следующих главах книги. Бухгалтерские проводки отражают производство Продукции А и Продукции Б соответственно 300 шт. и 200 шт. по себестоимости 1158000 руб. и 692000 руб. Еще в проводках указан склад, куда отправилась готовая продукция и документы, зафиксировавшие факт выпуска.

Дата

Документ

Дт

Кт

Аналитика Дт

Количество, шт.

Сумма, руб.

28.07.2025 12:00:00

Производство без заказа № ПР00-000001

Продукция А, _Склад

300

1 158 000,00

28.07.2025 12:00:01

Производство без заказа № ПР00-000002

Продукция Б, _Склад

200

692 000,00

Таб. 1.2

Но вот откуда взялись суммы 1158000 руб. и 692000 руб.? Детализацию этих сумм в бухгалтерские проводки втиснуть нельзя. Нужно сделать эти расчеты где-то в отдельной программе. Например, в 1С:ERP. Вот из нее можно получить детальную информацию о себестоимости единицы готовой продукции. Например, такую, как в нашем примере:

Себестимость Продукции А, количество 300 шт.

Статья калькуляции / затрата

Ед.

Количество затрат

Стоимость затрат, руб.

На ед., руб.

Доля, %

Итого

—

1 158 000

3 860

100,00

Материалы основные

—

600 000

2 000

51,81

Материал Б

шт.

600

360 000

1 200

31,09

Материал А

шт.

1 200

240 000

800

20,73

Зарплата

—

540 000

1 800

46,63

Работы по расценке 600 руб./ч

900

540 000

1 800

46,63

Общепроизводственные расходы

—

18 000

1,55

Коммунальные услуги

—

18 000

1,55

Таб. 1.3

Себестоимость Продукции Б, количество 200 шт.

Статья калькуляции / затрата

Ед.

Количество затрат

Стоимость затрат, руб.

На ед., руб.

Доля, %

Итого

—

692 000

3 460

100,00

Материалы основные

—

560 000

2 800

80,92

Материал В

шт.

600

480 000

2 400

69,36

Материал А

шт.

400

80 000

400

11,56

Зарплата

—

120 000

600

17,34

Работы по расценке 600 руб./ч

200

120 000

600

17,34

Общепроизводственные расходы

—

12 000

1,73

Коммунальные услуги

—

12 000

1,73

Таб. 1.4

Великолепно? Но насколько можно доверять всей этой детализации? Как ее можно проверить? Попробуем проверить ее так, как это мог бы сделать аудитор.

Аудитор проверяет отчетность

Итак, у нас вполне жизненная ситуация. Бухгалтерия предприятия Производство подготовила финансовую отчетность: Бухгалтерский баланс и Отчет о финансовых результатах. Акционеры — владельцы бизнеса — хотят получить независимое подтверждение того, что этой отчетности можно доверять. Для этого они приглашают аудитора с заданием: разобраться и доложить.

С чего начнет аудитор? Разумеется, с самой финансовой отчетности. Причем для него важно, чтобы она была составлена не по правилам, которые предприятие придумало само, а по заранее установленным стандартам. В нашем случае — по российским стандартам бухгалтерского учета (РСБУ).

Почему это важно? Потому что нельзя проверить, правильно или неправильно составлена отчетность, если сначала не определить, что считать правильным. Как судья может судить спортивный матч, если правила заранее не известны (причем и ему и игрокам обоих команд)? Так и у аудитора должны быть правила игры, которые известны и ему, и предприятию, и внешним пользователям этой информации (акционерам, инвесторам, банкам-кредиторам).

Управленческую отчетность (не бухгалтерскую, а внутреннюю предприятия) аудитор тоже может изучать и использовать при проверке. Но здесь возникает другая проблема. Формы и правила управленческого учета устанавливает само предприятие. На одном предприятии себестоимость продукции может быть представлена одним способом, на другом — другим; показатели могут иметь разную детализацию и даже разный экономический смысл.

Поэтому для нашей проверки особенно важно установить связь между финансовой отчетностью, составленной по известным правилам, и данными бухгалтерского и управленческого учета, из которых она в конечном итоге получена.

Попробуем пройти этот путь вместе с аудитором при его изучении Отчета о финансовых результатах. Суммы в примере небольшие и круглые, поэтому отследить весь процесс будет достаточно легко. При этом сама логика проверки принципиально не отличается от той, которую аудитор использует в реальной работе.

