Kitobni o'qish: «Эффективные совещания. Зачем мы проводим совещания и как сделать их эффективными?»

Перед вами электронный учебник. Он предназначен для использования в частном порядке. Если вы хотите скопировать текст, изображения и прочий контент учебника, вы должны связаться с правообладателем и получить разрешение. Если вы купили или получили этот электронный учебник и решили распространить его самостоятельно через сеть интернет или каналы коммуникации на безвозмездной или коммерческой основе – вы действуете незаконно. Любое распространение, копирование и использование, выходящее за пределы частного использования в личных (некоммерческих) целях является нарушением прав правообладателя.

Если вы купили этот электронный учебник, то использовать его можете только вы. Передавать его третьим лицам запрещено.

© Коробейник Андрей Николаевич, 2022

© ООО «ЛАБОРАТОРИЯ ЗНАНИЙ», 2022

Про электронный учебник

Что вас ждет?

Фокус внимания

Советы по обучению

∞

Что вас ждет?

Электронный учебник – сборник материалов, после изучения которого вы сможете получить краткое и емкое представление о проведении эффективных совещаний.

Контент электронного учебника сформирован на базе разнообразных источников. В нем, помимо полезного материала, вы найдете:

– вопросы на проверку понимания изученного;

– краткие резюме и памятки;

– советы и рекомендации по применению;

– рекомендации по дополнительному чтению;

– результаты опросов и статистику по теме;

– практические кейсы.

На изучение вам потребуется 40 минут. В конце вас ждут вопросы для проверки усвоения материала.

∞

Фокус внимания

Этот электронный учебник создан специально для вас. Чтобы эффективно фокусироваться и хорошо запоминать материал, перед началом обучения и в начале каждой темы спросите себя:

Что я хочу сейчас изучить? Какие у меня есть вопросы?

Цель электронного учебника – не в изучении как таковом. Полученные знания важно применять на практике, в работе и в личной жизни. Верный способ это сделать – начать пользоваться изученным уже сегодня.

В конце учебника или отдельной темы попробуйте ответить на несколько вопросов:

– Какие знания и навыки я получил в пройденной теме / в учебнике?

– Как я могу использовать изученное в работе и в жизни?

– Когда я могу начать применять новые знания и с чего я начну?

✐ Старайтесь записывать свои мысли в начале и в конце каждой темы. После того как вы изучите учебник, просмотрите записи и начните действовать. У вас обязательно получится!

∞

Советы по обучению

Эти приемы помогут значительно усилить эффект от обучения:

– Изучайте материал последовательно, чтобы ничего не упустить.

– Уделите обучению достаточно времени. Если сейчас у вас нет свободных 40 минут, запланируйте обучение на то время, когда они у вас будут.

– Делайте перерывы каждые 15–20 минут – так вы гораздо лучше усвоите материал.

– Постарайтесь не отвлекаться, сосредоточьтесь на изучении материала.

– Во время изучения делайте записи, зарисовки, схемы.

– Чтобы лучше ориентироваться в учебнике и запоминать материал, перед началом обучения уделите внимание «Содержанию» и изучите структуру.

– Поищите дополнительную информацию по теме и попробуйте обсудить ее с коллегами или друзьями.

– Как только изучите электронный учебник, постарайтесь поставить себе такую задачу, чтобы опробовать новые навыки на практике

Подробнее о теме

Почему тема важна и что лежит в основе учебника?

Что вы изучите?

∞

Почему тема важна и что лежит в основе учебника?

Несмотря на развитие технологий, личные встречи остаются эффективным инструментом любого менеджера. С их помощью можно решать множество задач, начиная от информирования сотрудников и заканчивая принятием важных решений. Кроме того, совещания способствуют сплочению команды и повышению авторитета руководителя.

В это трудно поверить! Но 87 % сотрудников оценивают своего руководителя по тому, как он проводит совещания. При этом около половины (47 %) сотрудников считают, что зря тратят время на совещаниях. Из них 91 % просто сидят и мечтают, 71 % – делают другую работу, а 39 % признаются, что умудряются даже спать.

При этом около половины сотрудников считают, что тратят на совещаниях время зря. Кто-то занимается другой работой, кто-то просто мечтает, а некоторые даже умудряются спать! По результатам опросов 47 % респондентов считают, что тратят время зря на совещаниях. А еще 91 % признаются, что часто предаются мечтам, 71 % занимаются другой работой, а 39 % говорят, что им случалось и вздремнуть.

Почему так происходит и что с этим делать? Как превратить совещания не в формальный, а в полезный инструмент?

В этом учебнике вы найдете полезные советы по подготовке и проведению совещаний, рекомендации и методики, позволяющие получить хороший результат даже от самой непростой встречи.

Кроме того, в материале приводятся списки рекомендуемой литературы и использованных источников.

∞

Что вы изучите?

Вам предстоит изучить:

– различные типы совещаний, их задачи и смыслы;

– основные принципы подготовки к проведению эффективного совещания;

– правила проведения полезного совещания;

– особенности онлайн-совещаний.

