Kitobni o'qish: «Ассистент руководителя. Лайфхаки профессии. Книга-тренинг»
© ООО Издательство «Питер», 2021
© Анна Сосновая, 2020
Все права защищены. Никакая часть данной книги не может быть воспроизведена в какой бы то ни было форме без письменного разрешения владельцев авторских прав.
Вместо предисловия
Сейчас модно говорить о востребованных профессиях. Ведь искусственный интеллект наступает на пятки и угрожает десяткам специальностей. Вы бы видели, с каким ужасом люди, сидевшие в зале «Олимпийского» на одном из форумов, смотрели на робота Софию. Ее привезли в качестве спикера, и она виртуозно отвечала на вопросы, блистая юмором и многочисленными навыками.
Поэтому вполне логично, что все хотят знать, какая профессия не подвержена риску вымирания из-за пришествия роботов и замены ими ряда трудовых функций. Одна из таких профессий – ассистент руководителя.
Это модный, современный и востребованный вид деятельности, когда вы являетесь правой рукой шефа, вам делегируют часть задач и вы работаете с ним в тандеме. От вашей эффективности, вовлеченности и мотивированности зависит эффективность и руководителя, и бизнеса в целом. Ассистент – мультифункциональный сотрудник, способный работать в режиме многозадачности.
Коня на скаку он не остановит (хотя, думаю, тоже может), но одновременно организует командировку шефа, встречает партнера, выбирает подрядчиков, составляет протоколы совещаний и еще много чего делает.
Профессия интересна тем, что позволяет выбрать любой формат работы и карьерную траекторию. Со стартовой должности секретаря-администратора можно попасть в любую корпорацию или компанию мечты, а дальше развиваться. Вы можете работать и удаленно, из любой точки мира, самостоятельно выстраивая собственный график и распределяя загрузку. Поэтому профессия удаленного ассистента приобретает все большую популярность.
Знаете, что обидно? Что данной профессии посвящено мало литературы. Сложно найти хотя бы пять-шесть книг, где давались бы полезные советы и лайфхаки, правила, принципы и кейсы, которые стоит перенять.
Это одна из причин, почему я захотела написать книгу. Очень надеюсь, что она займет достойное место на книжных полках и будет оценена ассистентами. А я в свою очередь постараюсь сделать ее полезной, практичной и такой, чтобы у вас возникало желание взять и применить на практике написанное. Без долгих прелюдий давайте начинать, но сначала познакомимся. Итак. Кто я, голос, который будет вести читателя от страницы к странице, и почему именно я взяла на себя смелость написать книгу для ассистентов?
Об авторе
Меня зовут Анна Сосновая. Я без малого десять лет работаю в административной сфере. Окончила Финансовый университет при Правительстве РФ, один из ведущих вузов страны, факультет стратегического менеджмента. Получила профильное образование по направлению «Документоведение и документационное обеспечение управления (ДОУ), делопроизводство» в Отраслевом центре повышения квалификации по архивному делу и документационному обеспечению управления (ОЦПК) ВНИИДАД.
Свою профессиональную карьеру я начала в Министерстве промышленности и торговли РФ, так как по специальности – госслужащий. Это орган исполнительной власти федерального уровня.
Будучи натурой романтичной, на 3–4-м курсе я очень хотела быть госслужащей и вносить лепту в развитие страны. Поэтому Минпромторг со своей помпезностью и строгим дресс-кодом стал отличной возможностью проявить себя. И я проявляла. Полностью изменив систему хранения документов в отделе, оформляя и сдавая документы на хранение в архив. А потом поняла, что хочу в коммерческую структуру, с большей открытостью и свободой.
Мой карьерный путь продолжился в «Лаборатории Касперского». Я горжусь тем, что компания с такой важной миссией есть в моем послужном списке.
Я дважды училась за рубежом – в университетах Лиссабона (Португалия) и Любляны (Словения) на бизнес-программах по направлениям «Стратегический менеджмент» и «Деловой этикет и кросскультурные коммуникации». До сих пор считаю эту учебу одним из лучших решений по инвестированию в себя. Опыт учебы на английском языке, взаимодействие с людьми со всего мира, умение понимать и принимать другой менталитет много для меня значат и сильно помогают в работе.
Еще я успешно закончила Международную сертификационную программу по направлению «Менеджмент знаний» (англ. knowledge management) и являюсь международным экспертом по этой теме, активно используя данную технологию при создании своих обучающих программ для помощников руководителя и ассистентов.
Самое интересное началось, когда мне предложили стать удаленным ассистентом руководителя экспата, который большую часть времени жил в Гонконге. На моих плечах лежала координация работы офиса в Москве и управление удаленными командами.
Работа была связана с частыми командировками в головной офис. В тот период я ощутила всю прелесть ответственности и многозадачности: организовывала переговоры и совещания с высокопоставленными гостями, полностью меняла подход шефа к планированию времени, подбирала и внедряла CRM-системы, выбирала подрядчиков, проводила тендеры и пр.
При бурном росте компании на меня возложили большое количество бизнес-задач, приходилось обучать новых секретарей, помощников руководителей и членов команды. Кроме того, я отвечала за обучение всего административного персонала и тех, кто работал с клиентами. Также в мои обязанности входило описание бизнес-процессов и внедрение цифровых технологий – CRM и СЭД (систем электронного документооборота).
А еще я фактически руководила колл-центром, прописывала и внедряла скрипты, стандарты деловой переписки.
Сегодня я совмещаю работу бизнес-ассистента (основную часть работы выполняю удаленно) и преподавателя:
• от лица преподавателя лицензированного учебного центра «ПРОФИ-КАРЬЕРА» и собственной школы помощников руководителя и ассистентов (assistant-school.ru) обучаю административный персонал множества известных компаний. Среди них «Газпром», платежная система «Мир», Fix Price, «Электролюкс», «Северсталь», КамАЗ, АО «Башкирская содовая компания», «Лукойл», ТЕХНОНИКОЛЬ и др.;
• веду корпоративное обучение, разрабатываю стандарты деловой переписки и телефонного общения, внедряю поведенческие стандарты для персонала первой линии: как себя вести, что говорить и не говорить и т. п. Среди целевых групп – помощники руководителей, администраторы, секретари ресепшен и др.;
• преподаю в Корпоративном университете «Газпром», Школе референтов Университета «Синергия», академии «Мое дело», лицензированном центре ПРОФИ-КАРЬЕРА;
• постоянно выступаю на профильных форумах и конференциях для помощников первых лиц. И что больше всего греет душу – стабильно вхожу в топ-5 лучших спикеров по оценкам анкет обратной связи;
• являюсь постоянным автором и экспертом рубрик в журналах «Секретарь-референт», «Справочник секретаря и офис-менеджера», «Кадровое дело». Сотрудничаю с изданиями более пяти лет и за это время написала более 20 статей. Все они проходят в редакции тщательную проверку на практичность и применимость. Мои темы, как правило, «на подумать»: говорю о построении бизнес-процессов, менеджменте знаний, профстандарте помощника руководителя, управлении проектами в работе ассистента, а также о современных тенденциях и трансформации данной профессии;
• постоянно веду авторские вебинары по актуальным для помощников и ассистентов темам;
• веду свой авторский блог в «Инстаграме». Тот факт, что мои посты сохраняют, говорит об их практичности и полезности для подписчиков.