Регламентированный Отчет о финансовых результатах выглядит, как на Рис 1.1. Но, для лучшего восприятия информации искусственным интеллектом и для уменьшения объема файла электронной книги, и дальше в ней будут использоваться не скриншоты отчетов, а таблицы с теми же данными, как в Таб. 1.5.

Рис 1.1

Отчет о финансовых результатах (табличная форма с теми же данными):

Показатель

Код строки

Сумма, тыс. руб.

Выручка

2110

2 000

Себестоимость продаж

2120

1 504

Валовая прибыль

2100

496

Управленческие расходы

2220

Прибыль от продаж

2200

436

Налог на прибыль

2410

Чистая прибыль

2400

349

Таб. 1.5

Изучив Отчет о финансовых результатах (ОФР), аудитор сопоставит его с Оборотно-сальдовой ведомостью (ОСВ) — бухгалтерской ведомостью, где сосредоточены начальные, конечные остатки и дебетовые и кредитовые обороты по всем задействованным счетам бухгалтерского учета. В этой ведомости в сжатой форме собраны результаты всех хозяйственных операций, отраженных в бухгалтерском учете предприятия за период.

Оборотно-сальдовая ведомость за июль 2025 г.

Организация: Производство. Данные бухгалтерского учёта. Валюта: RUB.

Счёт

Сальдо нач.

Дт

Сальдо нач.

Кт

Оборот

Дт

Оборот

Кт

Сальдо кон.

Дт

Сальдо кон.

Кт

40 000

08.05

40 000

3 200 000

1 220 000

1 980 000

10.01

3 200 000

1 220 000

1 980 000

676 000

19.03

640 000

19.04

36 000

1 940 000

30 000

1 850 000

1 504 000

346 000

4 056 000

60.01

4 056 000

2 400 000

62.01

2 400 000

487 200

68.02

400 000

68.04

87 200

68.04.1

87 200

660 000

2 460 000

90.01

2 400 000

90.01.1

2 400 000

90.02

1 504 000

90.02.1

1 504 000

90.03

400 000

90.08

60 000

90.08.1

60 000

90.09

496 000

60 000

436 000

120 000

10 000

110 000

97.21

120 000

10 000

110 000

147 200

496 000

348 800

99.01

147 200

496 000

348 800

99.01.1

147 200

496 000

348 800

Итого

12 863 200

5 552 000

Таб. 1.6

Кстати, как вы думаете, можно ли представить движения сотен специализированных регистров 1С:ERP за период в одном компактном и понятном человеку отчете, аналогичном ОСВ? Вот и я думаю, что нет.

В нашем простом примере получаем следующие соответствия (числа совпадают с поправкой на округление в ОФР до тыс. руб.):

Кредитовый оборот счета 90.01 (Выручка) – дебетовый оборот счета 90.03 (НДС) = 2 000 000. Это совпадает со строкой 2110 (Выручка) из ОФР. Там число 2000 (Выручка в ОФР отражается в тыс. руб. и без НДС).

Дебетовый оборот счета 90.02 (Себестоимость продаж) в ОСВ совпадает со строкой 2120 в ОФР.

Дебетовый оборот счета 90.08 (Управленческие расходы) в ОСВ совпадает со строкой 2220 в ОФР.

Кредитовый оборот счета 68.04 (Налог на прибыль) в ОСВ совпадает со строкой 2410 в ОФР.

Разница между кредитовым и дебетовым оборотом по счету 99 в ОСВ совпадает со строкой 2400 в ОФР.

Дальше аудитор, например, заглянет в карточку счета 90.01 (Выручка) и в сжатой форме увидит реализации продукции за период.

Карточка счёта 90.01 «Выручка» за июль 2025 г. Организация: Производство. Данные бухгалтерского учёта (БУ), RUB.

Дата / документ

Дт

Кт

Продукция

Кредит, руб.

Сальдо Кт, руб.

28.07.2025. Реализация товаров и услуг № ПР00-000003

62.01

90.01.1

Продукция А

1 800 000

28.07.2025. Реализация товаров и услуг № ПР00-000003

62.01

90.01.1

Продукция Б

600 000

2 400 000

Итого

2 400 000

Таб 1.7

Теперь аудитор может перейти от проводок к документам реализации, проверить содержащиеся в них суммы, покупателей и номенклатуру, а при необходимости получить внешнее подтверждение операции у контрагента.

