Те же 10 вопросов через 20 лет. Офис и компьютер

Комплексная или системная автоматизация?

Первой и основной характерной особенностью, которая определяет, по какому пути пойдут разработчики при автоматизации предприятия, является выбор объекта автоматизации.

При комплексной автоматизации предприятие оснащается набором АРМ (автоматизированных рабочих мест), каждое из которых помогает решению той или иной задачи независимо от других. То есть объектом автоматизации является задача, решение которой необходимо при выполнении какой-либо операции. При этом каждый АРМ имеет процедуры ручного или полуавтоматического (с дискет) ввода исходной информации; автономно производит ее обработку без привлечения информации из других АРМ. Результатом обработки в каждом АРМ является выходной документ, который сохраняется в базе данных АРМ или в приписанной ему области общей базы данных.

При использовании таких автономных АРМ, информационные связи между ними разорваны, что позволяет реализоваться злому умыслу или небрежности отдельных лиц и требует многократного дублирования информации.

В системе же разрыв какой-либо информационной цепочки сигнализирует об аварии и локализует ее источник. При системной автоматизации предполагается, что объектом является не отдельная задача, а предприятие целиком или его часть, которая сама по себе образует систему.

Существует особенность в создании систем автоматизации организационного управления предприятием. Заключается она в необходимости автоматизировать управление предприятием, внедряя компьютерные средства автоматизации в существующую систему управления, в отличие от технологических автоматизированных систем, которые создаются одновременно с технологией производства. Эта особенность проявляется наиболее сильно при разработке именно СИСТЕМ.

Так как все разработки фирмы ЛокИС в области автоматизации организационного управления на предприятии основаны на системном подходе, ее продукты (например, Интегрированная Система ЛокОФФИС) мы называем СИСТЕМАМИ. А поскольку они предназначены для внедрения в существующую систему управления предприятием, то мы дополняем это название термином «интегрированная».

О понятии «интегрированная система»

Мы имеем ввиду, что эта система скорее «встроенная», чем объединенная.

Значение английского слова integrated – составляющий целое (объединяющий) в производном от него термине нами понимается, как соединяющая (связывающая). Попробую пояснить, что мы имеем ввиду.

Представим себе, что на площадке стоит группа людей на каком-то расстоянии друг от друга и обмениваются информацией в виде записок, речи, передачи каких-то предметов. Пока их ничто не связывает, они свободны в выборе, каким путем передать информацию:

можно передать информацию непосредственно адресату;

можно передать соседу с просьбой о дальнейшей передаче адресату;

можно прокричать ее так, чтобы все услышали (может быть он ее услышит или кто-то передаст ее адресату).

Теперь соединим этих людей пневмопочтой в соответствии с технологическим процессом и обяжем их передавать информацию в виде документов.

Что будет представлять система труб пневмопочты?

Во-первых, она будет отражать технологический процесс,

во-вторых, она будет осуществлять определенную связь между различными участками технологического процесса,

в-третьих, она будет определять взаимодействие между этими участками.

Если мы зададимся вопросом, будет ли система труб пневмопочты без людей осуществлять технологический процесс, то ответ для нас очевиден.

Но вот другой вопрос: если поменять людей на участках, смогут ли они осуществлять иной технологический процесс? Хотя ответ на него не так очевиден, но предполагается, что нет.

Таким образом, мы пришли к выводу, что интегрированная система должна стабилизировать структуру и обеспечивать взаимосвязь и взаимодействие элементов в системе.

В отношении предприятия различие в смысле заключается в том, что система внедряется в процессы хозяйственной жизни предприятия, а не только объединяет несколько АРМ в локальной сети.

Мы предполагаем, что предприятие, оснащаясь нашей системой, будет всю свою документированную деятельность вести в среде этой системы.

Вообще интегрированная система образует систему только будучи включенной в человеческую деятельность, без которой она таковой не является, так как все связи в ней замыкаются через человека-оператора.

На этом строится маркетинговая политика фирмы – продавать Систему целиком. Технически для нас не представляет труда продавать отдельные АРМ из Системы, отвечая многочисленным запросам потенциальных клиентов, но, в этом случае потеряется основное преимущество – системность.