Почему еще я имею право рассуждать о профессии ассистента в этой книге? В 2019 году я получила ежегодную премию для персональных ассистентов PA-AWARDS 2019 в номинации «Наставник года для административного персонала». Уважаемое жюри ознакомилось с моими достижениями и решило, что я достойна стать победителем. И знаете, я согласна:) Благодарственные письма от «Газпрома», платежной системы «Мир», «Электролюкса» говорят о том, что я действительно умею доносить знания, быть наставником и мотивировать.
Я постоянно учусь педагогике, так как преподаю. Основала собственную бизнес-школу помощников руководителя assistant-school.ru, в которой прошли обучение более 3000 ассистентов из России и стран СНГ. Все мои студенты отмечают высокий уровень профессионализма, доступную подачу информации и прикладные материалы, получаемые в школе. С ее программами можно ознакомиться в конце данной книги. Ассистенты приходят в бизнес-школу сами, также их направляют компании. Преподавать я приглашаю только экспертов-практиков в области делопроизводства, делового этикета, HR, персонального брендинга и т. п.
А еще все студенты моей бизнес-школы получают престижные документы государственного образца – удостоверение о повышении квалификации, диплом о профессиональной переподготовке. Эти документы ценятся на рынке труда, а выдавать их могут только учебные центры, имеющие лицензию Департамента образования.
Давайте на протяжении этой книги я буду вашим наставником? Нас ждет увлекательное путешествие в профессию ассистента. Мы погрузимся в детали, разберем показательные примеры других, пошутим, пофилософствуем и получим заряд мотивации. Жду вас на следующей странице, если вы готовы.
Как получить максимум от этой книги
Наше путешествие в профессию ассистента начинается. И прежде чем перевернуть страницу, прочитайте мои пять советов на тему «Как получить от книги максимум».
1. Думайте, где это может вам пригодиться.
Это одна из моих самых любимых фраз. Для ассистента важно думать наперед, уметь быстро приспосабливаться к изменениям и переваривать информацию. Если кажется, будто что-то из этой книги неприменимо, не спешите с выводами. Подумайте, как это адаптировать к своим реалиям, собственному руководителю и специфике компании.
Скорее всего, эту книгу будут читать ассистенты руководителей в компаниях разных сфер и отраслей. А вероятно, и ассистенты предпринимателей, блогеров, медийных личностей.
Ваша задача – адаптировать написанное и встроить в работу.
2. Спрашивайте себя – «зачем?»
Это один из главных вопросов. Гораздо более важный, чем «что?», «кто?» и «каким образом?». Ваши действия по внедрению чего-либо, пусть даже нового календаря для шефа, должны быть мотивированы. Ответ на вопрос «зачем?» поможет в этом.
Для чего вы что-то делаете?
Например:
• для сокращения расходов на типографию я выбираю нового поставщика;
• для повышения эффективности работы босса я изучаю возможности его планировщика времени;
• для улучшения имиджа компании я разрабатываю требования к внешнему виду администраторов и т. д.
Просто так ничего не бывает. Даже эту книгу вы должны читать с конкретной целью.
3. Три дня на внедрение.
Очень важное правило. Узнали что-то новое, подумали «ага, это мне нужно» – и внедряйте. Иначе в круговороте жизни и огромного количества разных задач просто забудете об этом.
Поэтому запомните: три дня на внедрение. Возьмите ежедневник, поставьте себе дедлайн и сделайте. Не откладывайте на потом то, что можете сделать в ближайшее время.
Присутствие данной книги в ваших руках неограниченное количество времени очень расслабляет: вы знаете – она никуда не денется. Но представьте, что кто-то может быть эффективнее лишь потому, что принял во внимание и внедрил все написанное сразу, а не через какое-то время.
4. Конспектируйте.
Наш мозг не способен удерживать всю информацию. А если бы и мог, это стало бы большим стрессом для организма. Поэтому не пытайтесь запомнить все.
Читая бизнес-литературу, я всегда делаю конспект – убираю лишнее: только примеры, кейсы, цитаты. В итоге остается выжимка с самыми важными мыслями.
Делать это можно по-разному. Наиболее удобный для меня формат – заметки в телефоне и интеллект-карты. О последних мы поговорим далее, это очень полезная вещь.
Наше путешествие в профессию начинается. Не забудьте записывать важные мысли и свои размышления, а также подчеркивать главное. И обязательно думайте!
Глава 1
О профессии помощника и ассистента
Кто он, ассистент руководителя
Этот раздел в первую очередь будет полезен тем, кто хочет стать ассистентом или помощником руководителя. Однако и опытный специалист наверняка узнает из него что-то новое о своей работе.
В России профессия «ассистент» лишь набирает обороты. Само слово – англицизм (с англ. «ассистировать/помогать»), относительно недавно пополнивший отечественный лексикон. Проще называть ассистента по-русски – помощником, и совсем привычно – помощником руководителя или секретарем.
Я часто делаю доклады на конференциях для ассистентов и помощников первых лиц компаний. Помню, как во время первого выступления ко мне обратился организатор и попросил не использовать слово «секретарь», потому что аудитория обижается.
Конечно, «ассистент» звучит благороднее. Я согласна.
Кто же он, ассистент или помощник?
Правая рука и доверенное лицо шефа.
Тот, кто принимает звонки, составляет график руководителя, организует командировки и бизнес-поездки, а также совещания, договаривается о встречах с партнерами/клиентами.
Человек, который налаживает бизнес-процессы и взаимодействует с другими подразделениями.
Тот, кто фиксирует ход совещания, а потом контролирует исполнение поручений, данных руководителем.
Сотрудник, охраняющий «святая святых» – кабинет руководителя – от нежелательных звонков и гостей.
Подводя итог – это тот, кто обеспечивает руководителю КОМФОРТ. Или, если хотите, гарантирует ему спокойствие.
