Тайм-менеджмент по помидору. Как концентрироваться на одном деле хотя бы 25 минут

Автобусное время

Я живу в пригороде Стокгольма. Поскольку я консультант, мои рабочие дни проходят обычно в офисах клиентов где-нибудь в деловом центре города. Всего в 100 метрах от моего дома есть автобусная остановка. Каждое утро начинается одинаково: я выхожу к остановке и жду автобуса. Когда он подъезжает, я захожу внутрь и сажусь на свое любимое место. Дорога в деловой центр занимает примерно 25 минут, и я всегда трачу это время на чтение книги, связанной с моей работой.

На протяжении этих 25 минут у меня нет возможности налить себе чашечку кофе, включить телевизор, заглянуть на сайт своего любимого онлайн-сообщества или сделать еще какую-нибудь из тех вещей, которые время от времени становятся вдруг ужасно нужными и важными, когда я пытаюсь читать ту же книгу дома. Более того, я не знаю тех людей, которые едут в автобусе вместе со мной. Иногда я могу поприветствовать кого-то, кто кажется мне знакомым, но этим дело и ограничивается – нет больше ничего, что отвлекало бы мое внимание.

Промежуток времени, занятый чтением в автобусе, имеет четкие временные рамки, посвящен одной деятельности с единственной целью и приводит к поразительным результатам. Я никогда не узнаю столько нового, как во время утренней поездки в автобусе. Я абсолютно сосредоточен на чтении книги и пребываю в полной уверенности, что водитель автобуса сообщит мне, когда нужно будет прерваться.

Но ни я, ни вы не можем ездить на автобусе туда-сюда весь день, чтобы поддерживать такой уровень продуктивности. К счастью, в этом нет необходимости. Метод помидора поможет вам разделить свой день на такие небольшие «автобусные поездки». Ваша задача – решить, куда вы «едете», поставить таймер и сосредоточиться на своей работе.

Таймер-помидор

Франческо Чирилло описал свой метод помидора в 1992 году, однако история метода началась раньше – в конце 1980-х, когда Франческо учился на младших курсах колледжа. Благодаря круглому красному звенящему предмету его раздражение собственной низкой продуктивностью и беспорядочностью учебы вылилось в блестящую идею: «Я заключил с самим собой пари – унизительное, но именно поэтому действенное: «Спорим, что я смогу 10 минут полностью – действительно полностью – посвятить учебе!» Мне нужен был какой-то объективный способ проверять себя, что-то вроде школьного звонка, и тут мой взгляд упал на кухонный таймер в форме помидора (или томата, если Италия вам не так близка, как мне) – другими словами, я нашел свой «помидор» [9].

Метод помидора поможет вам превратить время из врага в друга. Вместо того чтобы тревожиться по поводу сроков, которые наступят через час, день, неделю или месяц, вы просто заводите таймер на 25 минут и полностью сосредотачиваетесь на текущей задаче. Если 25 минут закончились и таймер прозвенел, а вы все еще работаете над задачей, это вовсе не значит, что вы «не успели закончить». Совсем наоборот: это аплодисменты за то, что вы полностью посвятили работе заданный промежуток времени.

Если говорить совсем коротко, то в этом и состоит суть метода помидора: вы выбираете задачи, которыми будете сегодня заниматься, ставите таймер на 25 минут и приступаете к первой из них. Помимо этого вы каждый день окидываете взглядом итоги дня, составляете соглашение с самим собой на предстоящий день, разбираетесь с помехами и оцениваете необходимые усилия. Эта книга расскажет вам о том, как я пользуюсь этим методом, включая ведение записей о делах и выбор самых важных задач.

Практикум: деятельность в четких рамках

Хотя это звучит просто, давайте попробуем заняться делом, ограниченным четкими временными рамками, чтобы вы могли попробовать это на себе. Возьмите лист бумаги и ручку. Составьте список из нескольких дел, которыми вы могли бы заниматься прямо сейчас, если бы не читали эту книгу. Это может быть заполнение какого-нибудь бланка, поиски чего-нибудь в Интернете, электронное письмо, которое надо написать, или любая другая задача административного толка.

Какая из задач в этом списке – самая важная? Какую вы предпочли бы решить в первую очередь? Заложите эту страницу закладкой и выполните следующие шаги:

1. Заведите таймер на 10 минут.

2. Полностью сосредоточьтесь на этой задаче.