Это позволит вам:

– выбирать действительно важные поводы и цели для совещаний;

– сделать так, чтобы подготовка к совещанию уже приносила пользу его участникам;

– проводить совещания таким образом, чтобы они не вырождались в бессмысленную трату времени, а приводили к необходимым результатам;

– подготавливать и проводить эффективные совещания в дистанционном формате.

Желаем эффективного и полезного обучения!

Глава 1
Как подготовиться к полезному совещанию?

Вы изучите:

– Почему так важна подготовка и как ее организовать?

После изучения вы:

– Будете понимать, в каких случаях можно собрать совещание для пользы дела, а в каких этого лучше избежать, чтобы не тратить время зря.

– Сможете подготовить совещание так, чтобы оно имело все шансы стать действительно эффективным.

∞

Почему так важна подготовка и как ее организовать?

☢ Сначала рекомендуем сфокусировать свое внимание и ответить на следующий вопрос:

Что я хочу сейчас изучить? Какие у меня есть вопросы?

Подумайте над ситуацией

Представьте, что вы собираетесь созвать очередное совещание.

Однако вы уже поняли, что отнюдь не все совещания воспринимаются сотрудниками как полезные.

Для каких целей совещания окажутся не самым эффективным решением?

Используйте подсказку! Среди вариантов ниже есть несколько подходящих:

– Для обмена информацией.

– Для решения проблем.

– Для подведения итогов.

– Для принятия решений.

– Для контроля работ.

Попробуйте самостоятельно ответить на вопрос, прежде чем продолжить читать главу и узнать, как можно было бы ответить.

Зачем нужны совещания?

Совещание – это общепринятая форма делового общения по обсуждению рабочих вопросов и проблем, требующих коллективного решения.

Главная цель совещания состоит в увеличении продуктивности работы каждого сотрудника и всего коллектива. В теории совещания обладают несколькими потенциальными возможностями, позволяющими добиться этой цели.

– Синергия. Это взаимодействие частей целого, при котором общий результат больше суммы его частей. Давно известно, что сообща люди работают эффективнее, чем по одному. Ведь недаром говорят «одна голова хорошо, а две лучше».

– Сплоченность. Совещания являются инструментом командообразования. Во время их проведения укрепляется доверие сотрудников к руководителю и друг к другу, формируются навыки совместной работы.

– Информация. Это мощный инструмент мотивации и управления. Используйте совещания, чтобы познакомить сотрудников с целями компании и результатами ее работы, вызвать у них чувство причастности к общему делу.

Тем не менее, не все совещания позволяют реализовать эти возможности.

Какие бывают совещания?

– Для обмена информацией. Совещания этого типа проводятся на регулярной основе с целью обмена сведениями. Например, руководитель отдела может собирать своих сотрудников по понедельникам, чтобы познакомить их с результатами работы за прошедшую неделю и с планами на следующую.

– Для решения проблем. Каждое совещание этого типа посвящается обсуждению одной из возникших проблем и нахождению пути ее решения. Такие совещания назначаются только в том случае, если складывается соответствующая ситуация.

– Для подведения итогов. Эти совещания проводятся после завершения проекта с целью анализа его результатов и подведения итогов о том, что можно было сделать лучше и что надо учесть в будущем.

– Для принятия решений. Такие совещания проводятся на уровне высшего руководства компании с целью принятия важных административных решений, влияющих на работу всего коллектива.

– Для контроля работ. Это периодически повторяющиеся совещания между руководителем проекта и его сотрудниками. Их цель – поточный контроль работ по реализации проекта.

Решение ситуации

Вернемся к ситуации из начала раздела. Вы двигались в верном направлении, если в своих размышлениях склонялись к следующему:

Следует внимательно оценить цель того или иного совещания и эффект, которое оно может вызвать. Совещания для решения проблем – это именно тот вид совещаний, проведение которых наиболее целесообразно. Совещания для подведения итогов могут быть очень эффективны, особенно при условии их правильной организации и проведения. Важные административные вопросы часто требуют коллегиального решения, и собрание для этого – подходящий формат работы.

А вот совещания, которые проводятся на регулярной основе, часто входят в привычку и не дают положительного эффекта. Для контроля над работой и информирования можно использовать другие способы. Поэтому вполне можно отказаться от совещаний:

– Для обмена информацией

– Для контроля работ

На заметку:

Чтобы совещание было эффективным, необходимо к нему тщательно подготовиться. Познакомьтесь со списком вопросов, которые нужно задать себе, начиная планировать встречу:

1. А нужно ли мне это совещание?

2. Какова цель совещания?

3. Обеспечены ли участники четкой повесткой дня?

4. Оптимальна ли продолжительность совещания?

5. Правильно ли выбрано время проведения?

6. Приглашено ли оптимальное количество людей?

7. Продуманы ли возможные возражения?

8. Правильно ли распределены роли?

9. Какое оборудование необходимо подготовить для совещания?