Помощник должен сделать рабочий процесс максимально комфортным для шефа.
А знаете, в чем трудность? В том, что перечень должностных обязанностей такого сотрудника у каждой организации свой: где-то ассистенту требуется умение открывать представительства в других городах, а где-то – знание основ маркетинга.
Рассмотрим три вида современных ассистентов. Итак, какими они бывают?
Сразу оговорюсь, что поскольку понятие «ассистент» у нас только приживается, не все руководители имеют представление, чем один вид отличается от другого.
1. Персональный ассистент (англ. PA).
Это тот, в чьи обязанности, кроме решения административных вопросов (прием посетителей, звонков и т. п.), входит выполнение большого пула личных поручений, касающихся обычной жизни шефа и его семьи. Отсюда и название «персональный».
Обязанности личного помощника (персонального ассистента) могут включать в себя:
• контроль за работой домашнего персонала (нянь, преподавателей), а также их подбор;
• организацию отдыха шефа и его семьи: от выбора страны и организации досуга до выстраивания логистики;
• компетентность и осведомленность в сфере luxury-обслуживания, брендов и марок (отели, рестораны, бутики);
• организацию медицинского обслуживания: своевременное прохождение профилактических обследований (чекапы), запись к специалистам и пр.;
• обеспечение спортивных хобби руководителя: выбор спортивных залов, персональных тренеров, гольф-клубов и т. п.;
• сопровождение по аналогичным задачам родственников, друзей и партнеров шефа;
• осуществление покупок и интернет-заказов от лица руководителя (от поиска до доставки).
Перечисленные задачи связаны с частной жизнью шефа, могут касаться его хобби и увлечений. Главная трудность – такие поручения не спрогнозировать: вы не можете знать заранее, что именно поручит шеф.
Примеры личных поручений:
• записать руководителя в салон красоты на стрижку и укладку;
• подобрать спортзал и оформить абонемент;
• найти туфли Dolce Gabbana 40-го размера сегодня к 17:00;
• оформить гражданство сыну шефа, рожденному в Италии;
• подобрать няню не старше 40 лет, с педагогическим образованием и владением английским языком на уровне носителя для дочки руководителя;
• организовать шефу с четырьмя друзьями сафари-поездку в ЮАР;
• устранить последствия потопа в квартире шефа, вызвать соответствующие службы и др.
Многие задачи уникальны. Решить их вам помогут опыт, самообладание, стрессоустойчивость, находчивость и связи.
2. Бизнес-ассистент (англ. BA).
Это тот, в чьи обязанности входит решение задач, связанных непосредственно с бизнесом.
В обязанности бизнес-ассистента может входить:
• описание бизнес-процессов компании, их упаковка в регламенты, чек-листы, стандарты;
• поиск подрядчиков и поставщиков для выполнения бизнес-задач компании и курирование их работы;
• поиск и внедрение автоматизированных технологий для оптимизации внутренних бизнес-процессов (CRM-систем, систем ЭДО и т. п.);
• поиск партнеров и спонсоров для популяризации услуг/ товаров компании, работа с ними;
• сопровождение руководителя на бизнес-встречах, переговорах и в бизнес-поездках;
• поиск и работа с информацией, создание бизнес-презентаций;
• курирование команд, контроль за исполнительской дисциплиной отделов и департаментов;
• создание контента для сайтов, ведение соцсетей;
• управление проектами и др.
Бизнес-ассистент, как правило, отошел от решения личных задач и ориентирован облегчить работу шефа по бизнесу. Он не только организует командировки, но и часто сопровождает руководителя. Всегда погружен в дела компании, знает, с кем какая сделка заключается, какой завод где открывается и т. д. Как правило, английский у бизнес-ассистентов на высоком уровне (upper-intermediate и выше), ведь они могут участвовать в переводе на англоязычных встречах. Такой сотрудник всегда присутствует на совещаниях, и не только в качестве протоколиста. Он может их начинать и даже проводить вместо шефа.
Примеры бизнес-поручений:
• выбрать и внедрить CRM-систему с помощью внешнего специалиста и организовать обучение сотрудников работе с ней.
Это, кстати, один из моих кейсов. Я безумно им горжусь!
Потому что весь процесс, от сравнительного анализа систем и выбора одной из них до обучения, лежал на моих плечах.
Да, систему настраивал сертифицированный специалист.
Однако о нашей компании он ничего не знал. Объяснять устно – нереально, долго и вряд ли запомнится. Поэтому я описала все бизнес-процессы, которые потом легли в интерфейс системы: тут нажимается такая-то кнопка, здесь появляется выпадающий список и т. д. Внедрение системы облегчило жизнь компании в целом. Это до сих пор один из прорывных шагов в ее жизни;
• проанализировать бизнес-процесс и подумать, как его оптимизировать;
• подобрать подрядчика для маркетингового продвижения компании и провести тендер. Это тоже один из моих кейсов. И задача не ограничивалась выбором агентства – мне поручили его курировать: контролировать работу, вести коммуникацию, собирать и анализировать отчеты, планировать дальнейшую работу и пр.;
• организовать конференцию для торговых представителей нашей компании из регионов;
• выбрать event-агентство и организовать корпоратив;
• оптимизировать бизнес-процесс подготовки руководителя к выступлениям на профильных форумах, подобрать ему бизнес-тренера по ораторскому искусству и оптимизировать подготовку.
Таким образом, бизнес-ассистент погружен в дела бизнеса (компании). Он в курсе всех проектов, запусков новых продуктов, открытий новых представительств. Руководитель делегирует ему часть бизнес-задач. Например, маркетинг (допустим, курирование маркетингового агентства). Поэтому такой специалист должен обладать стратегическим и бизнес-мышлением, понимать цели развития компании.
3. Удаленный ассистент (англ. UA).
Сейчас очевиден тренд на удаленных ассистентов. Это связано с двумя моментами:
1) развитие информационных технологий. Умея создать полноценный офис на своем ноутбуке, можно одинаково эффективно решать до 100 % задач из любого места на планете;
2) сокращение издержек. Услуги удаленного ассистента для компаний, как правило, стоят дешевле. Да и ассистент, умело организуя свой день, может вести несколько разных проектов.
Удаленный ассистент помогает руководителю, не будучи рядом с ним. Согласитесь, вести график шефа можно и издалека.
Как и координировать работу подрядчиков (с помощью почты и телефона). Даже бизнес-встречи часто проводятся в формате скайп-конференции или конференц-колла. Таковы удивительные возможности мира технологий.
