Без воды. Как писать предложения и отчеты для первых лиц

1 Изучить вопрос и адресата.

2 Понять цель своего письма. Цель это тоже самое, что необходимая реакция от адресата: выдать ресурсы, одобрить концепцию/план/действие и т.п. Если цель не ясна, следует просить согласия на более глубокий анализ вопроса.

3 Свободно перечислить мысли о проблеме. Одна мысль – одно предложение, порядок не важен.

4 Структурировать письмо в порядке важности мыслей от главного к второстепенному, лишнее – отбросить. Мысли группировать в темы. Заголовки тем (если присутствуют) должны быть по делу т.е. отражать основную мысль и говорить сами за себя.

5 Сделать текст связным.

6 Проверить текст свежим взглядом.

Текст следует составлять, руководствуясь чёткой структурой и «умным упрощением»:

1 Одно предложение = одна мысль. Каждое предложение должно быть как можно короче, проще и яснее составлено;

2 Последовательность изложения (структура) в предложении должна быть строго задана в порядке «Кто сделал – Что сделал – Над чем произвёл действие»;

3 Один абзац = одна тема;

4 Темы не должны пересекаться или дублировать друг друга, при этом ничего, что важно для цели письма, не должно быть упущено;

5 Внутри абзаца последовательность «Причина – Событие – Последствия» или «Суть проблемы – Причины проблемы – Варианты решения»;

6 Для всех предложенных вариантов решения следует показать цену вопроса;

7 Не следует показывать те варианты, которые просто теоретически возможны, нужно сразу выбрать только те, что имеют практический смысл;

8 Повествование должно быть конкретным. Это не значит, что должно быть огромное количество подробностей, это значит не применять оценочные суждения, обобщения и эмоциональные стили повествования, не допускать упущений важной информации или ссылок на сложные непроверенные гипотезы;

9 В начале письма следует очень кратко напомнить контекст проблемы, чтобы стало понятно о чём именно далее в сжатой форме пойдёт речь и с каким событием связан присланный запрос/отчёт/предложение;

10 Если письмо невозможно сделать простым, в начале следует привести выжимку из него (чтобы можно было понять главные мысли, не читая само письмо). Выжимку стоит приводить в теле электронного письма, а само письмо – во вложении в виде файла в формате, принятом в данной организации. В бумажном виде выжимку стоит делать одним листом А4 в начале документа.