3. Остановитесь, как только таймер прозвенит, – даже если задача не завершена.

4. Сделайте трехминутный перерыв и вернитесь к чтению книги.

Как прошел эксперимент? Удалось ли вам не думать о других вещах в течение этих 10 минут? Как часто вы поглядывали на таймер?

При использовании метода помидора таймер обычно заводят на 25 минут. Если у вас есть желание, вы можете продолжить чтение книги именно в таком режиме: вы читаете на протяжении 25 минут (которые отмеряет, конечно же, ваш таймер), а между периодами чтения делаете трехминутные передышки.

Прадедушка Макс

В начале двадцатого столетия мой прадедушка Макс переехал в Берлин, где основал компанию по производству одежды. Компания процветала, и немалую роль в этом сыграл его главный жизненный принцип: «Нельзя крутить одной попой на двух свадьбах сразу». Другими словами, в каждый момент времени нужно полностью сосредоточиться на одном деле.

Взгляните на поговорку прадедушки Макса и на метод помидора как на полный отказ от параллельной загрузки, принимаемый как данность. Как в этом случае убедиться, что вы заняты действительно самым важным из дел? Я поступаю так: сначала стараюсь понять, что на самом деле имеет для меня значение, другими словами – какого результата я хочу добиться. Затем сосредотачиваюсь на той деятельности, которая приведет меня к этому результату. Но прежде чем сосредоточиться, я завожу таймер. Позже он подаст мне сигнал, и тогда я заново проанализирую, является ли та задача, на которой я сфокусировался, по-прежнему самой значимой.

Прадедушка Макс, вне всякого сомнения, предвосхитил современные методы управления вниманием!

Что дает метод помидора?

Я хочу немного рассказать о том, почему я начал применять метод помидора, чтобы вы могли оценить, подходит ли он вам. До того как я взял на вооружение этот метод, мое время, казалось, просто пропадало в никуда: пф-ф – и все! Большая часть дел, которые я намеревался выполнить в течение дня, оставалась невыполненной. Изучив ситуацию более пристально, я выявил ряд симптомов, которые требовали вмешательства. Готов поспорить, что среди них есть один-два хорошо вам знакомых. Ниже перечислены типичные проблемы, из-за которых люди не успевают справиться со своей работой. Оставшаяся часть книги посвящена описанию того, как те приемы, которые предлагает метод помидора, способны помочь вам в преодолении этих проблем.

Воодушевление падает с ростом сложности задачи. Если задача сложна, ее невозможно завершить в течение одного 25-минутного промежутка времени, и тогда у вас появляется желание отложить ее. Прокрастинация – откладывание на потом – приносит сиюминутное облегчение, однако проблема при этом никуда не исчезает. Неважно, насколько сложной является задача, – важно начать ее решать. Заведите таймер – и через полчаса у вас будет уже что-то сделано, а перерыв послужит вам наградой.

Склонность к прокрастинации нарастает, если задачи скучны. Пока вы не закончите дело, оно не будет иметь никакой ценности. Да, конечно, наносить последние штрихи всегда скучно. Однако постарайтесь не думать о том, какую часть задачи осталось доделать. Вместо этого представьте себе, как вы скоро покончите с одним помидором. А затем вас ждет награда.

Сделано много тяжелой работы, но значимые дела все еще не завершены. В методе помидора вы с утра планируете свою работу, принимая на себя обязательство сделать некоторый небольшой набор дел. Затем перед каждым помидором вы заново оцениваете приоритеты, выбирая одно конкретное дело, которое важнее всего завершить. Вы всегда будете заняты только самой значимой работой и ничем иным.

С приближением срока сдачи работы нарастает напряженность. Работа во внеурочные часы и в выходные в конечном итоге не дает никакого выигрыша в продуктивности. Если вы вынуждены посвящать работе больше времени, чем для вас комфортно, вы не сможете долго поддерживать высокий уровень качества. Действуя в ритме метода помидора – используя 25-минутные итерации, не пренебрегая перерывами и фокусируясь в каждый период времени строго на одном деле, – вы сможете поддерживать устойчивый рабочий темп.

Ваше мышление медленно переключается между работой и отдыхом. Порой время теряется в те моменты, когда вы просто уходите на перекус и возвращаетесь с него. Тот промежуток времени, который нужен, чтобы снова вникнуть в задачу, незаметно вносит свою лепту. В методе помидора вам помогают ритуалы. Заведите часы. Послушайте, как персонально для вас прозвенит звонок. Составьте список дел на день, который легко окинуть одним взглядом. Условные рефлексы – великая вещь.