Среди моих учеников есть те, кто помимо основной работы ведет проекты на удаленке.
Конечно, удаленный ассистент должен безукоризненно владеть навыками организации своего дня, быть замотивированным и дисциплинированным.
Единственный существенный минус работы на удаленке для меня – стирание границ между работой и домом. Часто сидишь в обнимку с ноутбуком на диване или пишешь технические задания на кухне, а для многих дом – это место отдыха.
С другой стороны, даже если дом принципиально только для отдыха, не стоит отвергать предложения по работе на удаленке.
Работать можно в кафе или сидя на скамейке в парке, в коворкинг-центрах и из любой точки мира. Главное – желание и дисциплина.
Удаленных ассистентов часто ищут предприниматели, владельцы бизнесов, медийные персоны, стилисты, блогеры и т. п. Функционал таких помощников может быть связан как с бизнес-поручениями, так и с личными поручениями. Все зависит от потребностей руководителя.
Самые распространенные виды ассистентов мы разобрали, теперь самое время встать на место шефа и подумать, какого ассистента хочется видеть рядом и какими качествами он должен обладать.
Интересно? Тогда жду в следующем разделе.
Качества ассистента
Моя мама – предприниматель с 20-летним стажем. Она умело ведет бизнес, властная и целеустремленная женщина. Поэтому, когда писала эту главу, я советовалась с ней и другими представителями бизнес-сообщества. Мне было важно взглянуть на профессию со стороны, встать на место руководителя и понять, какие человеческие качества для него важны в ассистентах.
Ведь ассистент – тот, кто стоит за спиной любого руководителя, топ-менеджера или владельца бизнеса. А какой он? Давайте разберемся.
Вот список важных качеств ассистента и требований к нему:
1) вовлеченный.
Вразрез с чужими списками качеств идеального ассистента вовлеченность я ставлю на первое место. Почему-то мало кто говорит об этом качестве, а оно очень важное.
На мой взгляд, не добьется успеха, признания и уважения руководителя невовлеченный ассистент, который ровно в 18:00 бежит домой, несмотря на важное письмо в почте, и не интересуется делами компании, а работает лишь ради денег.
Вы должны искренне тащиться (извините за сленг) от того, что делаете, понимать важность и нужность вашей работы.
Хороший ассистент – тот, кто думает, что еще предпринять для улучшения условий работы шефа; кто готов менять себя и бизнес-процессы, предлагать новшества во благо эффективности шефа и компании в целом;
2) преданный.
Неслучайно негласное требование кадровых агентств к ассистентам – два-три года непрерывной работы на одном месте.
Это показатель серьезности и преданности компании. Для руководителей выбор нового помощника тоже стресс: они привыкают, открываются, рассказывают о себе, учат и наставляют. А зачем это делать, если человек прыгает каждые три-шесть месяцев с места на место?
3) пунктуальный.
Ассистент должен уметь организовать не только день шефа, но и собственный. Время – самый ценный ресурс. Значит, нужно сделать так, чтобы ни минуты времени шефа не было потрачено в ненужном ожидании, пробках и т. д.;
4) грамотный.
Ассистент – лицо компании, ее визитная карточка. Грамотно писать и говорить в нашей профессии очень важно.
По телефонному звонку и письму нас оценивают как профессионала;
5) тактичный.
Это качество связано и с деловым этикетом. Нужно досконально знать правила хорошего тона, уметь начинать и поддерживать светскую беседу, быть безупречным во всем.
Мы работаем с большим количеством партнеров и клиентов.
Нас зачастую видят раньше, чем босса. Именно мы отвечаем за впечатление, которое наша компания производит на гостей. Поэтому уметь общаться и применять нормы этикета очень важно;
6) ответственный.
Я искренне считаю, что профессия ассистента – управленческая. Мы принимаем множество управленческих решений: работать или не работать с подрядчиком, какие подарки ВИП-партнерам выбрать и т. д. Но мало принять решение, важно нести ответственность за его последствия;
7) умеет работать с информацией.
В потоке информации ассистент вылавливает нужную, адаптирует ее и использует себе во благо. Услышали рекомендацию ресторана от друзей – записали: вдруг шефу пригодится;
8) умеет делегировать.
Руководителю, как правило, важен результат, а не исполнитель. Умение делегировать = передавать кому-то часть своих функций.
В 2018 году на канале «Муз-ТВ» шло очень стоящее шоу под названием «Собчак слезам не верит» – о том, как всем известная Ксения Анатольевна Собчак искала себе ассистента.
Советую посмотреть! Шоу снято в формате edutainment – смесь развлечения с обучением. Там множество дельных мыслей на тему – какой он, идеальный ассистент. А главное, много кейсовых ситуаций, которые могут возникнуть в его деятельности.
Одна из ситуаций была следующая. Ксения Анатольевна с двумя ассистентами (молодым человеком и девушкой) приехала в картинную галерею-бутик, чтобы выбрать картину в подарок ее другу.
Девушка начала ходить по галерее и рассуждать, опираясь на свои предпочтения и вкусы, в итоге остановила выбор на розовой картине с оранжевыми вставками. А молодой человек обратился за советом к галеристу. Вот вам пример грамотного делегирования.
Если есть кому передать свои функции и этот кто-то решит задачу качественнее и профессиональнее – делегируйте;
9) умеет хранить тайны.
Ассистент имеет дело с большим объемом конфиденциальной информации о бизнесе, руководителе и его семье, которую надо бережно хранить. Понимая, что помощника могут использовать в корыстных целях конкуренты и недоброжелатели шефа. Почитайте законы об информации и конфиденциальных данных, чтобы понимать, что не подлежит разглашению.
Умение работать с конфиденциальной информацией руководители часто ставят на одно из первых мест в списке требований к ассистентам;
10) следит за собой.
Ассистент – лицо компании, часто сопровождающее шефа на деловые встречи. Поэтому важно следить за собой и знать, что такое деловой дресс-код. Следует помнить: у партнеров и клиентов вы ассоциируетесь с руководителем. Какой образ вы хотите закрепить в их голове? Наверное, образ профессионала, уверенного и надежного. А внешний вид – хорошее подспорье в ассоциациях.
Если вы ищете работу, позаботьтесь о надлежащем фото в бизнес-стиле для резюме;
11) следит за трендами.
Здесь я имею в виду разные тренды. Например, вы должны интересоваться новыми технологиями, приложениями и техникой. Знать, какие книги стали бестселлерами в прошлом году, какие рестораны получили престижные награды и т. п.
Эти знания точно пригодятся для работы. Нужно быть увлекающимся и открытым для новой информации человеком;
12) доступен 24/7.