Мы исходим из системного подхода, который требует, чтобы каждый объект или задача рассматривались не сами по себе, а с учетом взаимосвязей и взаимодействия с окружающими объектами и связанными задачами. При этом выбор окружения зависит от целевой функции автоматизируемого объекта.

Определим целевую функцию для нашего объекта – конторы торговой фирмы, где осуществляется организационное управление предприятием. Для этого посмотрим на нашу контору (или офис) несколько свысока, так чтобы нам не видны были мелкие детали в ее деятельности. С высоты птичьего полета схема деятельности конторы тривиальна: «купить, чтобы продать, и затем продать, чтобы купить».

В данном случае нас интересует не известная формула «деньги-товар-деньги», а реализующий ее процесс.

Любая контора, будь это офис или заводоуправление, обслуживают именно этот процесс. Деятельность конторы заключается в порождении и учете документов, его сопровождающих.

Это и есть целевая функция нашей системы.

Опустимся чуть пониже и посмотрим, какими операциями с документами сопровождается упомянутый процесс.

Начало цикла

Чтобы купить – необходимо:

а) узнать, какой товар есть на рынке;

б) выбрать необходимый товар;

в) заключить договор на покупку нужного товара;

г) оплатить товар;

д) оприходовать товар на складе.

Чтобы продать:

е) найти покупателя на товар;

ж) подготовить договор на продажу;

з) получить оплату в соответствии с договором;

и) отпустить товар со склада.

Конец цикла

На врезке приведен упрощенный цикл оборота денег и товаров в коммерческой фирме.^[14]

Универсальность цикла будет очевидна, если вспомнить, что услуги – это тоже товар, труд – это тоже товар и т. д. На каждом из указанных этапов могут порождаться документы. Вот эти-то документы и обрабатываются в конторе.

Под документами будем понимать некоторые своды данных, отражающие факты хозяйственной деятельности предприятия, подтверждающиеся подписями ответственных лиц.

Документы, имманентные (т. е. внутренне присущие) деятельности конторы, будем называть первичными.

Внутренние справки, своды, реестры, регистры это производные от первичных документов, сопровождающих перемещение материальных ценностей и движение денег. Есть еще документы отчетные, которые, по сути, – те же справки, но представляемые в контрольные органы и только поэтому становящиеся документами.

Назовем их (вместе со справками) вторичными документами.

Существуют также разнообразные справочники, инструкции, положения и т. п. Все это определим как нормативно-справочную информацию.

Теперь определим, что составляет базис данных предприятия.

Понимая под базисом основные, элементарные, неизменяемые в дальнейшем данные, отражающие факты деятельности предприятия, придем к выводу, что его составляют данные из первичных документов, так как вторичные документы и справки формируются на основе данных первичных документов, а нормативно-справочная информация не связана с фактами деятельности предприятия.

Здесь необходимо подчеркнуть, что базис составляют именно данные из документов, а не сами первичные документы, что следует из нашего определения базиса.

Начиная разработку системы автоматизации управления на предприятии, необходимо определить, что составляет информационное содержание базы данных в системе. Естественно предположить, что основное содержание базы данных – это определенный нами базис. Базис данных задает схему базы данных автоматизированной системы и ее информационное наполнение.

Возникает вопрос: надо ли хранить в базе данных информацию из вторичных документов? В принципе, в этом нет необходимости: мы же можем в любой момент получить эту информацию, интерпретировав по заданному алгоритму набор данных из первичных документов. Однако на практике это бывает полезно для ускорения работы системы.

Тем не менее получить любой вторичный документ мы можем только в том случае, если нам будет одновременно доступен весь набор данных. Значит, в систему должны быть введены все данные.

Какой ужас охватил бы потенциальных пользователей системы, если бы им пришлось все документы вводить вручную, чтобы в конце концов получить несколько справок!

Но не все так грустно. Все документы требуются в бумажном виде, потому что на них должны быть подписи ответственных лиц.