Ошибки повторяются снова и снова. Чтобы избежать повторения одних и тех же ошибок, в конце каждого дня выполняются три последних этапа метода помидора. Запись, обработка и визуализация вместе позволяют каждый день оглядываться назад и служат ключевыми элементами, которые позволяют вам настроить рабочий процесс под себя, что подразумевает ежедневное обучение и самосовершенствование. Это означает, что вы можете начать применять ту версию метода, которая описана здесь, а затем, когда будете лучше понимать свои рабочие привычки, постепенно подстроите ее под свой рабочий контекст.

Усилия, которых требует задача, оказываются недооцененными. Когда мы разбиваем задачу на меньшие части, мы лучше понимаем ее. Если для какого-то дела, по вашим оценкам, требуется больше семи помидоров, вы можете разделить его на несколько дел. Оценка времени в помидорах дает вам моментальную обратную связь о темпе вашей работы, когда вы сравниваете количество запланированных для конкретного дела помидоров с количеством реально потраченных. Это называется количественной оценкой.

Недооценивается масштаб задачи. Иногда по мере работы над задачей от нее начинают отпочковываться вторичные задачи. Метод помидора позволяет без проблем справиться с этим: вы просто добавляете эти вторичные задачи в список срочных и незапланированных дел, а затем с удвоенной энергией беретесь за завершение основного дела. Это называется качественной оценкой.

Ваш мозг занят сутолокой других мыслей. Иногда сфокусироваться на одном деле сложно потому, что у вас все время есть множество других прекрасных идей. Просто запишите их под списком срочных и незапланированных дел, а потом направьте усилия на то дело, которым занимаетесь. Если вы хотите сохранить сосредоточенность, вам нужно освободить свою голову от толчеи посторонних мыслей.

Ваше время съедается сложной и капризной методологией организации работы. Метод помидора настолько прост, что его понимают даже те мои дочери, которые еще не ходят в школу. Вам не нужны изощренные инструменты. Вам не нужно корпеть полдня над артефактами, которых требует процесс. Вам не нужен наставник, который, сидя бок о бок с вами, будет разъяснять вам тонкости терминологии. Более того, метод помидора очень гибкий. Изменяйте его, изменяйте каждый день, чтобы избежать ненужной рутины.

В потоке вы забываете о целостной картине. Мозгу нужно время, чтобы упаковать воспоминания, разглядеть закономерности и сделать выводы. Применяя метод помидора, вы делаете перерыв каждые полчаса. Это дает вашему мозгу возможность усвоить все то, что прошло через ваши органы чувств за время последнего помидора. Когда вы возвращаетесь к работе, вы способны видеть общую картину, и у вас с большой вероятностью появится как минимум пара-тройка новых идей.

Оценки воспринимаются как обещания. Невозможно точно предсказать, сколько времени займет то или иное дело, связанное с исследованиями или проработкой новых идей. Вы можете лишь сделать как можно более точное предположение. Привычка (свойственная вам самим или вашим коллегам) видеть в ваших предположениях обещания порождает излишнюю тревожность. Чтобы обойти эту ловушку стороной, в методе помидора принимают в расчет только помидоры. 25 минут усилий позволяют сосредоточиться на деле, даже если срок сдачи близок. Тем не менее вы должны регулярно сообщать о ходе дел всем заинтересованным лицам.

Рабочий процесс не опирается на факты. В течение дня вы измеряете показатели рабочего процесса – метрики; это называется этапом мониторинга. Результаты мониторинга можно использовать в ходе ежедневной ретроспективы, чтобы на следующий день усовершенствовать процесс. Вы сами решаете, что отслеживать, – это зависит от текущей рабочей ситуации. Однако начать стоит с подсчета помех и завершенных помидоров.

Другие сваливают на вас работу. Когда другие люди перекладывают на вас работу, которой вы вовсе не хотите заниматься, она вряд ли доставит вам удовольствие. Противоречие между «должен» и «хочу» известно как кошмарная альтернатива [13]. Но есть третий путь. В методе помидора вы с утра выбираете ряд дел, которые считаете выполнимыми за день. Когда вы сами активно формируете список дел на день, а не ждете, пока его сформируют другие, сваливая на вас свои дела, возрастает ваше влияние на собственную жизнь.