Ассистент должен быть на связи 24 часа 7 дней в неделю.
Именно этого боятся многие, ведь никто не отменял семью и личную жизнь. Однако, во-первых, не факт, что вас будут дергать в три ночи или семь утра воскресенья. Но ответить шефу удаленно сообщением, я думаю, можно и во внерабочее время.
Ассистент, готовый работать 24/7 и хорошо владеющий английским языком, может рассчитывать на зарплату на порядок больше своих коллег (эти два требования непосредственно влияют на величину заработка);
13) владеет английским.
Английский язык нужно знать на высоком уровне, особенно если вы претендуете на работу в международной компании. Благо сейчас изобилие инструментов по его изучению:
speaking-клубы, курсы, онлайн-программы.
Я уже писала, что в свое время училась в международных бизнес-школах, изучала предметы на английском языке и общалась со студентами. Считаю это глобальным вкладом в собственный уровень владения языком. Ты не только учишься и сдаешь экзамены на английском, но и коммуницируешь с людьми со всего света. Это 100 % погружение в языковую среду.
Еще одним важным вложением в мой уровень владения иностранным языком я считаю международную сертификацию.
Я сдавала экзамены и получила международный кембриджский сертификат BEC на знание бизнес-английского. Он бессрочный, везде признается и подтверждает знание языка на определенном уровне. Всем советую озаботиться получением именно международного сертификата – это прекрасное конкурентное преимущество. И пусть оно будет у вас;
14) разбирается в бизнес-процессах компании.
Ассистент должен разбираться в бизнес-процессах компании, знать ее структуру и понимать, какое подразделение за что отвечает. Без этих знаний даже входящий звонок, по ошибке попавший в приемную, грамотно не перенаправить;
15) обладает развитым эмоциональным интеллектом.
Про это сейчас много говорят. Раньше при отборе кандидатов в большую компанию (как я в свое время пришла в «Лабораторию Касперского») HR тестировали их на IQ, где упор сделан на логику, умение видеть связи и делать выводы. Теперь все больше говорят именно об эмоциональном интеллекте и развитой эмпатии – это когда вы умеете находить общий язык с разными людьми, считывать их эмоции и использовать нужные слова в тех или иных ситуациях.
Наверняка вы хорошо знаете своих близких (маму или сестру, мужа или брата) и можете по походке «считать», в каком настроении человек. Вот муж вернулся с работы, с грохотом ставит свой кейс на стул, грузно садится – значит, на работе сегодня не все гладко или он слишком долго стоял в пробке по пути домой. Вы знаете, как его приободрить: нальете чашку ромашкового чая, сделаете бутерброд и расскажете смешную историю. Это и есть эмоциональный интеллект.
А еще ассистент должен быть гибким, быстро подстраивающимся под изменения, сообразительным, интеллектуально развитым, стрессоустойчивым и т. д.
ДОМАШНЕЕ ЗАДАНИЕ
Найдите на YouTube видеозаписи шоу «Собчак слезам не верит» и посмотрите хотя бы два первых выпуска. В них коллеги и друзья Собчак и сама Ксения Анатольевна рассуждают, какой он, идеальный ассистент.
Ваша задача – выписать качества помощника руководителя, которые мы не обсудили на страницах этой книги.
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
Что делает помощник? Разбираемся в функционале
В качествах и требованиях к ассистенту мы разобрались. Теперь поговорим о его функционале. Что должен делать ассистент, или помощник руководителя?
Прежде всего он освобождает руководителя и создает надежный тыл, решает все административные и организационные вопросы.
В данной книге мы сделаем упор на организационно-административном блоке – это основной функционал, который неизменен в портрете профессии. Именно он востребован в большинстве компаний, независимо от специфики их деятельности.
Перечислим главные обязанности ассистента и его основной функционал:
• планирование рабочего времени руководителя;
• организация командировок и бизнес-поездок руководителя;
• работа с посетителями в приемной;
• подготовка, проведение и обслуживание переговоров и конферентных мероприятий;
• организация и поддержка комфортного рабочего места руководителя и приемной;
• осуществление цифровых коммуникаций (этикет в Сети) по ходу деятельности;
• работа в сервисах, приложениях, программах;
• ведение телефонных переговоров;
• составление и оформление управленческой документации;
• работа с документами в приемной. Чтобы лучше понять, что делает ассистент-помощник руководителя, я предлагаю познакомиться с очень полезным документом, профессиональным стандартом помощника. Профстандарт – это характеристика квалификации, навыков, знаний и умений, которые необходимы работнику, чтобы эффективно заниматься определенным видом профессиональной деятельности.
Профстандарт, регламентирующий деятельность ассистентов, утвержден приказом Минтруда России от 06.05.2015 № 276н и раскрывает специфику квалификации «специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией». В 2015 году я присутствовала на его слушаниях, где собрались представители профессии, эксперты и обсуждали, что прописать в документе.
Профстандарт – очень полезная вещь. Удивительно, что об этом документе мало говорят на специализированных курсах и в публикациях. Поэтому я выступаю в роли его адепта не только на своих занятиях, но и в этой книге. Все свои курсы обязательно адаптирую под требования профстандарта и рынка труда, чтобы не предлагать будущим помощникам-ассистентам то, что им не нужно.
Профстандарт – угроза или решение?
Прежде чем переходить к содержанию профстандарта, давайте разберемся, зачем он нужен.
Первая ситуация, когда полезен профстандарт.
Вы мечтаете о работе в крупной корпорации. Вам снится «Газпром», «Лукойл», «Интер РАО», «Транснефть»… Вы грезите стать помощником у руководителей этих компаний. Изучить профстандарт, прежде чем претендовать на подобные вакансии, – ваша основная задача.
Почему? Потому что крупные компании (государственные или с госучастием) переходят на профессиональные стандарты. Это значит, что они адаптируют все должностные инструкции, внутренние локальные документы и выбирают кандидатов в соответствии с требованиями профстандарта, которые для них обязательны.
Когда вы придете на собеседование или будете проходить кейс, вас станут оценивать на соответствие должности и профстандарту, показывающему знания, умения и навыки, которыми должен обладать соискатель, претендующий на ту или иную должность.
Вторая ситуация, когда полезен профстандарт.
Ура, мечта сбылась – вы работаете в крупной корпорации, испытательный срок пройден и вроде можно расслабиться. Но не тут-то было! Если в вашей компании ежегодно (или раз в три-пять лет) проходит аттестация, то, скорее всего, оценивать вас будут на соответствие занимаемой должности и профстандарту, где прописаны требования к сотруднику.