Мы предлагаем пользователям готовить эти документы в АРМ системы, тут же распечатывать их, а уж система сама извлечет из них требуемую базисную информацию. При таком подходе достигаются две цели: устраняется излишний ручной ввод и гарантируется отсутствие ошибок, так как в систему попадут именно те данные, за которые расписалось ответственное лицо, которое наверняка проверит документ, прежде чем подписаться под ним.

Рассмотрев в общих чертах подход к созданию основного системообразующего звена – базы данных, перейдем к конфигурации системы.

База данных составляет информационное ядро системы, которое чаще всего размещается на одном компьютере – сервере локальной сети. Но это не обязательно.

Первые системы (еще в советское время) мы создавали с распределенной базой данных, так как компьютеры были дороги и их было мало на предприятиях. Выделять компьютер для сервера считалось роскошью. Распределенная система хранения данных к тому же повышала живучесть системы путем применения специальной системы дублирования файлов данных на разных компьютерах. Сейчас это стало неактуально, так как те же цели достигаются более простыми средствами.

Определившись с базой данных, рассмотрим вопрос о количестве и размещении компьютеров.

Естественно, что использование единой базы данных требует коммуникаций между всеми компьютерами и сервером. В настоящее время эти возможности предоставляет локальная сеть.

Однако по мере развития предприятия может потребоваться включить в сеть больше компьютеров, чем может обслужить сервер на базе персонального компьютера. Такие проблемы уже начинают возникать перед некоторыми фирмами.

Выход из этой ситуации достаточно очевиден – переход на новую компьютерную платформу. Но сделать это совсем не просто, если переход потребует смены эксплуатировавшегося программного обеспечения и переобучения персонала. В связи с этим сейчас активно обсуждаются вопросы мобильности программного обеспечения.

Проблема эта не нова. В каком-то смысле нашей стране повезло, что до последнего времени компьютеры не являлись необходимым элементом в производственной жизни предприятий. На предприятиях развитых стран в недрах Big Blue хранятся огромные объемы данных, сформированные программами, написанными на языке Cobol, ныне почти забытом и непочитаемом молодыми программистами.

Для примера, на одной из московских станций технического обслуживания зарубежных автомобилей установлен такой программный комплекс. Помимо весьма скудных интерфейсных средств и возможностей отображения информации на экране, он отличается весьма не высокими быстродействием и надежностью. Когда у главного программиста фирмы-производителя автомобилей поинтересовались, почему они используют столь устаревшую программу, он ответил, что проблема не в том, чтобы написать новую хорошую программу, а в том чтобы научить ее использованию персонал 50 000 (!) станций во всем мире.

Теперь перейдем к размещению компьютеров. Очевидно, что каждый сотрудник, отвечающий за создание первичного документа, должен иметь средства для его создания (и желательно «под рукой»). Отсюда вытекает требование функциональной полноты программно-технических средств системы. Другими словами, в том месте, где сотрудником порождается документ, должен быть компьютер. Система не предъявляет требования, чтобы у каждого сотрудника был персональный компьютер, но она требует, чтобы у каждого сотрудника, создающего документ, был доступ к компьютеру или терминалу. Мы имеем примеры использования нашей системы даже на одном-двух компьютерах. Правда, при этом порой около них возникает очередь.

Программное наполнение системы также должно охватывать все операции, в результате которых порождается документ. Однако это не означает, что система требует создания документов, которые по какой-либо причине на предприятии не используются. Просто информации, которая содержалась бы в этих документах, в базе данных не будет. Впрочем, об использовании системы мы поговорим в следующей главе, где осмелимся обсудить очередной, уже более деликатный вопрос.

Кто заказывает музыку, или… Кому служит автоматизация

АСУнизатор в контору пришел,

Каждому в помощь программу нашел.

Как муравейник контора кипит.

Весело всем, а директор грустит.

Кому и для чего нужны программы?

Вопрос наивный, почти детский. Но в то же время – это один из самых интересных вопросов. Банальный ответ на него – «всем» – столь же краток, как и неопределен.

Конечно, практически каждый сотрудник хочет иметь подходящую программу. Однако для чего?

Одному надоело изо дня в день заполнять одни и те же бланки, формы, документы, и он ищет программу, которая избавит его от рутины. Другой тратит огромное время на просмотр массы документов для составления справок или отчетов и ищет программу, которая позволит один раз ввести в нее документы, а потом быстро находить необходимые данные.