В общем, никаких особых сложностей в описанных мной действиях нет. Нет сложностей по сравнению со второй половиной задачи, стоящей перед аудитором: определения себестоимости продаж. Эта часть задачи (в отличие от первой) практически наверняка потребует изучения, помимо бухгалтерских отчетов, еще и управленческих.

Вот, в нашем примере, в карточке счета 43 (Готовая продукция) мы видим себестоимость выпущенной продукции Продукция А и Продукция Б (1158000 руб. и 692000 руб.). Я уже задавал этот архиважный для аудиторской проверки вопрос: откуда взялись эти числа? Бухгалтерский учет нам дальше не помощник. Но в дело вступает управленческий учет.

Карточка счёта 43.01 «Готовая продукция» за июль 2025 г. Организация: Производство. Данные бухгалтерского учёта (БУ), RUB.

Операция

Дт

Кт

Продукция

Дебет, руб.

Кредит, руб.

Кол-во, шт.

Сальдо Дт, руб.

Выпуск № ПР00-000001

1 158 000

—

+300

1 158 000

Выпуск № ПР00-000002

692 000

—

+200

1 850 000

Реализация № ПР00-000003

90.02.1

—

1 158 000

−300

692 000

Реализация № ПР00-000003

90.02.1

—

346 000

−100

346 000

Итого

1 850 000

1 504 000

Приход 500 / Расход 400

346 000

Таб 1.8

Тут аудитор должен поднять, по идее, документы производства (например, спецификации на продукцию) и документы расчетов себестоимости этой продукции. Да, это долго и трудоемко. Поэтому аудиторские проверки обычно выборочные: все документы проверить невозможно.

Но если управленческий и бухгалтерский учет объединены в одной программе, как в 1С:ERP, задача аудитора серьезно упрощается и он сможет проверить гораздо больший объем документов, анализируя подсистемы управленческого учета программы.

Вот так выглядит в нашем примере управленческий отчет Себестоимость выпущенной продукции. В нем — те же самые числа, что и в карточке счета 43 (выделено зеленым цветом). Но с детальной расшифровкой:

Себестоимость Продукции А, количество 300 шт.

Статья калькуляции / затрата

Ед.

Количество затрат

Стоимость затрат, руб.

На ед., руб.

Доля, %

Итого

—

1 158 000

3 860

100,00

Материалы основные

—

600 000

2 000

51,81

Материал Б

шт.

600

360 000

1 200

31,09

Материал А

шт.

1 200

240 000

800

20,73

Зарплата

—

540 000

1 800

46,63

Работы по расценке 600 руб./ч

900

540 000

1 800

46,63

Общепроизводственные расходы

—

18 000

1,55

Коммунальные услуги

—

18 000

1,55

Таб. 1.9

Себестоимость Продукции Б, количество 200 шт.

Статья калькуляции / затрата

Ед.

Количество затрат

Стоимость затрат, руб.

На ед., руб.

Доля, %

Итого

—

692 000

3 460

100,00

Материалы основные

—

560 000

2 800

80,92

Материал В

шт.

600

480 000

2 400

69,36

Материал А

шт.

400

80 000

400

11,56

Зарплата

—

120 000

600

17,34

Работы по расценке 600 руб./ч

200

120 000

600

17,34

Общепроизводственные расходы

—

12 000

1,73

Коммунальные услуги

—

12 000

1,73

Таб. 1.10

Я уже приводил этот отчет в Таб. 1.3 и 1.4, но повторюсь, чтобы не возвращаться к прошлым страницам.

Теперь отчет Себестоимость выпущенной продукции может дать направление дальнейшей проверки: аудитор может пойти по спецификациям на продукцию и по правилам распределения общепроизводственных расходов. Чтобы узнать, почему именно столько расходов распределено на конкретную продукцию и по какой цене для нее закупались материалы у поставщиков.

Например, вот так в программе выглядят спецификации на Продукцию А и Б.

Спецификация на Продукцию А

Наименование / этап

Количество

Ед. изм.

Продукция А

шт

Новый этап 1

Материалы и услуги (2)

Материал А

шт

Материал Б