Третья ситуация, когда полезен профстандарт.
Вам хочется развиваться, учиться. Однако нет желания нагружать себя ненужными знаниями. Необходимо прицельное развитие и обучение на благо карьеры. Так вот, профстандарт – отличный документ для саморефлексии.
Когда я проходила испытательный срок в Минпромторге России, в департамент по кадрам мы каждую неделю сдавали документ-рефлексию: я сама анализировала свою работу и успехи за неделю – что сделала/не сделала, что удалось/не удалось, чем довольна/недовольна. А главное, в документе я размышляла, почему не удалось что-то сделать и что предпринять, чтобы результат стал положительным. Отличнейшая практика! Порой я применяю ее и сейчас.
Профстандарт позволяет провести рефлексию по поводу того, что вы знаете/умеете и что полезно в себе развивать, совершенствовать. Он поможет понять, что еще надо знать/уметь, чтобы быть/стать эффективным помощником.
Лучшая стратегия – рассматривать профессиональный стандарт как карьерную лестницу. Зная требования для конкретной должности, вы можете планировать свое обучение и развитие, будете максимально соответствовать профилю идеального сотрудника, успешно пройдете аттестацию и сертификацию.
Иными словами, профессиональный стандарт не угроза карьере. Наоборот, он дает возможность самостоятельно определять направление собственного карьерного развития и влиять на него.
Профстандарт, по сути, стандартная модель компетенций, «средняя температура по больнице», которая применима в большинстве компаний. Это базовый, общий и самый распространенный список требований и функций ассистента.
Другое дело, что поскольку модель усредненная – она не исчерпывающая. Это не значит, что, допустим, в «Лукойле» от помощника требуется лишь прописанное в профстандарте и ничего больше.
Каждая компания сама определяет, какие обязанности возложить на ассистента. А профстандарт описывает самые общие и распространенные функции.
И плюс, если вы претендуете на позицию персонального ассистента, то личные поручения, как вы помните, трудно спрогнозировать и описать заранее.
Разработчики профессионального стандарта присвоили должностям в стандарте три уровня квалификации – третий, пятый и шестой:
• третий уровень соответствует самому низкому уровню квалификации в должностной иерархии. В него входят действия, умения, знания и навыки для трудовых функций секретаря-администратора;
• пятый уровень соответствует должности делопроизводителя, который занимается документационным обеспечением деятельности организации;
• шестой уровень соответствует должностям секретаря руководителя и помощника руководителя. Персональный ассистент решает множество задач и является правой рукой шефа. Поэтому требования к его знаниям и навыкам достаточно высокие.
Уровни квалификации специалистов по ДОУ и их трудовые функции
Ступени профессионального стандарта
Профстандарт рассматривает функционал и необходимые знания для четырех уровней должностей: секретаря-администратора, делопроизводителя, секретаря руководителя и помощника руководителя.
У вас может возникнуть вопрос: «А при чем тут секретарь-администратор и делопроизводитель, если книга о профессии ассистента?» Друзья мои, вопрос резонный и показывает ваше умение критически оценивать информацию. Я отвечу: мы рассматриваем секретаря-администратора и делопроизводителя потому, что их функции выполняет и ассистент на своем рабочем месте. Вы же встречаете гостей и принимаете звонки, а это функция администратора. Составляете деловые письма, оформляете приказы на бланках – это функция делопроизводителя. То есть помощник руководителя = функции администратора + функции делопроизводителя + пул дополнительных, характерных только для помощника обязанностей. С секретаря-администратора проще всего начинать работать в крупных корпорациях и известных компаниях, чтобы потом выстроить карьеру.
Делопроизводственные функции (составление и оформление документов и писем, документооборот и др.) рассматривать в данной книге не будем, поскольку это обширная тема, по которой есть много специализированной литературы. Составлению и оформлению документов по ГОСТ Р 7.0.97-2016, организации документооборота учат эксперты по документационному обеспечению управления, изданы учебники и пособия.
Моя же задача – разобрать функционал помощника, не касающийся работы с документами. Поэтому мы будем рассматривать другие не менее важные темы и поднимать вопросы по работе ассистентов, по которым почти нет литературы.
Требования к образованию и опыту
Профессиональный стандарт формулирует требования к образованию и опыту работы для каждой должности: секретарь-администратор, делопроизводитель, секретарь руководителя, помощник руководителя. Они отличаются друг от друга по количеству и сложности функций.
Например, чтобы соответствовать должности секретаря-администратора, кандидат должен иметь среднее общее образование и пройти профессиональное обучение; для делопроизводителя – среднее профессиональное образование и обучение по программам подготовки квалифицированных рабочих, служащих.
Самые высокие требования предъявляются к образованию и опыту работы секретарей и помощников руководителя.
Секретарь руководителя должен:
• иметь высшее образование (бакалавриат или среднее профессиональное образование);
• иметь дополнительное профессиональное образование;
• не менее двух лет работать по организационному и документационному обеспечению деятельности руководителя при среднем профессиональном образовании. От помощника руководителя профессиональный стандарт требует:
• высшее образование (бакалавриат);
• дополнительное профессиональное образование;
• не менее трех лет практической работы по профилю организации.
Как «читать» и использовать профстандарт
Перед вами – иллюстрация того, как каждая трудовая функция в профстандарте делится на знания, умения и действия. Говоря простым языком, тот перечень функций, данный в таблице выше, раскрывается подробно. Профстандарт четко описывает каждую функцию из перечня с помощью действий, умений и знаний.
Действия – то, что вы делаете в рамках функции.
Знания – то, что вы должны знать для успешного выполнения функции.
Умения – то, что вы должны уметь, чтобы эффективно выполнять действия в рамках функции.
Давайте разберем на примере одну из функций – «организация подготовки, проведения и обслуживания конферентных мероприятий».
Для начала поясню: конферентные мероприятия – это собрания, совещания, переговоры и даже семинары, то, что вы как помощник организуете для своего руководителя.
Профстандарт поясняет, что подразумевается под организацией и подготовкой названных мероприятий, какие действия обычно совершает ассистент, что он должен знать и уметь.
Представим себе ситуацию. Вы открываете известный сайт по поиску работу HeadHunter и видите, что в вакансии ассистента указано требование: «должен уметь организовывать конферентные мероприятия». Согласитесь, под организацией конферентного мероприятия каждый понимает свое. Поэтому профстандарт и является подспорьем – в нем четко прописано, что значит эта функция: оповещение и информирование участников совещания, проверка технической оснащенности, выбор места и времени проведения и т. д.