Третьему нужна программа, позволяющая вводить различные, но взаимосвязанные документы, сопоставляя их на совместимость в заданных точках проверки. А четвертый не знает той работы, за исполнение которой он получает зарплату. Или он вынужден делать то, что не умеет. Тогда ему нужна программа, доставляющая необходимый результат даже при отсутствии у него знаний.

Мотивов для поиска программ много, как много и программ.

Рассмотрим класс программ, которые назовем служебными, или инструментальными.

Всякая техническая система является инструментом, которым управляет какой-либо человек (высокопарно выражаясь – которому она служит).

Автономный АРМ Бухгалтерии служит главному бухгалтеру.

АРМ Склад служит товароведу или кладовщику.

АРМ Кадры служит кадровику.

Автоматизированная система управления полетами служит диспетчеру: именно он заводит самолеты на посадку и дает взлет, а не сама система это делает.

Казалось бы, это очевидно. Однако – далеко не всем.

Не проходит ни одной выставки, чтобы у нас не спросили: почему ваша программа сама не делает проводки и автоматически не сводит их в баланс?

Помимо того, что услышав такой вопрос мы видим, что перед нами стоит «четвертый» из вышеприведенного перечня, этот вопрос означает непонимание коренного отличия автоматизированной системы от автоматической. Рассмотрим подробнее.

Не вдаваясь глубоко в теорию автоматов укажем, что автомат реализует какую-либо функцию без участия человека, – и тогда система, составленная из них, – автоматическая. Автоматизированная система помогает человеку осуществлять его деятельность, предоставляя набор функций, реализуемых конечными автоматами.

Для лучшего понимания приведем в пример разменный автомат в метро (пока их еще помнят).^[15]

Чтобы разменять деньги, можно поставить несколько автоматов, каждый из которых будет разменивать монеты разного достоинства. Пассажиру необходимо разменять один (старый) рубль на четыре пятачка, три гривенника, два пятиалтынных и один двугривенный.

В один автомат он заложит рубль и получит пять двугривенных. В другой он заложит три двугривенных и получит шесть гривенников. В третий он заложит три гривенника и получит два пятиалтынных. И наконец, в четвертый он бросит двугривенный и получит четыре пятачка, один из которых опустит в турникет.

Это пример использования конечных автоматов.

Но вот как решается эта задача в автоматизированной системе.

Пассажир закладывает свой рубль и задает автомату тот набор монет, который он желает получить. Если он ошибся и сумма монет не равна рублю, загорится красная лампочка. Если условия размена он задал правильно, то получит свой набор монет и пройдет в метро.

В этом случае набор конечных автоматов собран в автоматизированную систему, которая настраивается человеком на выполнение определенной последовательности действий для достижения нужного результата.

Таким образом, даже на таком элементарном примере видно, сколько требуется конечных автоматов, чтобы решить простейшую задачу. А свести в один автомат (чтобы не думая: опустил рубль и получил свою мелочь) нельзя, потому что сегодня человеку надо разменять так, а завтра – иначе.

Суть примера состоит в том, что в автоматизированной системе решения принимает человек и производит настройку системы в соответствии с принятым решением, а остальные функции реализуются системой в соответствии с произведенной настройкой.

Если настройки зафиксировать, то система превратится в автоматическую. Например, станок с ЧПУ после ввода в него программы обработки становится автоматом. Только устанавливай заготовки, а деталь он выточит сам!

Каждый АРМ может быть разработан и как автоматизированный, и как автоматический. Все определяется количеством необходимых настроек и перенастроек в процессе его использования.

Если режимов его работы немного и они стационарны, то целесообразно создавать набор конечных автоматов для каждого режима. В противном случае лучше предоставить пользователю удобный режим настроек.

Вернемся к выяснению мотивов поиска программы.

Предположим, что руководство предприятия оснастило ею каждого сотрудника. Чего оно в этом случае добилось?

Каждый сотрудник стал работать быстрее. Если на одном участке было занято несколько сотрудников аналогичными операциями, то кого-то из них можно будет сократить. Если до внедрения программных средств на участке справлялся один сотрудник, то после внедрения у него появится свободное время, которое он (конечно же?!) потратит на углубленное изучение своей специальности.