Каждая функция описана знаниями, умениями и навыками, что позволяет не додумывать, что именно под ней подразумевать.
Допустим, в рамках рассматриваемой нами функции ассистент должен уметь сервировать чайный/кофейный стол. Вы прочитали это в профстандарте и поняли, что есть трудности: офисное гостеприимство – не ваша сильная сторона. Значит вы пойдете искать статьи на эту тему, скачивать пособие по деловому этикету или запишитесь на практические курсы. Вот он, ваш вектор развития, позволяющий развиваться целенаправленно, сопоставлять реальные знания и навыки с теми, которые в идеале требуются от ассистента.
Далее в отдельной главе мы рассмотрим организационные аспекты подготовки мероприятий.
ДОМАШНЕЕ ЗАДАНИЕ
1. Скачайте профессиональный стандарт помощника и изучите его. Было бы неплохо уметь в нем разбираться и правильно читать. Посмотрите все трудовые функции, которые там описаны.
2. Воспользовавшись профстандартом, выберите хотя бы три знания/навыка или функции целиком, в которых вам нужно совершенствоваться в первую очередь. Подумайте, почему есть такая необходимость (зачем вам это), и напишите краткий план действий, что будете делать.
Пример:
Глава 2
Делу время. Тайм-менеджмент в работе ассистента
Одна из основных задач ассистента – ведение графика руководителя. Поэтому я решила посвятить целую главу тайм-менеджменту. Мы на примерах разберем его принципы и правила, определим, когда нужно делегировать, изучим возможности современных планировщиков времени и некоторые лайфхаки.
Хочу начать с одного важного наблюдения. По-моему, обязанности ассистента по ведению графика шефа изменились. Это произошло в связи с изменением бизнес-среды и ритма жизни. Если раньше требовалось просто заносить мероприятия в календарь руководителя и оповещать его об их приближении, то сейчас ассистенту нужно еще и думать о том, действительно ли это собрание/совещание/встреча необходимы шефу, приведут ли они его к цели? Или все вопросы можно решить другими способами – двухминутным звонком/письмом, не тратя время на личные встречи? По сути эффективный ассистент ограждает шефа от встреч для проформы и бесполезных собраний, постоянно думает о его эффективности. Он и нужен, чтобы освободить время для решения стратегических задач.
Мы уже знаем, что написано в профстандарте: помощник должен знать принципы и правила планирования рабочего времени. Предлагаю с них и начать. Хочу поделиться десятью наиболее важными и применимыми правилами планирования времени, которые могут вам пригодиться.
10 золотых правил планирования времени
1. Присмотритесь к утреннему времени.
Считается, что наиболее работоспособное время у большинства между 10 и 12 часами дня. Понаблюдайте за своим шефом. Если по утрам он бодр, готов к труду и обороне, ставьте на этот период самые важные собрания и встречи.
2. Двигайтесь против потока.
Это касается перемещений в городах с интенсивным дорожным движением.
Москва, как известно, входит в десятку городов с наиболее затрудненным движением. За год москвичи тратят на стояние в пробках в среднем девять дней. Представьте, сколько это времени! Поэтому старайтесь организовывать выездные встречи или выбирать рейсы руководителю вне часа пик. Это раз. И второе: если говорить о командировках, то рейсы лучше выбирать не в семь вечера – в это время весь поток движется в сторону области, а значит трата нервов вам и руководителю обеспечена.
3. Объединяйте однотипную работу в блоки.
Допустим, вы знаете, что на первую половину дня запланировано:
• написать письмо партнеру, напомнить о встрече 21.03.2020;
• позвонить в ресторан и забронировать столик на вечер понедельника;
• написать письмо клиенту и поздравить с юбилеем (35 лет);
• позвонить в салон и записать жену шефа на ламинирование ресниц;
• написать в службу АХУ (административно-хозяйственное управление) по поводу технического оснащения ежегодной стратегической сессии.
В этом списке есть два блока – письма и звонки, и его будет гораздо проще и быстрее выполнить, если совершать звонок за звонком и писать письмо за письмом. Так не нужно тратить время на переключение между активностями. А мозгу человека в среднем нужно две минуты, чтобы переключиться с одной деятельности на другую. Попробуйте объединять дела в однотипные блоки, это правда работает!
4. Устанавливайте напоминания шефу о личных делах и стратегических задачах.
Например, вы работаете в производственной компании, и один бизнес-журнал хочет взять интервью у вашего шефа. Список вопросов лежит у него в почте. Если вы об этом знаете, обсудите с руководителем, что неплохо бы поставить в календарь напоминалку.
5. Определите день и час для подписи важных документов.
Каждый сотрудник организации может искренне полагать, что его договор/акт самый важный и получение подписи шефа не терпит отлагательств. Но представьте, какой будет проходной двор, если приносить документы на подпись бессистемно: так вы и сами отвлекаетесь, и у руководителя нет возможности нормально работать. Полезно завести папку с понятным буквенным указателем – пусть сотрудники сами кладут в нее документы, а вы будете их проверять и относить руководителю на подпись.
Еще сделайте email-рассылку по компании с информацией, что отныне документы подписываются ежедневно в 17:00. Постепенно сотрудники привыкнут к дисциплине.
6. Не откладывайте неприятные дела.
Допустим, вам нужно позвонить партнеру и отказать в запланированной встрече, а этот партнер – мужчина со сложным характером и вспыльчивый. Вы не можете спрогнозировать, как он отнесется к известию, тем более что встречу уже переносили. Находитесь в неприятном предвкушении от предстоящего звонка.
Не откладывайте его на потом! Все равно будете держать в голове эту мысль. Лучше «съешьте лягушку» в начале дня.
7. Крупные задания делите на части.
Еще Альберт Эйнштейн заметил, что люди любят колоть дрова, потому что сразу виден результат. А бывает, есть большая задача – и вы не понимаете, как к ней подступиться.
Это как диплом – большая проектная работа. Но вспомните, вы ее сдавали не целиком. Я думаю, смысл написания диплома по частям в следующем:
• вы написали главу 1 и показали научному руководителю;
• получили одобрение и рекомендации для корректировки по написанию следующей главы;
• будучи замотивированы, продолжили работать над дипломом. Так и большие поручения логичнее делить на части и ставить себе дедлайны. Части диплома ведь тоже сдавали к конкретному числу.
8. Уточняйте для себя мероприятия в календаре руководителя.
Шеф в своем планировщике видит только встречу: когда, с кем и где. Ее организацией он не занимается. А вы как помощник всякий раз распечатываете необходимые материалы, готовите помещение. Поэтому архиважно помечать для себя, чем эта встреча уникальна и что нужно не забыть сделать. Для этого подойдет чек-лист организации совещаний. Об этом мы подробно поговорим в главе 6.
9. Планируйте день с вечера.
Вечером вы находитесь в активном состоянии. Только что закончился рабочий день, и вы способны адекватно оценить, что осталось на завтра. Поэтому пишите для себя подсказки. А с шефом можно выработать ритуал: каждый вечер обсуждать сделанное/несделанное и приходить к выводу, почему что-то не удалось. Это, кстати, распространенная практика во многих компаниях.
10. Создайте полноценный офис в своем телефоне.
Сейчас на рынке мобильных приложений огромное разнообразие программ для работы. Это и планировщики, и мобильные сканеры, и умные заметки, и трекеры. Выбрав и скачав нужные приложения, часть работы вы сможете выполнять с телефона/планшета (например, в метро по пути на работу). Это сэкономит время.
Постановка задач
От помощника руководителя требуется знание основ целеполагания. Это прописано в профессиональном стандарте, к которому мы уже не раз апеллировали и еще будем обращаться.
Грамотное целеполагание для помощника необходимо в двух ракурсах:
1) уметь ставить цели на день/неделю/год себе. Это про личную продуктивность;
2) уметь оказывать помощь в постановке цели (поручения) руководителю.
Грамотный ассистент должен умными вопросами направлять шефа. Это делается, чтобы получить исчерпывающую информацию для выполнения поручения. Важно понимать: руководители – очень занятые люди, им часто некогда давать подробные объяснения, а конкретными вопросами вы помогаете не только себе, но и шефу.
Предлагаю рассмотреть самую известную типологию постановки целей по SMART. С английского это название переводится как «умный». Данная типология годится для постановки не только рабочих целей, но и личных. Она включает в себя пять важных критериев. Если хотя бы один из них у цели отсутствует, это уже не цель, а скорее мечта.
Итак, какие критерии целей предполагает SMART?
1. S (specific) – конкретность.
Любая цель должна быть конкретной, а не абстрактной. Если непонятно, чего хочет босс, как это поручение выполнить? Тут нам на помощь приходят вопросы. Не бойтесь их задавать! Большинство руководителей оценят ваш грамотный подход: задавая вопросы, вы показываете заинтересованность и вовлеченность.
В начале карьеры у меня была прекрасная женщина-руководитель – очень позитивная, человечная, деятельная, энергичная. Ее было сложно поймать в кабинете, так как весь день расписан по минутам: большую часть времени она проводила на встречах с руководителями других подразделений. А в те редкие минуты, когда она появлялась на пороге приемной, могла сказать: «Ань, нам, кстати, нужно сделать презентацию для ТОП-менеджмента по проекту с языковой школой. Займись, пожалуйста!» И, не договорив, разворачивалась и шагала к лифту. Я бежала ее провожать и по пути задавала нужные мне вопросы. Не для проформы! А такие, ответы на которые направят. Например: «Екатерина (корпоративная культура позволяла общаться только по имени, без отчества), правильно ли я понимаю, что презентацию делаю в корпоративном стиле с использованием инфографики, как в прошлом году?» И так далее. Она отвечала, и в моей голове ее поручение обрастало конкретикой.
Задавая вопросы, мы снижаем риск того, что придется переделывать что-либо (документ, отчет, презентацию). Приближаем свое понимание поручения к ожиданиям шефа.
2. M (measurable) – измеримость.
Любые поручения и цели должны быть измеримы. Например, в виде процентов или цифр. И даже если у вас их нет, понять, что цель достигнута, можно с помощью согласования у руководства – оно станет вашим измерителем.
Допустим, вам поручили вместе с агентством продумать концепцию новогоднего корпоратива. Как вы поймете, что цель (создание концепции) достигнута? Здесь нет цифр (кроме выделенного бюджета). Это пример того, когда в силу вступает утверждение у руководства: с концепцией мы идем к шефу и рассказываем, к чему пришли. Он утверждает либо корректирует и отдает на доработку.
3. A (achievable) – достижимость.
Достижимость – это про ресурсы и компетентность. Обладаете ли вы необходимым опытом для выполнения поручения или достижения цели? Какие у вас есть материальные ресурсы и инструменты, достаточно ли их?
Например, создать макет сайта для нового продукта не сможет даже опытный бизнес-ассистент, если не обладает дизайнерским мышлением и определенными компетенциями в данной сфере.
4. R (realistic/relevant) – реалистичность/релевантность.
Здесь скрываются два критерия – реалистичность и релевантность. Разберемся с каждым.
Реалистичность – это про то, насколько цель реальна для вас.
Допустим, в шесть вечера пятницы в конце года руководитель вдруг вспомнил о необходимости отчета по курьерским отправлениям подразделения за год. Сделать его быстро вряд ли получится.
Значит можно предложить руководителю временную альтернативу – отчет будет лежать на его столе в понедельник до 12 дня.
Релевантность – это про значимость. Помните, я говорила о важном вопросе «зачем?»… Мы снова к нему возвращаемся. Ассистенту важно понимать, зачем руководитель дает ему то или иное поручение.
Представим ситуацию: вечером к вам подходит шеф и просит навести порядок с документами на вашем столе. Вы разложили документы по ящикам и довольные собой ушли домой. А руководитель хотел, чтобы у него была возможность при необходимости найти любой документ самостоятельно (планировалась встреча после завершения рабочего дня), зная вашу систему хранения. По сути, вы не поняли цель поручения и зачем от вас чего-то хотят.
5. T (time-bounded) – ограниченность по времени.
Любое поручение и цель – как поезд, который уходит и приходит на вокзал в определенное время по расписанию. Если вы не ставите себе дедлайны, то из-за постоянных авралов есть риск, что важные дела придется откладывать.
Не зря существует огромное количество календарей, где мы ставим себе задачи. И при их постановке всегда есть поле «Срок исполнения».
Уточняйте у руководителя срок сдачи документа или исполнения поручения, если он сам об этом не говорит.
Я надеюсь, что мне удалось показать важность и суть каждого критерия постановки целей.
ДОМАШНЕЕ ЗАДАНИЕ
1. Приведите примеры целей по SMART из деятельности ассистента.
2. Распишите подробно каждый критерий вашей цели. Цель должна быть конкретной, измеримой, достижимой, релевантной и ограниченной по времени.
Научившись ставить «умные» цели, вы сможете избежать срыва сроков и невыполнения обещаний, а также будете знать, как понять, достигли ли вы намеченной цели.
Bepul matn qismi tugad.