Таким образом, владелец предприятия в лице его руководства, произведя инвестиции в средства автоматизации, проявил гуманизм в отношении сотрудников. Это прекрасно, если такова и была его цель.

А если его целью было на более высоком уровне организовать трудовой процесс? То этой цели он не добился, потому что в организации труда на предприятии не изменилось ни-че-го!

Чаще всего именно так получается потому, что руководство, смутно представляя цель автоматизации, передоверяет ее конкретизацию сотрудникам. Цели же сотрудников и руководства не всегда совпадают. В результате получается, что платит один, а музыку заказывают другие.

На наш взгляд, внедрение на предприятии автоматизированной системы снимает это противоречие.

Если все АРМ кому-либо служат, то кому служит автоматизированная система управления предприятием?

Если ответить – «всем», то это будет неверно.

«Служит» – означает «помогает реализовать цель».

Если цели субъектов управления противоположны и система помогает их реализовать, то это не система.

Система автоматизации предприятия служит главному лицу – его директору, т. е. лицу, принимающему решения.

Ему доступна вся информация, хранящаяся или находящаяся на обработке в системе, а значит, ему подконтрольна вся деятельность предприятия. И бухгалтеру, и кадровику, и кладовщику система помогает выполнять распоряжения, которые они получают от директора, но служит система директору.

Каждый человек каким-либо образом организует свой труд, т. е. систематизирует среду, в которой протекает его деятельность.

Нередко случается, что после ухода сотрудника с предприятия участок его работы какое-то время дезорганизован, потому что уходя с предприятия человек уносит с собой и правила организации труда на своем участке, и правила сопряжения с соседними участками. Раньше эти правила закреплялись в должностных инструкциях (если, конечно, они были написаны не для «галочки»), но теперь инструкций не пишут.

Если же труд персонала организован независимой от него системой, то кто бы и в какой момент не занял рабочее место, он вынужденно будет организовывать свой труд по технологии системы. Cама система предполагает получение на выходе того результата, на который она настроена.

На конвейере для сборки автомобиля нельзя собрать паровоз!

Так же обстоит дело и с автоматизацией на предприятии.

Только тогда, когда все средства автоматизации объединены в систему, – предприятие становится автоматизированным. Если же на предприятии внедряются средства автоматизации на отдельных участках, то постоянно будет присутствовать проблема сопряжения ручных и автоматизированных участков с присущими этой ситуации недостатками – ручным вводом информации, потерей данных и документов, несвоевременной актуализацией данных в базах и многими другими.

Помимо указанных недостатков, одним из самых существенных можно считать тот, что руководство предприятия будет вынуждено принимать решения на основании неадекватной информации, так как она будет подготавливаться и интерпретироваться персоналом.

Если же руководство получает информацию от системы, то она будет поступать ему в том виде, в каком она в этот же момент доступна персоналу. Это существенное качество системы, подчас интуитивно, осознается персоналом скорее, чем руководством. Поэтому персонал не всегда охотно вовлекается в процесс внедрения автоматизированных систем, а иногда и саботирует его.

Отсюда следует, что внедрение системы на предприятии требует определенных усилий со стороны руководства.

Подтверждается этот вывод тем, что система наиболее успешно внедряется тогда, когда идея систематизации труда на предприятии исходит от руководителя. Если же внедрение отдается «на откуп» сотрудникам, то внедряется только то, что помогает конкретному работнику осуществлять свою деятельность, а то, что отвечает интересам предприятия, не внедряется. Система оказывается разорванной и теряет значительную часть своих преимуществ.

То же происходит, когда некоторые сотрудники прямо заинтересованы в дезорганизации учета для извлечения дополнительных выгод. По какой бы причине не возникла такая ситуация, ее разрешение зависит от руководства. Именно оно, являясь владельцем или лицом, представляющим владельца, в первую очередь материально заинтересовано в наведении порядка на предприятии и в системе учета. Поэтому его усилия будут не напрасными.

В связи с этим поставим, может быть, риторический вопрос: